Een employee experience platform dat elementen van learning, welzijn & productiviteit, kennismanagement en communicatie met elkaar verbindt. Dat klinkt veelbelovend, toch? Met Microsoft Viva worden deze onderwerpen met elkaar geïntegreerd op de plek waar de medewerker werkt: Microsoft Teams. Wij realiseren ons al langer dat Microsoft Teams niet alleen een plek is om te vergaderen en samen te werken aan bestanden. Veel HR processen, van onboarding tot performance management, kunnen vanuit Teams georganiseerd worden. En daarom zijn we ook zo enthousiast over de weg die Microsoft inslaat met Viva. In dit artikel vertellen we je op hoofdlijnen wat je kunt verwachten van de 4 onderdelen binnen de Viva family.
Viva Learning: altijd toegang tot leermateriaal
Met Viva Learning stimuleer je een growth culture waarbij leren een onderdeel van iedere werkdag wordt. Training content wordt namelijk direct beschikbaar gesteld in Microsoft Teams. Content wordt geladen uit bronnen als LinkedIn Learning, Coursera en edX. Integraties met andere LMS-systemen, zoals een SAP SuccessFactors, zullen in de toekomst ook mogelijk zijn. Daarnaast ontsluit je als organisatie eigen leermateriaal. Het leuke is dat medewerkers trainingen kunnen aanbevelen, en gemakkelijk met elkaar kunnen delen, bijvoorbeeld via de chat. Daarnaast kunnen managers eenvoudig leermateriaal toewijzen aan hun direct reports.
Status: Nog niet beschikbaar (alleen in Teams private preview)
Viva Topics: brengt kennis en expertise boven tafel
Voor iedere organisatie herkenbaar: informatie staat overal en nergens. Het zoeken naar de juiste informatie kost tijd. En het beheren van die informatie ook. Met Viva Topics wordt kennismanagement door middel van kunstmatige intelligentie inzichtelijk gemaakt in Teams. Stel: er loopt er project binnen jouw organisatie genaamd ‘Better together’. Alle informatie die rondom dit onderwerp te vinden is in applicaties als Outlook en SharePoint, maar ook in bijvoorbeeld ServiceNow en SAP, wordt samengebracht. Dit resulteert in een heel dynamische kennispagina (een ‘topic card’) in Teams, die je uiteraard zelf kunt redigeren. Op deze pagina zie je welke documenten er gerelateerd zijn aan het onderwerp, welke mensen er veel over weten, en met welke andere onderwerpen het te maken heeft. Ook kun je hier vragen stellen aan de community over het onderwerp.
Status: beschikbaar (als add-on bij alle Microsoft 365 commercial plans).
Viva Connections: verbind medewerkers met de organisatie
Viva Connections kun je zien als een intelligent intranet dat ervoor zorgt dat medewerkers zich verbonden voelen met de organisatie. Microsoft noemt het een gepersonaliseerde toegangspoort tot de digitale werkplek. Hier vind je nieuws over de organisatie en andere belangrijke documenten over bijvoorbeeld beleid. Een (SharePoint) intranet, maar dan binnen Teams. Zodra je Teams opstart, lees je wat voor jou als medewerker relevant is. Dit stelt de organisatie in staat om organisatie breed nieuws te verspreiden, maar ook om met specifieke doelgroepen te communiceren. En natuurlijk krijgt de HR informatie van jouw people hub ook een plek binnen Viva Connections.
Status: beschikbaar in Teams voor desktop in de eerste helft van 2021, voor mobiele app zomer 2021.
Viva Insights: gefocust en in balans werken
Viva Insights geeft medewerkers en managers inzichten op basis van Microsoft Workplace Analytics en MyAnalytics. Op basis van hun gedrag in Microsoft 365 applicaties, krijgt een medewerker gepersonaliseerde tips hoe ze efficiënter en beter in balans kunnen werken. Hierbij moet je denken aan tips om focustijden te plannen of notificaties uit te zetten. Een medewerker wordt geprikkeld zo nu en dan rust te pakken door een integratie met meditatie-app Headspace. Ook op team- of organisatieniveau biedt Viva Insights privacy-proof inzichten. Deze maken werkpatronen en trends van een bepaald team inzichtelijk voor de leidinggevende via een dashboard in Microsoft Teams.
Status: beschikbaar in Teams public preview.
Zoals je ziet combineert Microsoft Viva verschillende aspecten van de employee experience op 1 centrale plek. Vanuit HR streven we al langer naar 1 centrale plek voor HR informatie en acties (zoals het inplannen van verlof of het aanvragen van trainingen). Viva maakt de employee experience een verantwoordelijkheid van het hele bedrijf, niet alleen meer van HR. Daarom brengt Viva onderwerpen zoals collaboration, nieuws, leren en ontwikkelen samen: een holistische aanpak waarbij de medewerker centraal staat.
“People operations will no longer be limited to HR but will be integrated across every aspect of the business in order to improve the overall health and resilience of the organisation. Every organisation will require a unified employee experience from onboarding and collaboration, to continuous learning and growth. This can no longer be siloed functions” (Satya Nadella, CEO Microsoft).
