Je People Hub staat er goed bij: overzichtelijk, up-to-date en gebouwd in SharePoint. Maar stel je voor dat medewerkers niet meer hoeven te zoeken, maar gewoon een vraag kunnen stellen. “Hoeveel vakantiedagen heb ik recht op?” “Wat is het beleid bij langdurig verzuim?” “Hoe vraag ik ouderschapsverlof aan?”
Dat is precies wat een Copilot-agent doet: een AI-assistent die vragen van medewerkers beantwoordt op basis van een door jou aangewezen informatiebron, zoals een SharePoint site. Je bepaalt welke pagina’s en documenten de agent gebruikt, en de agent geeft antwoord in gewone taal net als de collega’s van het HR team (al is het natuurlijk wel minder persoonlijk 😉).
Binnen Microsoft 365 zijn er meerdere manieren om zo’n agent in te richten. Welke optie het beste bij jouw organisatie past, hangt af van je wensen, technische mogelijkheden en licenties. In deze blog zetten we de drie opties op een rij.
Maar eerst: de basis moet op orde zijn
Voordat je een Copilot-agent inzet, is er één voorwaarde die niet onderhandelbaar is: je SharePoint site moet kloppen. Dat betekent:
✅ Een heldere informatiestructuur ⮕ medewerkers én Copilot moeten de weg kunnen vinden
✅ Alleen actuele informatie ⮕ verouderde beleidsdocumenten geven ook verouderde antwoorden
✅ Opruimen wat niet meer van toepassing is ⮕ versies van HR-documenten die nog ergens in de omgeving staan kunnen via zoekvragen in Copilot omhoog komen, met alle verwarring van dien
Kortom: een AI-agent is zo goed als de informatie waarop hij draait. Investeer dus eerst in een solide fundament. Nog geen People Hub? Dan helpen we je daar graag mee. Lees in deze klantcase hoe AS Watson één centrale plek maakten voor alles rondom HR.
Team workshop over Copilot.
Optie 1: Copilot voor M365 direct aanzetten op de site
Voor wie: organisaties die al M365 Copilot-licenties hebben en snel aan de slag willen
De eenvoudigste route. Als je organisatie al beschikt over Microsoft 365 Copilot-licenties, kun je de agent met een paar klikken zichtbaar maken op een SharePoint site. Medewerkers zien dan een knop op de homepagina waarmee ze de agent openen en vervolgens hun vragen via een chatvenster aan de rechterkant van het scherm kunnen stellen. Stiekem is de agent eigenlijk altijd al beschikbaar via de Copilot knop rechtsbovenin je SharePoint scherm maar dat weten nog maar weinig mensen. De agent staat opgeslagen in de Site Activa van de site en haalt alleen informatie op uit de site zelf.
Voordelen:
✅ Vrijwel geen configuratie nodig, binnen een paar minuten live
✅ Medewerkers verlaten de site niet, alles werkt in één omgeving
✅ Werkt direct op de content van de betreffende site
Nadelen:
❌ Vereist een Microsoft 365 Copilot-licentie per gebruiker — dit kost circa $30 per gebruiker per maand (bron: Microsoft 365 Copilot prijzenpagina)
❌ Beperkte mogelijkheden om het gedrag van de agent te sturen
HR use case: Een medewerker opent de verlofpagina en vraagt direct in de chat: “Kan ik mijn vakantiedagen meenemen naar volgend jaar?” De agent geeft direct antwoord op basis van de actuele regeling op de site – zonder dat HR hoeft in te grijpen.
Optie 2: Zelf een agent bouwen via de Agent Builder in Copilot
Voor wie: HR-teams die meer controle willen over de toon en instructies van de agent
Via de ingebouwde Agent Builder in Microsoft 365 Copilot kun je zelf een agent aanmaken en die via een link beschikbaar stellen op je SharePoint site. Je bepaalt zelf de instructies: hoe reageert de agent, welke bronnen gebruikt hij en hoe spreekt hij medewerkers aan?
Voordelen:
✅ Meer controle over hoe de agent communiceert (toon, focus, instructies)
✅ Je kunt de agent eenvoudig delen via een link op de site
✅ Je kunt andere sites of documenten als bron toevoegen
Nadelen:
❌ Medewerkers worden doorgestuurd naar de Copilot-omgeving en verlaten dus de SharePoint site
❌ Ook hier is een Microsoft 365 Copilot-licentie per gebruiker vereist ($30/gebruiker/maand)
❌ Minder gebruiksvriendelijk dan een geïntegreerde chatfunctie op de site
HR use case: Een leidinggevende klikt op de link “Vraag het aan je HR-assistent” op de managers-pagina en wordt doorgestruud naar een speciaal geconfigureerde agent die alleen antwoorden geeft op basis van het leidinggevenden-handboek, inclusief een welkomstboodschap in de juiste tone of voice.
Optie 3: Een geavanceerde agent bouwen via Copilot Studio
Voor wie: organisaties die écht maatwerk willen en interne HR-processen willen automatiseren
Copilot Studio is het low-code platform van Microsoft waarmee je volledig op maat gemaakte agents kunt bouwen. Denk aan een agent die niet alleen vragen beantwoordt maar ook acties kan uitvoeren: een declaratie indienen, een onboarding formulier invullen, een exit-survey openen of een medewerker doorverwijzen naar de juiste contactpersoon. Je kan echt vanalles ermee automatiseren!
De agent stel je beschikbaar via Teams of Copilot Chat, bereikbaar voor alle medewerkers, ook zonder speciale M365 Copilot licentie.
Voordelen:
✅ Volledig aanpasbaar: eigen instructies, eigen gegevensbronnen, eigen acties
✅ De agent kan zelf actief vragen stellen en op basis van antwoorden acties uitvoeren (denk aan een checklist voor in- of uitdiensttreding)
✅ Geen M365 Copilot-licentie per gebruiker nodig: je betaalt op basis van gebruik via Copilot Credits
Nadelen:
❌ Meer werk om te bouwen en te onderhouden (teken eerst heel goed uit wat je precies allemaal wilt bereiken/automatiseren!)
❌ Functioneert niet direct binnen de SharePoint site zelf
Per agent kun je 20 bronnen toevoegen (sites, bibliotheken, mappen of bestanden). Zorg dus voor een goede selectie van de meest relevante en actuele informatie.
Over de kosten: Copilot Studio werkt met een verbruiksmodel op basis van Copilot Credits. Je hebt twee opties:
- Prepaid pack: 25.000 credit per maand voor $200 ⮕ geschikt als je gebruik stabiel en voorspelbaar is
- Pay-as-you-go: $0,01 per credit via Azure via ⮕ ideaal voor organisaties die willen starten zonder grote investering (en nog niet weten hoeveel de agent gebruikt gaat worden).
Een eenvoudige generatieve vraag kost 2 credits en een complexere actie (zoals een koppeling met een extern systeem) meer. Voor een middelgrote HR afdeling met honderden vragen per maand kan dit aanzienlijk goedkoper zijn dan een volledige M365 Copilot licentie per medewerker (voor ~$30/maand ). En sowieso is het natuurlijk fijn als je alleen voor daadwerkelijk gebruik betaalt! (Bron: Microsoft Copilot Studio prijzen)
HR use case: Een medewerker start een gesprek in Teams met de ‘HR-assistent’ en geeft aan dat hij een trainingsverzoek wil indienen. De agent stelt een paar gerichte vragen (bijv. “Is het al besproken met de leidinggevende?” en “Wat zijn de kosten van de training”), legt uit wat de richtlijnen en beleid zijn omtrent het volgen van externe trainingen en stuurt automatisch een notificatie met ingevuld formulier naar HR en naar de leidinggevende zonder dat HR handmatig iets hoeft op te pakken.
| Optie 1: In de site zelf | Optie 2: Agent Builder | Optie 3: Copilot Studio | |
| Eenvoud | ⭐⭐⭐ Hoog | ⭐⭐ Middel | ⭐ Laag |
| Maatwerk | Beperkt | Middel | Uitgebreid |
| Geïntegreerd in SharePoint | ✅ Ja | ❌ Nee | ❌ Nee |
| Kosten per gebruiker | ~$30/maand | ~$30/maand | Op basis van gebruik |
| Licentie medewerker nodig | ✅ Ja | ✅ Ja | ❌ Nee |
| Acties uitvoeren | ❌ Nee | ❌ Nee | ✅ Ja |
| Geschikt voor HR-automatisering | Beperkt | Beperkt | ✅ Ja |
Wat betekent dit voor HR?
Een Copilot-agent op je HR site of intranet kan een grote ontlasting zijn voor je HR-team. Veel vragen die nu per mail of via Teams binnenkomen (over verlof, beleid, procedures, onboarding) kan een goed ingerichte agent zelfstandig beantwoorden.
Dat geeft HR meer tijd voor het werk dat écht menselijk contact vraagt.
Maar pas op voor de valkuil: een agent die antwoorden geeft op basis van verouderde of inconsistente informatie doet soms meer kwaad dan goed. Zorg er dus voor dat je er wel echt klaar voor bent!
Veelgestelde vragen over Copilot-agents op SharePoint (FAQ)
1. Heb ik een Microsoft 365 Copilot-licentie nodig om een agent te gebruiken?
Dat hangt af van de gekozen optie. Voor optie 1 en 2 heeft elke gebruiker een M365 Copilot-licentie nodig (~$30/maand). Voor een Copilot Studio-agent (optie 3) betaalt de organisatie op basis van verbruik via Copilot Credits. Individuele medewerkers hebben geen eigen licentie nodig.
2. Wat is het verschil tussen de Agent Builder en Copilot Studio?
De Agent Builder is een eenvoudige tool binnen Microsoft365 Copilot waarmee je snel een agent maakt met beperkte instructies. Copilot Studio is een volwaardig low-code platform waarmee je geavanceerde agents bout die ook acties kunnen uitvoeren en koppelen met andere systemen.
3. Kan een Copilot-agent vertrouwelijke HR-informatie lekken naar medewerkers?
Nee, de agent respecteert de bestaande SharePoint-rechten. Als een medewerker geen toegang heeft tot een document, kan de agent ook geen informatie daaruit geven. Je beheert toegangsrechten dus gewoon via SharePoint zelf.
4. Hoe zorg ik dat de agent alleen actuele informatie geeft?
Door je SharePoint site consequent bij te houden en verouderde documenten te verwijderen of te archiveren. De agent is zo goed als de informatie waarop hij draait, een schone informatiestructuur is de absolute basisvoorwaarde.
5. Werkt een Copilot Studio-agent ook op mobiel?
Ja. Agents die beschikbaar zijn via Teams of Copilot Chat zijn ook toegankelijk via de mobiele Teams-app.
Wil je weten of jouw SharePoint HR-intranet klaar is voor Copilot? 👇
Wij helpen HR-teams bij het opzetten van een solide People Hub én het slim inzetten van AI-mogelijkheden zoals Copilot. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek dan kijken we samen wat de beste stap is voor jouw organisatie.
