Met trending termen als “employee journey” en “employee experience” zijn we ons als HR (of People & Experience) steeds meer bewust van onze gebruiker (de medewerker). Ook de producten en diensten die we leveren zijn steeds meer van deze tijd. Zo hebben veel organisaties hun traditionele arbeidscontract omgeruild voor een fancy one-pager. Digitalisatie en simplificatie is key! Maar waar je dit vaak nog niet terugziet, is de traditionele Compensation & Benefits guide. Een uitgebreid document waarin alle arbeidsvoorwaarden- en regelingen uitvoerig worden uitgelegd. Zo’n handbook is vaak lastig te beheren voor het HR team en niet aantrekkelijk & toegankelijk voor medewerkers. In deze blog lees je waarom het tijd is om afscheid te nemen van dit document. Dag Compensation & Benefits guide, tot nooit meer ziens!
1. Lastig te beheren
Het lijkt misschien alsof we hiermee een open deur intrappen, maar dit is toch echt de absolute nummer 1 reden om afscheid te nemen van de Compensation & Benefits Guide. Is er een aanpassing in de tekst nodig, dan moet je eerst op zoek naar de laatste versie van het document. En wie heeft eigenlijk de bewerkbare variant in Word?
Mooi, je hebt de wijzigingen doorgevoerd. Nu moeten alle medewerkers op de hoogte gebracht worden van de vernieuwde versie. Leuk, weer een mailtje sturen met ‘aangepaste regeling’ als onderwerp. Hop, die beland vast weer op de weggestopte stapel HR mails. Door de overvloed aan mails nemen medewerkers de HR afdeling niet meer serieus en hebben ze geen idee meer wat nu eigenlijk de laatste communicatie is. En jullie eigenlijk ook niet …. Er zijn zoveel verschillende versies opgeslagen dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
“Een handboek aanpassen en opnieuw releasen is best een werk, terwijl een platform makkelijker is in onderhoud”, aldus Maybritt van Engeland, People Hero bij Tony Chocolonely. Download hier het Ebook “In 7 stappen van HR Handboek naar People & Culture Hub, net als Tony Chocolonely” en lees veel meer over waarom Tony Chocolonely koos voor een People Hub.
2. Wirwar aan informatiebronnen
“Lees verder over dit onderwerp bij paragraaf 5.1.a.” gevolgd door: “dit verlof kan worden aangevraagd in [HR Systeem X]“. Een Compensation & Benefits guide zit vol doorverwijzingen naar andere locaties of tools/systemen. Het is alles behalve intuitief. Hoe zou jij het vinden om steeds een mailtje erbij te moeten zoeken voor de link naar het juiste systeem? En dan krijg je situaties zoals: “Wat was het wachtwoord ook alweer? Pff… Laat maar zitten. Veel te veel gedoe zo’n training aanvragen.”
Dit is het tegenovergestelde van wat jullie bij HR willen bereiken. Medewerkers zichzelf laten ontwikkelen, dát vinden jullie belangrijk. Lang niet alle medewerkers denken hier net zo over. Als het aanvragen niet gemakkelijk verloopt kiezen zij er al snel voor de handdoek in de ring te gooien óf een mailtje naar HR te sturen. “Kunnen jullie mij even inschrijven voor training X?”
3. Scrollen, scrollen, scrollen
Grote kans dat jullie employee handbook een héél uitgebreid document is. En dat medewerkers al bij het openen van het personeelshandboek de handdoek in de ring gooien. Hier heb ik écht geen tijd voor: ik stel mijn vraag wel aan HR. Gebruiken jullie een interactief PDF, dan is er nog een kans dat de medewerker bij de juiste regeling uitkomt. Maar de vraag is dan: begrijpt de medewerker ook wat er staat? We zien vaak dat regelingen erg omslachtig en formeel geschreven zijn. Terwijl de medewerker juist behoefte heeft aan to-the-point informatie, met duidelijke voorbeelden.
De meestgestelde vragen op jullie HR afdeling kun je tackelen met zo’n 30% van de informatie uit het employee handbook. Dat betekent dat de rest van de inhoud niet relevant is voor de dagelijkse lezer. Maar alleen voor de uitzonderingsgevallen, en voor jullie als HR. Kijk daarom met een kritische blik naar de inhoud van de guide om te bepalen welke informatie echt een must is voor medewerkers.
4. Oldskool
Je rekening laten blokkeren bij de bank? Digitaal. Een verhuizing doorgeven bij de gemeente? Digitaal. Een arbeidscontract laten tekenen door die nieuwe medewerker? “Graag ontvangen we je komende woendag 11:00 uur bij ons op locatie.” Klinkt raar? Dat vindt die nieuwe medewerker wellicht ook. We leven in 2023. Medewerkers verwachten digitaal alles te kunnen doen en ontvangen.
En alsof dat niet genoeg is, krijgen ze ook nog een pakket opgestuurd met alle informatie die ze moeten doornemen, zodat ze goed voorbereid zijn op de eerste werkdag. Aan de hand van die mooi opgemaakte bedrijfswebsite hadden ze iets heel anders verwacht. De externe website bestaat namelijk uit leuke foto’s, kleuren en tekst die de bedrijfscultuur als innoverend overbrengen. Dat heeft de Marketing & Communicatie afdeling goed geregeld! Dat employee handbook met alleen het logo rechtsbovenin draagt echter iets heel anders uit. Saai en outdated. En dat is nu net wat jullie niet zijn.
5. Legal compliance / Maar.. het is toch verplicht?
Houd je vast aan het personeelshandboek, omdat je denkt dat dit wettelijk verplicht is? Nou.. dan hebben we een nieuwtje: dit is namelijk niet het geval. Een personeelshandboek bestaat vaak uit twee soorten informatie: arbeidsvoorwaarden, zoals vakantiedagen en overwerk, en instructies of gedragsregels, zoals kledingvoorschriften en richtlijnen voor het gebruik van bedrijfsmiddelen. Het is belangrijk om te weten dat de instructies en gedragsregels niet vallen onder het begrip “arbeidsvoorwaarden”, wat betekent dat de werkgever ze eenzijdig mag wijzigen volgens het instructierecht. En laat dat nou juist héél gemakkelijk kunnen in een People Hub!
Meer informatie? Lees hier meer over de wettelijke verplichting.
6. Inspelen op individuele behoeften
“De klantenservice heeft recht op overwerkuren. Geldt dit ook voor mij?” Heb je te maken met verschillende regelingen voor diverse medewerkersgroepen? Hoe vervelend is het als medewerkers een regeling lezen die niet voor hen van toepassing is? Het zorgt voor een overload aan informatie terwijl dit helemaal niet nodig is. Zou het niet veel handiger zijn als medewerkers direct de informatie te zien krijgen waar zij ook daadwerkelijk aanspraak op kunnen maken? Dit zou een hoop onnodige vragen schelen.
7. Allemaal eilandjes
Stiekem ben je ook wel benieuwd hoe jullie vestiging in de UK zijn regelingen heeft verwoord. Wie werkte daar ook alweer de HR afdeling? Even opzoeken in het HR systeem of je de namen en e-mail adressen kan vinden. In een internationale organisatie is efficient samenwerken een hele uitdaging. Zou het niet veel handiger zijn als jullie de krachten kunnen bundelen? Door openheid te creëren over regels en procedures binnen verschillende vestigingen hoeft het wiel niet continue uitgevonden te worden.
Lees voor meer informatie hierover onze klantcase: ‘How Philips DA centralised HR information for 51 countries in SharePoint‘
Maak het jezelf gemakkelijk. Implementeer een HR People Hub
Genoeg reden om afscheid te nemen van jullie traditionele personeelshandboek, toch? We horen je denken: maar… wat dan?! Al de informatie die je normaliter deelt in een employee handboek, kun je presenteren in een People Hub. Hét HR intranet in SharePoint, geïntegreerd in Microsoft Teams. Snel te implementeren, gemakkelijk te beheren en aantrekkelijk voor medewerkers om te gebruiken. Verwijs medewerkers en managers naar hét centrale punt voor alles rondom HR en verminder het aantal vragen die jullie dagelijks ontvangen.
Boek nu direct een call met één van onze HR professionals en wij adviseren je over de meest passende oplossing. Mocht je eerst zelf nog meer informatie willen lezen over een People Hub, lees dan de volgende blog: Van HR handboek naar HR intranet.
Tot snel!
Team HR Future Proof
