GroupM is het moederbedrijf van verschillende media- en advertising agencies. In totaal werken er zo’n 1000 medewerkers. En net zoals voor iedere organisatie is het in deze markt key om talent te binden en ontwikkelingsmogelijkheden te bieden. “Wij willen onze medewerkers zo goed mogelijk ondersteunen bij hun persoonlijke ontwikkeling. We geloven erin dat zolang als je werkt en leeft, je wilt ontwikkelen. En daarom is het belangrijk dat wij onze learning content beter organiseren”, aldus Lambert van Achter (L&D Specialist).
De uitdaging: gefragmenteerd learning aanbod samenbrengen
In het verleden werden Learning & Development activiteiten vooral binnen de verschillende agencies opgepakt. Elk bureau kenden zijn eigen initiatieven en er waren twee systemen waarin trainingen werden aangeboden. “Het ontbreekt bij ons aan een voordeur voor leren & ontwikkelen. We hebben een eigen platform nodig dat we echt volledig zelf in de hand hebben”, zegt Hilde Wieland (L&D Specialist).
Sinds een aantal maanden werken de Learning & Development Specialisten samen vanuit één centraal team. De hoogste tijd dus om ook al het aanbod samen te brengen op één plek. Want learning content is er genoeg, maar medewerkers zijn niet altijd op de hoogte van de mogelijkheden. En dat is natuurlijk zonde.
Minder administratieve handelingen voor het Learning & Development team
Ook voor het L&D team zelf is er ruimte voor verbetering. Iedere training kent namelijk zijn eigen inschrijfproces. Met als gevolg extra adminstratieve handelingen en het ontbreken van één overzicht.
“Wij willen mensen in Amsterdam toegang geven tot learning content in Eindhoven en andersom. Dat was voorheen technisch niet mogelijk omdat we werkten met twee systemen. Een training werd daarom op twee plekken beschikbaar gemaakt. Aan de achterkant moesten we continue de vergelijking maken. Is er wel genoeg animo voor de training? Of zijn er teveel aanmeldingen en is er een wachtlijst nodig? Nu is dat allemaal op één plek geregeld en dat scheelt enorm veel tijd!”
– Lambert van Achter, Learning & Development Specialist
De aanpak: op een agile manier gezamenlijk naar een oplossing
Via de HR afdeling van GroupM werd er contact gelegd met HR Future Proof. Vrij vlot daarna volgden er een aantal demo’s om een idee te geven voor een maatwerk oplossing. Op iedere tussenversie gaf het Learning & Development team feedback en dit werd gevalideerd in een pilot met medewerkers. Gedurende het hele project werd er nauw samengewerkt. Het Learning & Development focuste zich op het bepalen van de content voor het learning platform. HR Future Proof hield zich bezig met de technische ontwikkeling van de oplossing, het begeleiden van het proces en het noodzakelijke contact met de IT afdeling om de applicatie up and running te krijgen. Voor de look & feel van het platform werd het Design team van GroupM aangehaakt.
“Ik heb echt het idee dat we het samen doen. HR Future Proof is een externe partij, maar zo voelt dat niet. We beoordelen samen welke verbeteringen nodig zijn dat vind ik heel prettig.”
– Hilde Wieland, Learning & Development Specialist
Het resultaat: een Learning Hub en Academy in Microsoft Teams
Een belangrijk criterium voor de oplossing was om niet wéér een nieuw systeem te introduceren. Ook moest het nieuwe learning platform gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle medewerkers. Verder was het belangrijk dat Hilde en Lambert de oplossing zelf makkelijk zou kunnen onderhouden; iets wat bij de systemen die global worden uitgerold niet altijd het geval is.
Aangezien Microsoft Teams binnen de organisatie al gebruikt werd, was het een logische keus om ook het learning aanbod binnen deze digitale werkplek te presenteren. De uiteindelijke oplossing was tweeledig: een SharePoint Learning Hub geïntegreerd in Microsoft Teams én een interactieve Learning Academy PowerApp voor het totale trainingsaanbod.
“We zijn apetrots op het resultaat. Voor ons was de go live ook een moment om de start van ons nieuwe L&D team te vieren en onder de aandacht te brengen. Heel leuk dat we gelijk zoiets gaafs hebben kunnen geven aan de organisatie”.
– Lambert van Achter, Learning & Development Specialist
Een SharePoint Learning Hub geïntegreerd in Microsoft Teams
Vanuit het Learning & Development team was er de behoefte om hun kersverse team binnen de organisatie zichtbaar te maken. En om informatie rondom persoonlijke ontwikkeling bij GroupM te delen. Denk hierbij aan een overzicht van interne coaches, informatie rondom het beoordelingsproces en links naar platformen zoals bijvoorbeeld CultureAmp. Al deze zaken zijn samengebracht op een Learning Hub in SharePoint, geïntegreerd in Microsoft Teams. Het mooie is dat het L&D team dit zelf makkelijk kan beheren. Een tekst aanpassen of hyperlink wijzigen: dit kan direct via Microsoft Teams. En wanneer het team even kwijt is hoe dat ook al weer moest, dan kunnen ze hulp zoeken in de +50 instructie video’s uit de leeromgeving van HR Future Proof.
“Wat ik supersterk vond was dat ik toegang kreeg tot jullie eigen SharePoint Academy. Lekker vlotte video’s met een duidelijke inhoud waarmee ik zelf direct aan de slag kon. Een heel relaxte manier om het eigen te maken!”
– Lambert van Achter, Learning & Development Specialist
Van Excel naar interactieve Learning Academy in PowerApps
Binnen GroupM worden veel inhouse trainingen aangeboden die door eigen mensen worden gegeven. Van Time Management tot Google Analytics: het aanbod is divers. Het totale trainingsaanbod werd bijgehouden in één Excel. De initiële wens was om dit Excel te delen op de Learning Hub, zodat medewerkers dit overzicht zouden kunnen raadplegen. Daadwerkelijke registratie voor de training zou hier dan los van blijven te staan.
Maar dat kan natuurlijk gebruiksvriendelijker! HR Future Proof heeft de inhoud van het Excel overgezet naar een interactieve Learning Academy PowerApp. Hier kunnen medewerkers niet alleen het totale trainingsaanbod raadplegen, maar zich ook op één plek inschrijven of op de wachtlijst plaatsen.
“Na go live hebben we de inschrijvingen voor een verplichte trainingen direct via de Academy laten verlopen. Ik vond het stiekem heel positief dat er weinig over werd gezegd, maar dat de inschrijvingen wél binnenkwamen. Altijd een mooi teken dat het intuïtief werkt en er geen uitleg nodig is!”
– Hilde Wieland, Learning & Development Specialist
Het vervolg: nog meer tijd besparen door automatiseringen
Met de Learning Academy PowerApp helpen we medewerkers bij het vinden van een training die aansluit bij hun wensen en behoeften. Dit noemen we de ‘voorkant’ van de oplossing. Op dit moment zijn er rond de organisatie van trainingen nog veel administratieve handelingen nodig door het Learning & Development team. Dit noemen we de ‘achterkant’. De repetitieve en handmatige acties worden geautomatiseerd met PowerAutomate. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een feedback survey die na afloop van een training automatisch wordt verstuurd naar de deelnemers. Of aan een automatische mail naar een persoon op de wachtlijst, wanneer er een plek voor een training is vrijgekomen. Door deze automatiseringen bespaart het Learning & Development team meer kostbare tijd en kunnen ze zich volledig richten op de ontwikkeling van medewerkers.
Dit wordt direct zichtbaar voor medewerkers in de Learning Academy PowerApp.
Wat GroupM zegt over de samenwerking met HR Future Proof
“Mijn ervaring was: geen vraag is teveel. Er werd constant snel gereageerd en altijd geluisterd. Ik ben echt aangenaam verrast en ik zou HR Future Proof zo adviseren aan anderen!”
– Lambert van Achter, Learning & Development Specialist
Jullie learning aanbod ook organiseren via Microsoft Teams?
Zitten jullie binnen jouw organisatie met een soortgelijk vraagstuk als bij GroupM en ben je geïnspireerd geraakt door bovenstaand verhaal? En gebruiken jullie als organisatie Microsoft 365? Met Microsoft PowerApps kunnen wij, relatief snel en zonder veel code, een maatwerk app ontwikkelen voor ieder vraagstuk. Kijk voor inspiratie eens deze PowerApps voor HR voorbeelden.
We denken graag mee hoe je jouw proces effectiever inricht. Stuur ons een berichtje of plan direct een bakje koffie of demo!
