AS Watson kennen we vooral van Kruidvat, Trekpleister en ICI Paris XL. Maar achter de winkels draait een grote kantoororganisatie waar dagelijks honderden medewerkers schakelen met de HR-afdeling. Informatie over arbeidsvoorwaarden en HR-regelingen stond verstopt in een uitgebreid PDF-handboek. Niet uitnodigend om te lezen, lastig te vinden en daardoor kwamen veel vragen alsnog bij HR terecht.
De vraag aan HR Future Proof: maak HR-informatie voor kantoormedewerkers in Nederland makkelijk vindbaar, begrijpelijk en prettig om mee te werken. En zorg ervoor dat medewerkers meer zelf kunnen regelen, zodat er minder losse vragen bij HR belanden.
De situatie: HR-regelingen verstopt in een PDF-handboek
Voor de kantoormedewerkers in Nederland was het oude personeelshandboek weinig gebruiksvriendelijk. Het was te bereiken via het intranet WatsInOffice, maar medewerkers wisten het vaak niet te vinden. Ook waren er veel andere plekken waar informatie over HR-regelingen en Learning & Development te vinden was. Dat maakte het lastig om overzicht te houden: voor medewerkers én voor HR.
De aanpak: van personeelshandboek naar People Plaza
We begonnen met een inventarisatie van alle HR-onderwerpen en brachten via een card-sort brainstorm een logische samenhang aan. Op basis daarvan ontwikkelden we People Plaza: een moderne SharePoint-site, bereikbaar via het huidige intranet WatsInOffice. Het PDF-handboek maakte plaats voor een overzichtelijk platform waarin HR-informatie is opgebouwd rond de employee journey.
Ook de vormgeving kreeg aandacht. Met het online huisstijlhandboek en de bestaande fotografie van AS Watson maakten we een herkenbare homepagina met de nieuwe hero-carrousel in SharePoint. Deze wordt gebruikt om bepaalde zaken te spotlighten, bijvoorbeeld persoonlijke ontwikkeling of het Career Framework, dat we ook voor AS Watson hebben ontwikkeld.
Belangrijk was het onderscheid tussen wat een medewerker nodig heeft en wat er specifiek bij leidinggevenden hoort. Daarom heeft People Plaza twee menu’s: één voor medewerkers en een apart menu voor leidinggevenden, met onderwerpen als recruitment, onboarding, ontwikkeling, performance management en contractuele zaken.
“Jullie advies, kunde, flexibiliteit en duidelijke ondersteuning, gecombineerd met de enorme drive om iets moois voor de klant neer te zetten, waarderen we enorm. Jullie kennen onze organisatie inmiddels goed en begrijpen wat wel en niet bij ons past.”
– Karin Verfuurden, HR Business Partner bij AS Watson
Zo lanceerde AS Watson het nieuwe HR-platform
Bij een grote organisatie is het belangrijk om aandacht te geven aan de introductie, zodat medewerkers weten waar ze moeten zijn en hoe het werkt. Daarom koos AS Watson voor een duidelijke en aantrekkelijke lancering.
Rond de livegang werd een mix van middelen ingezet:
- een rondleidingvideo door People Plaza
- flyers in samenwerking met hun designbureau
- communicatie voor verschillende doelgroepen (HR, leidinggevenden en medewerkers)
- zichtbaarheid in bestaande interne kanalen.
Zo kreeg People Plaza een plek in de interne talkshow Bijpraten met Ed, waar belangrijke projecten worden uitgelicht.
Het resultaat: alle HR-informatie op één centrale en aantrekkelijke plek
Vanaf de start waren de reacties positief. People Plaza werd ervaren als “makkelijk toegankelijk” en “veel overzichtelijker dan het oude handboek”. Medewerkers kunnen HR-informatie nu via één centrale plek benaderen, in plaats van via een los PDF-document.
Het platform zorgde concreet voor drie belangrijke verbeteringen:
- Leidinggevenden hebben nu één duidelijke plek voor informatie dat hen helpt bij HR-processen, waaronder recruitment, onboarding en performance.
- Het oude PDF-personeelshandboek is volledig vervangen door een moderne, gebruiksvriendelijke omgeving.
- Alle losse informatie vanuit recruitment, L&D en andere HR-teams is gebundeld, zodat medewerkers niet langer hoeven te zoeken in verschillende mappen en systemen.
Vanuit verschillende teams kwam waardevolle feedback binnen. Inmiddels zijn we zelfs gestart met de ontwikkeling van People Plaza België.
Wat AS Watson hiermee bereikt
People Plaza laat zien wat er gebeurt als je een stoffig personeelshandboek vervangt door een platform dat is ingericht rond de employee journey én dit stevig lanceert in de organisatie. Voor de kantoormedewerkers van AS Watson betekent het één herkenbare plek waar je sneller vindt wat je nodig hebt en waar HR minder vaak dezelfde vragen hoeft te beantwoorden.
Wil je ook een HR-omgeving die helder, modern en fijn in gebruik is? Plan een korte demo — we denken graag met je mee.
