Zorgt het voor irritatie dat alle HR regelingen en arbeidsvoorwaarden in verschillende mappen of in één lang document staan? Zijn medewerkers het overzicht kwijt en stellen ze te veel vragen via de mail of in persoon? Voor medewerkers is het vaak onduidelijk waar ze welke informatie kunnen vinden. En vooral waar ze de meest recente versie van een regeling kunnen vinden. Daarom raden wij altijd aan om van HR handboek naar HR intranet te bewegen!
Werk je met Microsoft Teams en/of SharePoint? Dan is implementatie van een HR intranet (ook wel People Hub in onze termen) misschien wel dé oplossing voor jouw organisatie! In deze blog leggen we uit waarom.
Één centrale verzamelplaats voor nieuws, HR regelingen, arbeidsvoorwaarden & tools/systemen
Een HR intranet bundelt alle HR informatie binnen de organisatie op een gebruiksvriendelijke en aantrekkelijke manier. Informatie over onboarding, salaris, learning and development, gesprekscyclus etc. is te vinden op één plaats. Linken naar externe tools / systemen en naar andere pagina’s is super eenvoudig. Zijn er documenten, video’s of presentaties die extra toelichting kunnen geven? Dan kunnen we die uploaden en zichtbaar maken bij het juiste onderwerp en tekst. Dit zorgt niet alleen voor tijdsefficiëntie, maar ook voor transparantie (en bovenal veel heen en weer scrollen door het HR handboek 🙂 ).
Visueel aantrekkelijk + relevante links naar HR tools
Het HR vakgebied is de afgelopen jaren gegroeid in professionaliteit en dat mag getoond worden. Het mag allemaal wel wat moderner en aansprekender. In tegenstelling tot een HR handboek kan een HR Intranet bijvoorbeeld worden aangekleed met leuke foto’s die de organisatiecultuur representeren. Hierdoor wordt het voor de medewerker aantrekkelijk om gebruik te maken van SharePoint in Microsoft Teams.
Alle informatie en links worden op een logische manier gebundeld en toegankelijk gemaakt. In een HR intranet kan de medewerker gemakkelijk doorklikken naar een declaratieformulier nadat hij/zij heeft gelezen welke declaraties kunnen worden ingediend.
Is binnen jouw organisatie personal development belangrijk? Dan kan je de visie beschrijven, direct de vergoedingen weergeven én de link naar studie inschrijvingen toevoegen. Bye bye links opzoeken in de overvloed aan mails.
Zeg nou zelf, dit klinkt toch veel aantrekkelijker dan een HR handboek vol tekst? Een HR Intranet nodigt de medewerker uit zelf op zoek te gaan naar informatie in plaats van uit gemak de vragen te stellen aan de HR afdeling.
Toegankelijkheid van HR informatie binnen je digitale werkplek (Microsoft Teams)
Wij integreren een HR intranet (gemaakt in SharePoint) in Microsoft Teams, direct in de digitale werkplek van de medewerker. Dit betekent dat medewerkers niet meer door mails hoeven te scrollen op zoek naar die ene mail die noodzakelijk is voor het invullen van een gespreksformulier. Of op zoek moeten gaan naar die ene specifieke alinea in het HR handboek. Maar ook voor jou als HR professional zorgt een HR intranet voor efficiëntie. Voor de medewerker is het namelijk gelijk duidelijk aan wie vragen gesteld kunnen worden, waar er een proces gestart kan worden en wat voor een voorwaarden er aan een regeling verbonden zijn.
Hierdoor voorkom je onnodige vragen én vragen aan de verkeerde persoon. Daarnaast kan je allerlei HR processen automatiseren vanuit een HR intranet. Meer hierover in onze blog: PowerApps voor HR: 6 voorbeelden – HR Future Proof.
Wordt er een tof bedrijfsfeest of belangrijk event georganiseerd? Dan wil je natuurlijk wel dat er zoveel mogelijk mensen komen. Maak het visueel met een ‘countdown’ en laat medewerkers zich direct inschrijven.
Gemakkelijk aanpassingen maken / onderhouden met een team
Is er een nieuwe wetswijziging? Of is er een nieuwe werkwijze geïntroduceerd? Dan kan je dit gemakkelijk en direct aanpassen in Microsoft Teams. Elke pagina of document kan worden toegewezen aan een eigenaar die verantwoordelijk is voor de actuele informatie. Aanpassingen worden direct doorgevoerd en zichtbaar voor de medewerker zodra die is gepubliceerd.
Geen oude versies meer (altijd up to date informatie)
In tegenstelling tot een HR Handboek, heb je met een HR intranet geen zorgen meer over wat de meest recente versie is van een regeling. Onderwerpen zoals het arbeidsrecht zijn continue aan verandering onderhevig en vereisen regelmatige aanpassingen. Het proces van rondsturen, aanpassen en akkoord vragen is niet alleen erg tijdrovend, maar kan ook leiden tot privacy en geheugenschijf problemen.
“Yes! Na een periode van 3 weken heen en weer mailen is er eindelijk akkoord op de nieuwste versie van het ouderschapsverlof en kan verstuurd worden naar de medemerkers. Maar hadden ze een X aantal maanden niet ook een soort gelijk bestand ontvangen?”
Al deze versies zorgen voor onduidelijkheid bij de medewerker. Met de transitie van een HR handboek naar een HR intranet zien medewerkers altijd de meest up to date informatie en wordt voorkomen dat een medeweker aanspraak denkt te kunnen maken op een regeling die niet meer bestaat.
Daarnaast zit er ook een automatische versie geschiedenis in waardoor aanpassingen gemakkelijk zijn terug te vinden voor jou als HR professional. Wil je weer terug naar een oudere versie? Geen probleem, omdat je die met één klik kan herstellen. Daarnaast is het inzichtelijk wie de veranderingen heeft doorgevoerd en wat er precies is aangepast. Op deze manier zijn alle wijzigingen opgeslagen in één plaats.
Afschermen van informatie voor bepaalde medewerkersgroepen
Je kan er voor kiezen informatie zichtbaar te maken voor de gehele organisatie of voor een selecte groep – bijvoorbeeld een bepaald land of afdeling. Hierdoor zien medewerkers alleen de informatie die relevant is voor hen. Dit is ideaal als je een HR intranet wil opzetten voor bepaalde regio’s of landen met verschillende arbeidsvoorwaarden. Net als nieuws, evenementen en snelkoppelingen die afgeschermd kunnen worden voor een bepaalde groep medewerkers.
Ideaal voor nieuwe medewerkers: vriendelijke & visuele onboarding
Als iemand net de overstap naar een nieuw bedrijf maakt, is niets zo belangrijk als de eerste drie maanden! Daarom wil je de nieuwe collega zo snel mogelijk welkom laten voelen, kennis laten maken met de organisatie en ondersteunen bij het inwerken in de nieuwe functie. We richten hier vaak een aparte pagina of sectie voor in op het HR intranet om de nieuwe medewerker wegwijs te maken. Wat kan je in zo’n pagina zetten? Een welkomstwoord (of video), tips om te parkeren bij kantoor, lunchmogelijkheden, informatie over jullie product(en)/dienst(en) en uitleg over werkzaamheden van de verschillende afdelingen.
Ben jij na het lezen van deze blog ook klaar om de stap te maken van HR handboek naar HR intranet? Neem dan contact met ons op! Of lees de klantcases van Anywhere365 en Oikocredit voor meer toelichting over hoe zij dit proces hebben doorlopen!
