Oikocredit is een sociale investeerder en een wereldwijde coöperatie. Oikocredit bevordert duurzame ontwikkeling door middel van investeringen in met name microfinanciering, landbouw en hernieuwbare energie.
Oikocredit werkt aan een wereldwijde, eerlijke samenleving waarin bronnen duurzaam worden gedeeld. Iedereen moet de mogelijkheid hebben om eigen keuzes te maken. En om een waardig bestaan op te bouwen. Daarbij ondersteunt Oikocredit ruim 500 partnerorganisaties in Afrika, Azië en Latijns-Amerika door leningen, equity investeringen en capacity building te verstrekken.
De uitdaging
Oikocredit heeft in 22 landen medewerkers en het is daarom altijd een uitdaging om met iedereen in contact te blijven. Een goed informatieplatform is dan wel de basis. Daarnaast wil Oikocredit op het gebied van Impact Investment vernieuwend zijn. De wens van Wilma Straatman (Director of People, Transformation & Communication a.i.) was om diezelfde innovativiteit óók intern uit te dragen. Op het moment dat dit project werd gestart, was belangrijke HR informatie moeilijk te vinden. De informatie was niet gepositioneerd vanuit de medewerker maar vanuit HR. Iets dat we veel zien bij organisaties.
“Voordat je bij onze fietsregeling uitkwam, moest je soms wel 5 à 6 keer klikken. In deze tijd kan dat gewoon niet meer: je moet informatie snel kunnen vinden” (Johanneke van Garderen, HR Support Officer).
Het HR team had al mooie stappen gezet door AFAS als HRM systeem te implementeren, voor payroll en HR workflows. Maar het team zocht nog naar een nieuw framework om informatie te presenteren aan medewerkers, people managers en aan het HR team zelf.
Kennismaking met HR Future Proof
Aangezien Oikocredit Microsoft 365 al als platform had omarmd en enigszins op de hoogte was van de mogelijkheden, ging het HR team op zoek naar een partner die zowel kon inspireren, als adviseren in de opzet van een HR Sharepoint.
In een online inspiratiesessie lieten Eline & Anneloes van HR Future Proof zien hoe je een HR SharePoint maakt én integreert in Microsoft Teams. Het HR team was meteen enthousiast. Voor medewerkers en managers wordt informatie hiermee heel toegangelijk gemaakt. Én ze kunnen zo vanuit hun digitale werkplek snel navigeren naar andere systemen zoals AFAS.
“Hoewel het ook mogelijk is om binnen AFAS een soort HR intranet in te richten, sprak een People Hub in SharePoint ons om meerdere redenen aan. Allereerst smoelt het goed, en het oog wil ook wat! Ten tweede is SharePoint goed organisatiebreed in te zetten en biedt het dus ook ruimte voor andere informatie. En als laatste: bewerken in SharePoint is vrij eenvoudig waardoor het voor onze HR-afdeling heel makkelijk te beheren is”, aldus Johanneke.
Bij deze inspiratiesessie waren ook collega’s vanuit Communicatie, IT en Transformation Office aanwezig. Dat heeft ervoor gezorgd dat er direct draagvlak was voor het ontwikkelen van een zogenoemde ‘People Hub’.
In co-creatie naar een HR SharePoint
Waar de ene organisatie tijdens een dergelijk project het liefst de volledige ontwikkeling uit handen geeft, grijpt de andere organisatie het juíst als kans aan om ook als HR team wat meer digital skills op te doen. Oikocredit valt in die laatste categorie. Vanuit HR Future Proof hebben we de informatie architectuur ingericht en het design vormgegeven. Vervolgens ging het HR team van Oikocredit zelf aan de slag met het vullen van pagina’s, met een aantal templates als voorbeeld. En uiteraard na een uitgebreide online training waarin het team wegwijs is gemaakt in het gebruik van SharePoint.
“Ik vond het heel fijn dat we zo betrokken waren op de inhoud. Want als jullie het doen, is het jullie project. En nu is het écht ons project!” (Johanneke van Garderen, HR Support Officer).
Daarna volgde een consistentieslag vanuit HR Future Proof en werd er gezamenlijk gewerkt aan de go-live communicatie.
De samenwerking
Het is ontzettend leuk om zo’n tastbaar resultaat écht gezamenlijk neer te zetten. Als HR Future Proof konden we als procesbegeleiders de nodige kaders geven en de informatie stroomlijnen. Het HR team ging vervolgens aan de slag met het verzamelen van de informatie en het invullen van de pagina’s.
“Jullie begeleiden het proces goed en hebben ons geholpen om out-of-the-box te denken. Als je al zolang in HR zit, krijg je ook een soort tunnelvisie. Jullie komen met handige tips, realistische adviezen en weten waar jullie het over hebben”, aldus Johanneke.
Het resultaat: een People Hub in Teams
Na drie maanden hard werken was het tijd om de People Hub met een ‘welcome tour video’ te introduceren. Vanaf dat moment verscheen er ook een People Hub icoon in de linker navigatiebalk in Microsoft Teams.
“Wij zijn superblij met het resultaat, maar ook met het feit dat de People Hub in een paar maanden is neergezet en het HR team inmiddels zelf de HR SharePoint beheert. Wij krijgen hele positieve reacties uit de organisatie. Dit is een fantastische basis en nu wordt het alleen nog maar leuker. HR Future Proof gaat ons namelijk helpen om nu ook workflows en HR analytics dashboards vanuit de People Hub op te zetten. We kijken er nu al naar uit!” (Wilma Straatman, Director of People, Transformation & Communication).
“De People Hub is echt een aanvulling op AFAS geworden. Het wijst medewerkers naar de juiste plek en geeft op een Jip & Janneke manier uitleg over HR processen” (Johanneke van Garderen, HR Support Officer).
