Bij vrijwel elke organisatie waar we komen krijgen we dezelfde vraag: welke mogelijkheden zijn er in SharePoint en Microsoft Teams voor een smoelenboek? Hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers elkaar snel kunnen vinden? Als ze nieuw zijn, maar ook wanneer ze op een andere afdeling of locatie werken? En welke optie past het beste bij onze organisatie?
In deze blog zetten we de actuele mogelijkheden op een rij. Van standaard functionaliteiten in Microsoft 365 tot een maatwerk smoelenboek PowerApp die je volledig in jullie huisstijl kunt laten ontwikkelen.
#1 – Smoelenboek maken met People webpart in SharePoint
Een laagdrempelige manier om een smoelenboek te maken, is met het ‘People’ (of ‘Personen’) webonderdeel in SharePoint. Het werkt simpel: maak een SharePoint pagina aan en voeg het webonderdeel toe. Typ de namen van jouw collega’s om hun profiel op te halen. Dit profiel is gemaakt op basis van de Active Directory van Microsoft. De basisgegevens (functie en contact gegevens) die erin staan worden meestal door een IT afdeling beheerd en zijn dus niet vrij aan te passen.
Voordelen:
– Het is out-of-the-box beschikbaar
– Werkt direct met jullie Microsoft 365-profielen
– Eenvoudig op te zetten
Nadelen:
– vrij simplistisch qua weergave
– je kan niet zoeken of filteren op zaken als afdeling, locatie of functie
– vergt veel onderhoud om deze pagina up-to-date te houden als er veel personeelswisselingen zijn
Deze optie om zelf een smoelenboek te maken, werkt dus vooral goed voor kleinere organisaties of specifieke team pagina’s. In dat geval is het een leuke extra dat er korte persoonlijke tekstjes kunnen worden toegevoegd. Ook kun je doorlinken naar bijvoorbeeld LinkedIn of een aparte SharePoint-pagina met meer informatie over de persoon. Dit gebruiken we vaak voor interne coaches.
Wil je dat deze oplossing ook in Teams zichtbaar is? Maak de pagina dan op een intranet (of People Hub) dat in Teams geïntegreerd is. Heb je dat nog niet? Lees dan onze blog: Een HR intranet in SharePoint: een goed idee?
#2 – Collega’s vinden via de zoekbalk in Teams of Viva Connections
In Microsoft Teams zit veel meer zoekfunctionaliteit dan veel mensen denken. Typ de naam of functie van een collega in de zoekbalk (bijvoorbeeld “Designer”), en je krijgt direct relevante personen te zien met hun functie en contactopties.
Hebben jullie je intranet geïntegreerd in Teams met Viva Connections? Dan kan diezelfde zoekfunctie ook direct vanuit het Viva Connections-dashboard worden gebruikt (zowel op mobiel als desktop).
Voordelen:
– Zoeken binnen een bekende omgeving zonder aparte pagina te openen
– Geen beheer nodig
Nadelen:
– Minder geschikt als ‘blader’-smoelenboek, maar wél handig voor gericht zoeken.
– Minder visueel
#3 – Uitgebreid smoelenboek in PowerApps (te embedden in Teams & SharePoint)
Wil je fatsoenlijk kunnen zoeken, filteren en vrije velden kunnen toevoegen aan elk profiel in een smoelenboek? Dan is een maatwerk smoelenboek in PowerApps de beste oplossing. Met PowerApps (een applicatie binnen Microsoft365) ontwikkel je relatief eenvoudig een maatwerk applicatie die je vervolgens kunt integreren in Microsoft Teams of op een SharePoint pagina.
En omdat er binnen Microsoft 365 tot op heden nog geen good-looking smoelenboek bestaat, hebben wij deze zelf gemaakt:
In dit smoelenboek vind je eenvoudig alle collega’s in jouw organisatie. Je kan erdoorheen scrollen, filteren en zoeken. De basis gegevens zijn gekoppeld aan de Active Directory van Microsoft (dus inloggen is niet noodzakelijk) maar het profiel kan volledig op maat worden aangevuld met velden naar keuze. Daarnaast is de app toegankelijk op zowel je mobiel als op desktop en wordt deze in eigen branding opgeleverd.
Het allercoolste (wat ons betreft): dit smoelenboek kan ook als marktplaats of verbindingsplek worden gebruikt door voorgedefinieerde velden (zoals skills of interesses) in te stellen. Zo kunnen medewerkers elkaar snel vinden als ze hulp nodig hebben met specifieke werkzaamheden of opdrachten! Óf als ze gewoon met elkaar in contact willen komen voor een kop koffie!
Voordelen:
– filterbaar, scrollbaar & zoekbaar
– profielen kunnen zelf gemakkelijk in Teams worden aangevuld
– te gebruiken als marktplaats of verbindingsplek
Nadelen:
– zelf ontwikkelen kost tijd en expertise
– inkopen kost geld
Meer weten over een smoelenboek in de branding van jullie eigen organisatie? Lees hier meer of plan vrijblijvend een demo in.
Zo vind je collega’s via een smoelenboek in SharePoint of Microsoft Teams. Ken jij ook nog andere methoden? Laat het ons weten! Wij zijn super benieuwd 🙂
