ANYWHERE365: HR intranet in Microsoft Teams

door | nov 1, 2021 | 0 Reacties

ANYWHERE365 levert contactcenter software solutions op native Microsoft technologie waarmee de juiste communicatie, ongeacht locatie, op het juiste moment, naar de juiste persoon wordt gedistribueerd. De producten van ANYWHERE365 worden inmiddels door ruim 1800 klanten wereldwijd gebruikt om zowel inkomende als uitgaande communicatiestromen te beheren.

De uitdaging

Met de groei van de organisatie neemt ook het aantal collega’s toe dat inmiddels vanuit alle continenten en tijdzones bij en voor ANYWHERE365 werkt. Dat vraagt om efficiënte communicatie in lijn met de missie van de organisatie waarmee iedereen, vanuit iedere plaats, op ieder moment, voorzien kan worden van de juiste informatie.

Marije van Bruggen, Global Human Capital Lead, nam om die redenen contact met ons op via LinkedIn.

“Wij willen belangrijke informatie voor medewerkers beter ontsluiten en interne communicatie optimaliseren. Wij denken aan een one-stop-shop voor medewerkers, idealiter geïntegreerd in een Microsoft based oplossing.”

We bleken direct een goede match: beiden zien we Microsoft Teams als centrale werkplek waar we onze producten in ontsluiten. En zo gingen we als early ambassadors van start met het spliksplinternieuwe Microsoft Viva Connections. Hiermee ontsluit je een SharePoint site direct binnen Microsoft Teams om bijvoorbeeld HR informatie makkelijk vindbaar te maken.

Op weg naar een intranet: van kick-off tot contentplanner

De eerste stap van het project was een kick-off met het leadership team van Anywhere365 en de projectleden vanuit verschillende afdelingen (Design, IT, HR en Communicatie). Na een gezamenlijke brainstorm werd het wireframe ontwikkeld: een kapstok voor de nieuwe ‘People Hub’.

Daarna begon het echte werk. Vanuit HR Future Proof faciliteerden we het proces, maar het verzamelen (en soms nog creëren) van de content ligt bij het HR team. Om het overzicht te bewaren werkten we gedurende het hele project samen in Microsoft Teams. Via een planbord konden we op ieder moment zien wat de status was van een bepaalde pagina, bijvoorbeeld ‘In ontwikkeling door HR Future Proof’ of ‘Te reviewen door projectleden’.

Verder werden autorisaties zo ingeregeld dat binnen de People Hub bepaalde pagina’s alleen inzichtelijk zijn voor People Managers.

De samenwerking

“Jullie geduld en bereikbaarheid gedurende het project hebben we als heel prettig ervaren”.

Wanneer je start met ‘niets’ en werkt naar ‘iets’ is het altijd lastig om bij aanvang de exacte scope te bepalen. En dat is ook logisch want nieuwe of aanvullende behoeften kunnen boven water komen. Zo hebben we vrij kort voor go live nog de keuze gemaakt om Yammer te integreren op de homepagina van de People Hub, vanwege de behoefte om nieuws niet alleen te zenden maar juíst het gesprek aan te gaan.

“We vonden het fijn dat jullie de context waarin we ons bevinden goed begrijpen en dat jullie advies konden geven over hoe hier het beste mee om te gaan”.

Het resultaat: een People Hub in Microsoft Teams

Na zes maanden werk staat er een one-stop-shop People Hub bestaande uit circa 70 pagina’s. Een prestatie waar we trots op mogen zijn, want iedereen werkte aan dit project naast hun reguliere drukke agenda. De informatie is veel beter inzichtelijk geworden voor medewerkers. Zij hoeven niet langer te zoeken, maar kunnen alles direct binnen Microsoft Teams vinden door in het menu op het Anywhere365 logo te klikken.

Dit project heeft naast het fysieke resultaat ook opgeleverd dat HR collega’s nieuwe digital skills hebben geleerd. Gedurende het hele project hebben we de HR collega’s betrokken bij het werken met SharePoint. En dit is cruciaal: want zij moeten zich uiteindelijk comfortabel voelen om dit mooie resultaat te beheren en verder te ontwikkelen!