Een HR intranet in SharePoint: een goed idee?

door | nov 17, 2021 | 0 Reacties

Wij kunnen hier kort over zijn: jazeker! Het biedt veel voordelen om alles rondom HR samen te brengen op een aantrekkelijk HR intranet in SharePoint. Wij noemen dit ook wel een People Hub of medewerkersportaal. Op zo’n HR intranet vind je naast arbeidsvoorwaarden- en regelingen ook HR nieuws en snelkoppelingen naar andere HR tools. In deze blog leggen we uit waarom jij een HR intranet in SharePoint zeker moet overwegen wanneer je op zoek bent naar een nieuw digitaal jasje voor jouw employee handbook.

Klein of groot: voor iedere organisatie is een HR intranet toepasbaar

Werk je binnen een kleine organisatie? Dan valt er waarschijnlijk nog wel wat te professionaliseren en digitaliseren aan jullie HR dienstverlening. Wellicht staat HR informatie nog op een lokale schijf? Of ben je veel tijd kwijt met het handmatig mailen van documenten of het beantwoorden van (simpele) vragen? In dat geval gaat het je veel opleveren wanneer deze informatie op een centrale, digitale plek beschikbaar is voor medewerkers.

Maar ook als je voor een grotere organisatie werkt, waar veel dingen rondom HR al digitaal toegankelijk zijn, voegt het waarde toe om alles samen te brengen op een SharePoint site. Wat we vaak merken is dat medewerkers door de bomen het bos niet meer zien. Er zijn teveel HR initatieven en tools en de HR afdeling struggelt om dit bij de medewerker bekend te krijgen. Ontbreekt het bij jouw organisatie aan zo’n centraal medewerkersplatform? Lees dan zeker de volgende twee alinea’s.

Breng HR naar de medewerker met SharePoint in Microsoft Teams

De vraag is niet: hoe haal je medewerkers naar een HR platform? Maar: hoe breng je HR naar de medewerker? Een van de grootste voordelen van een HR intranet in SharePoint is dat je een SharePoint site sinds kort direct kan ontsluiten in Microsoft Teams. Teams is hét scherm dat de hele dag open staat. Voor chatten, meetings en het samenwerken aan bestanden. Wanneer je jouw HR intranet vastpint met een icoon in het linker navigatiemenu in Teams, breng je HR náár de medewerker. Zo hoeven ze hun digitale werkplek niet langer te verlaten om HR zaken te regelen of antwoorden te vinden op hun vragen.

Een overzichtelijke wegwijzer naar andere HR tools

Vanaf een overzichtelijke SharePoint homepagina geïntegreerd in Teams, kun je gemakkelijk doorlinken naar andere HR tools en systemen. Met zo’n wegwijzer hoeft een medewerker nooit meer na te denken waar hij/zij ook al weer moet zijn voor bijvoorbeeld het aanvragen van een training.

Processen zoals verlofregistratie of het wijzigen van persoonlijke gegevens zijn waarschijnlijk ingeregeld in jullie Core HR systeem. Door middel van deeplinken komt de medewerker direct op de juiste plek terecht. Ook kun je snelkoppelingen opnemen naar applicaties die direct starten in Microsoft Teams.  We hebben het hier over PowerApps: maatwerk applicaties die zonder veel code te maken zijn binnen jullie eigen Microsoft omgeving (zonder extra licenties). Bijvoorbeeld een desk booking app of een onboarding app.

De mogelijkheid om HR informatie te richten op verschillende doelgroepen

Binnen een HR intranet is het goed mogelijk dat je onderscheid wilt maken in welke informatie je aan wie presenteert. Bij het maken van een People Hub richten wij bijvoorbeeld ook vaak een Manager Hub in. Hier vind een leidinggevende alle informatie met betrekking tot het managen van zijn of haar team. Indien wenselijk, dan kun je deze informatie in SharePoint afschermen voor medewerkers. Een ander voorbeeld: mogelijk is jouw organisatie actief in verschillende regio’s. Het kan dan zijn dat arbeidsvoorwaarden behoorlijk verschillen. Je zorgt er in SharePoint dan voor dat deze informatie alleen zichtbaar is voor de juiste doelgroep.

Veel verschillende elementen voor een dynamisch HR intranet

Binnen SharePoint werk je met webonderdelen die je plaatst binnen kolommen. Door middel van drag and drop bouw je een aantrekkelijke pagina op. Er is keuze uit standaard webonderdelen zoals bijvoorbeeld tekst, afbeelding, documentviewer of video. Het mooie is dat je andere Microsoft 365 applicaties gemakkelijk kunt integreren. Zo gebruik je bijvoorbeeld het Yammer webonderdeel om een ‘vraag maar raak prikbord’ toe te voegen en integreer je Forms om de inschrijvingen voor een training te stroomlijnen. Pagina’s maak je leesbaarder door het gebruik van uitklapbare secties, witruimte en afscheidingsregels. En het mooie is: SharePoint is altijd in ontwikkeling en er komen regelmatig webonderdelen bij!

Meer lezen over bewerken in SharePoint? Lees dan onze blog over het maken van aantrekkelijke SharePoint pagina’s.

Gemakkelijk te onderhouden voor HR Teams

Niets is vervelender dan dat je aan een externe partij vastzit voor het beheer van een medewerkersplatform. Of dat je het wel zelf in beheer krijgt, maar dat er limitaties zitten aan jullie mogelijkheden. Of erger nog: dat het allemaal abacadabra is en daardoor binnen no-time veroudert. Het mooie aan SharePoint is dat het heel gebruiksvriendelijk is voor iedereen. Bewerken en updaten van informatie op een pagina kun je direct doen vanuit Microsoft Teams. Wanneer wij organisaties helpen met het opzetten van een HR intranet of People Hub, dan nemen wij het HR team vanaf het begin mee. Je leert SharePoint skills en we verzorgen duidelijke en beknopte instructies.

Een HR intranet, of People Hub, in actie zien? Plan een gratis People Hub demo.

Geen aanvullende software nodig!

Last but not least: het is niet nodig om externe software aan te schaffen. Werkt jouw organisatie met bijvoorbeeld Outlook en Teams, dan kun je ook aan de slag met SharePoint. Let er wel op dat je werkt met een SharePoint Communication site en niet met een SharePoint Team Site. Een Communication Site is namelijk bedoeld om informatie te publiceren voor een groot publiek in de vorm van een intranet of medewerkersportaal. Heb je hulp nodig om aan de slag te gaan en de inhoud, thema’s en navigatie te bepalen? Wij bouwen alles binnen jullie eigen Microsoft 365 omgeving.

Ben je enthousiast geworden en benieuwd of een HR intranet, of People Hub, iets is voor jouw organisatie? We helpen je graag op weg!

Eline van Ballegoijen

Eline van Ballegoijen

HR kan wel wat innovatie gebruiken! Waar ik blij van word? Inefficiënte HR processen en sytemen optimaliseren en langdradige HR informatie op een toegankelijke en aantrekkelijke manier beschikbaar maken.
Eline van Ballegoijen
HR kan wel wat innovatie gebruiken! Waar ik blij van word? Inefficiënte HR processen en sytemen optimaliseren en langdradige HR informatie op een toegankelijke en aantrekkelijke manier beschikbaar maken.

Gerelateerde blogs

Comments

0 Comments

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *