COG (Christelijke Onderwijs Groep) is een grote onderwijsorganisatie met verschillende scholen en afdelingen. Medewerkers hadden behoefte aan een duidelijke plek waar zij terecht konden voor informatie over HR-regelingen, processen en updates. In de praktijk stond die informatie verspreid over meerdere SharePoint-teamsites en losse documenten, waar niemand het overzicht in had.
De vraag aan HR Future Proof: creëer één centrale, aantrekkelijke en goed vindbare HR-omgeving voor alle medewerkers van COG.
De situatie: HR-informatie versnipperd over verschillende plekken
Door de jaren heen was er een wildgroei aan plekken ontstaan waar HR-informatie werd opgeslagen. Verschillende teamsites, losse documenten en oude versies die naast elkaar bestonden. Dat maakte het zoeken lastig voor medewerkers én voor HR.
Daarnaast was er behoefte aan een plek waar updates, wijzigingen en communicatie rondom beleid samenkwamen. De bestaande structuur was niet geschikt om informatie op een aantrekkelijke en toegankelijke manier aan te bieden.
COG wilde af van losse documenten en versnipperde informatie, en zocht naar een platform dat overzicht, eenvoud en professionaliteit uitstraalt.
De aanpak: HR Wijzer als centraal HR-platform binnen COG
We begonnen met een card sort sessie om samen met COG in kaart te brengen hoe medewerkers van nature willen navigeren door HR-informatie. Dat werd de basis voor de nieuwe opbouw van het platform.
Vervolgens verzamelden we alle bestaande documenten en regelingen via een Content Boot, zodat alle informatie gestructureerd, compleet en controleerbaar werd aangeleverd. Die content vertaalden we naar overzichtelijke SharePoint-pagina’s, geïntegreerd in het bredere intranet COG Vandaag.
HR Wijzer is ingericht voor alle medewerkers, met een logisch opgebouwd menu rond onderwerpen zoals professionaliseren, verlof en vakantie, werkklimaat en gezondheid. Leidinggevenden kregen daarnaast een eigen menu gericht op hun HR-taken, zoals werving en selectie of contractuele zaken.
Om nieuwe collega’s goed te ondersteunen, ontwikkelden we een praktische onboarding checklist. Een set acties die medewerkers helpt om wegwijs te worden, ondersteund door automatische e-mails en afgesloten met een welkomstcadeau. Zo voelt elke nieuwe collega zich écht welkom.
Tot slot heeft COG een interactief functiehuis. Hiermee kunnen medewerkers eenvoudig hun functieprofiel bekijken en documenten downloaden, als onderdeel van dezelfde vertrouwde omgeving.
Tijdens het project werd het volledige HR-team getraind om HR Wijzer zelf te beheren, informatie te plaatsen en regelingen te updaten. Dankzij versiebeheer kunnen eerdere versies altijd worden teruggezet, wat rust en zekerheid geeft binnen het beheer.
Het resultaat: één aantrekkelijke en toegankelijke plek voor alle medewerkers
Vanaf de eerste oplevering waren de reacties positief: HR Wijzer wordt ervaren als overzichtelijk, goed vindbaar en prettig in gebruik. HR hoeft niet langer losse documenten te mailen; medewerkers krijgen nu één link naar een duidelijke pagina met actuele informatie.
Belangrijke verbeteringen die COG hiermee bereikt:
- Alle HR-informatie staat op één centrale plek, in plaats van verspreid over verschillende teamsites.
- Leidinggevenden hebben een eigen overzicht, afgestemd op hun verantwoordelijkheden.
- Nieuwe medewerkers hebben een duidelijk startpunt, dankzij de onboarding checklist.
- Versiebeheer zorgt voor rust, omdat regelingen veilig kunnen worden beheerd en teruggezet.
COG heeft hiermee een toekomstbestendig HR-platform dat meebeweegt met de organisatie én bijdraagt aan duidelijkheid, eigenaarschap en gemak voor álle medewerkers.
Wil je weten hoe een soortgelijk platform eruit kan zien voor jouw organisatie? Plan een gesprek met ons — we denken graag mee.
