Hoe lang duurt bij jullie het recruitmentproces? Gemiddeld is dit in Nederland meer dan 4 weken. Met de schaarste op de markt mag je blij zijn als de perfecte kandidaat bij jullie gaat beginnen. Vier je successen! Maar om dit succes ook te behouden is het belangrijk grote aandacht te besteden aan de onboarding. Het is namelijk de eerste indruk en die maak je niet nog een keer. Weet je dat een groot gedeelte weer stopt in de eerste drie maanden? Dat wil je natuurlijk voorkomen. Om deze reden nemen we je mee in de best practises die zorgen voor een succesvol onboardingstraject op de eerste werkdag. Ready? Onboard!
1. Administratie en werkplek in orde
Kom je om 9:00 uur eerst nog even een kopie van je ID bewijs brengen? Oh, wat vervelend dat je het kantoor niet in kwam... Dit zijn voorbeelden van dingen die écht niet kunnen en zorgen tot ergenis bij nieuwe medewerkers. De eerste dag zitten zij vol enthousiasme. Situaties als het niet binnenkomen van het pand is op zijn zachts gezegd demotiverend. We hebben er al vaker over geschreven, maar zorg ervoor dat vóór de eerste dag echt alle administratieve zaken zijn geregeld.
Administratieve onboarding in Microsoft 365?
Een groot gedeelte van het administratieve onboardingsproces kan geautomatiseerd worden. Dit maakt de kans op fouten aanzienlijk kleiner. Dit zorgt voor een flinke tijdsbesparing voor de HR afdeling én dat alles is geregeld voor de nieuwe medewerkers.
Lees meer hierover in onze blog: “Onboarding automatiseren met Microsoft 365“
2. Een goed inwerkplan voor de eerste werkdag
Een goed inwerkplan maakt visueel duidelijk hoe de komende dagen/weken eruit gaan zien. Zorg er hierbij voor dat de nieuwe medewerker voldoende tijd en ruimte krijgt om de organisatie te leren kennen en snel aan de slag kan (zie punt 1).
Het is belangrijk dat je duidelijk laat zien blij te zijn met zijn/haar komst. Vier het als een (klein) feestje! Vaak kiezen organisaties ervoor om een bloemetje te plaatsen op het bureau. Soms vergezeld met bedrijfspecifieke producten zoals een pen, bloknote of waterfles. Dit is heel leuk, maar misschien past het wel binnen jullie cultuur om het origineler aan te pakken?
Wat denk je bijvoorbeeld van een taart met foto van de nieuwe medewerker? Of de ochtend beginnen met een teamontbijt 🥐 Gelijk goed voor de teambuilding! Ook mooi meegenomen; ludieke acties zorgen vaak voor deelacties op social media – wat weer bijdraagt op de employer branding. Win-win.
Een interactieve onboarding ‘checklist’ in Microsoft 365?
Als je dan toch creatief aan het denken bent… misschien is onze Onboarding BINGO wel heel heel leuk voor jullie! Hierin kan je namelijk allerlei acties opnemen die een nieuwe medewerker moet doorlopen in de eerste dagen. Denk aan praktische acties zoals het instellen van de printer of het toevoegen van je handtekening in Outlook. Maar ook acties die helpen bij het ontdekken van de organisatie, zoals: “maak een foto van de mooiste ruimte op kantoor.” Lees meer over deze oplossing in onze blog: “Onboarding-bingo“
3. Kennismakingen op de eerste werkdag
Het kan spannend zijn om te beginnen in een nieuwe werkomgeving. Geef de medewerker dan ook voldoende tijd en ruimte om bekend te raken met zowel collega’s als werkwijzen. Je kan hierin ondersteunen door afspraken alvast in te plannen met in ieder geval de manager, het eigen team, andere directe collega’s en HR.
Heb je wel eens gehoord van een buddy/mentor systeem? Gedurende een X aantal weken wordt er in dit geval een buddy aangesteld die ondersteuning biedt aan de nieuwe medewerker. Hierdoor is er altijd één vast aanspreekpunt en helpende hand. Veelal ligt deze taak bij de manager. In de praktijk werkt dit echter minder goed door de vele afspraken die managers al hebben en de zakelijke verhouding die er is. Het buddy systeem is zowel verlichtend voor de manager als motiverend voor degene die deze rol vervuld. Belangrijk hierbij is wel dat de buddy daadwerkelijk beschikt over voldoende kennis én weet wat er van hem/haar wordt verwacht.
Ontmoetingen faciliteren met een smoelenboek in Microsoft 365?
Een smoelenboek kan ondersteuning bieden in het kennismaken met collega’s. Dit maakt het namelijk laagdrempeliger voor de nieuwe medewerker om anderen op te zoeken of te benaderen. Lees hier meer over deze oplossing in onze blog: “Vind collega’s via een smoelenboek in Microsoft Teams.”
Een andere manier om medewerkers te betrekken is een virtual coffee break, dat je een plek geeft op het intranet. Werk je binnen een organisatie met een grote hoeveelheid medewerkers? Grote kans dat niet iedereen elkaar kent. Een virtual coffee break moment verkleint de drempel om contact op te nemen met medewerkers van andere afdelingen. Goed voor de betrokkenheid én erg leuk!
4. Informatievoorziening
Bij wie kan de nieuwe medewerker terecht voor vragen? Waar kan hij/zij meer informatie vinden over de werkwijzen en arbeidsvoorwaarden? Het is misschien iets waar je niet direct over nadenkt. Het is belangrijk voor medewerkers om antwoord te krijgen op vragen die zij hebben. Lang zoeken is iets dat zij liever niet doen.
Wees de vragen vóór en zorg dat het duidelijk is waar de medewerker informatie kan vinden. Wat we vaak zien is dat dit niet geborgen is op één vaste plek. In plaats daarvan is alles opgeslagen in losse documenten of mailtjes. Die vervolgens gedeeld worden door de manager of collega’s. Wat zou jij fijner vinden? Informatie die al beschikbaar is óf elk uur aan je collega vragen waar je meer kan lezen over arbeidsvoorwaarden, systemen, regelingen, werkwijzen, etc. ?
Een oplossing voor informatievoorziening in Microsoft365?
Daar kunnen we heel kort in zijn: Een People Hub. Dit dient als startpunt om de organisatie te leren kennen. Denk aan topics zoals arbeidsvoorwaarden en regelingen. Maar ook alle informatie over de werkwijze of tools & systemen die gebruikt worden.
Tevens kan het ook dienen als commmunicatieplatform. Door het inzetten van applicaties zoals Yammer ontstaat er interactie. Hierdoor is direct iedereen op de hoogte van de belangrijkste bijeenkomsten. Een one-stop-shop, gewoon binnen Microsoft Teams! Lees er alles over in onze blog: “Van HR handboek naar HR intranet“.
5. Houd het luchtig
Zorg dat de eerste dag echt in het teken staat van kennismaken en welkom heten. Het veranderen van baan is een life-changing moment. Het is dan ook belangrijk het op deze manier te benaderen. Verwacht niet te veel en maak vooral plezier op de eerste werkdag. Check ook regelmatig hoe de nieuwe medewerker zich voelt. Is er een informatie overload? Heeft hij/zij behoefte aan een koffie (of thee) momentje? Waar ligt de behoefte?
Een oplossing in Microsoft 365?
Yammer is een heel fijn communicatieplatform dat kan helpen bij luchtige onderwerpen. Het is ook een leuk idee om de medewerker zich hier te laten voorstellen op de eerste dag! Daarnaast zijn er vaak foto’s en conversaties op te vinden die de organisatiecultuur weergeven. Eventjes niet alleen maar serieuze zaken, want werk is meer dan alleen maar werken. Have fun! Meer weten over Yammer als onderdeel van de People Hub? Lees onze blog “Zo zorg je voor een uniek HR intranet in SharePoint [voorbeelden]“.
En nu jij!
Wij wensen je heel veel succes met het vormgeven van een succesvol onboardingstraject. En werk je met Microsoft Teams? Dan is de conclusie dat er veel digitale oplossingen mogelijk zijn. Wil je graag een keer persoonlijk sparren met ons? Dat doen we maar al te graag. Door op onderstaande knop te klikken kan je een demo inplannen en aangeven wat je graag zou willen zien. We kijken er naar uit je mee te nemen in de wondere wereld van Microsoft 365 HR oplossingen!
Tot snel!
Team HR Future Proof
