AS Watson is marktleider in health & beauty en beter bekend van winkelformules zoals Kruidvat, Trekpleister en ICI Paris XL. Op het hoofdkantoor van de Benelux in Renswoude werken zo’n 1000 medewerkers. Al een tijd was er de behoefte aan een gesimplificeerd en transparant functiehuis. Dit om medewerkers meer duidelijkheid te bieden waar hun rol zich bevindt in de organisatie en wat mogelijke paden zijn in hun ontwikkeling en verdere loopbaan. In dit klantverhaal lees je hoe het AS Watson Career Framework tot stand is gekomen. Een interactief functiehuis waar andere organisaties een voorbeeld aan kunnen nemen!
De situatie: van 500 verschillende functies naar 32 functiefamilies
In het eerste gesprek met Annemieke Post (Senior Compensation & Benefits Specialist) en Karin Verfuurden (Senior HR Business Partner) vertelden ze ons over de reis die ze er al op hadden zitten. In een iteratief proces met managers en HR, onder begeleiding van Korn Ferry, waren 500 verschillende functies al teruggebracht tot een overzichtelijke 32 functiefamilies, verdeeld over 8 clusters. Dit vormde het nieuwe Career Framework. Hierna volgde het plotten van de verschillende functies in het nieuwe Framework. Een zorgvuldig proces waarbij de managers, samen met hun HR Business Partner, functies plaatsen in de meest passende functiefamilie op het juiste niveau. Alles bij elkaar een hels karwei!
Functiehuis, functiefamilie, cluster: wat is dat eigenlijk?
Een functiehuis is een kapstok van alle functies binnen een organisatie. Het wordt gebruikt voor functiewaardering, personeelsplanning, ontwikkeling en loopbaanpaden. Een functiefamilie is een groepering van functies die qua werkveld en competenties gelijk zijn. Een voorbeeld van een functiefamilie binnen AS Watson is Online Merchandise of Accounting & Reporting. Een cluster groepeert en beschrijft activiteiten die op type mens en werk overeenkomen. Een voorbeeld van een cluster binnen AS Watson is Commercieel of Sturing & Toezicht.
De wens: een interactief functiehuis als tool om te ondersteunen in loopbaan- en ontwikkelgesprekken
Fantastisch natuurlijk, zo’n simplificatie van een functiehuis. Daar worden we als HR erg blij van, maar what’s in it for de medewerker? Het idee was dat medewerkers het nieuwe Career Framework zouden kunnen gebruiken als kompas om door de organisatie heen te navigeren. Waar bevindt mijn functie zich ten opzichte van andere functies? Welke competenties heb ik nodig voor functie A of B? Wat is er nodig om een horizontale of verticale stap te maken?
En dat is precies waar wij als HR Future Proof voor werden aangehaakt. Aan ons de taak om het functiehuis te visualiseren in een interactieve digitale tool.
De aanpak: alle krachten gebundeld in één project
De uiteindelijke oplossing bestond uit verschillende facetten en het hele HR Future Proof team was dus ook betrokken in dit project. Pietje Precies, het vaste designbureau van AS Watson, leverde het visuele ontwerp aan voor het Career Framework. Dit werd door Anneloes omgezet in een klikbare Microsoft PowerApp. Deze app werd ´gevoed´ vanuit een database in SharePoint. Anne zorgde ervoor dat alle informatie (denk aan o.a. verantwoordelijkheden en competenties), hier goed in was vastgelegd. Eline maakte de go-live video’s en Q&A’s en ontwikkelde een SharePoint-site voor deze ondersteunende materialen.
Op go-live dag ontvingen alle medewerkers een e-mail met de bevestiging van hun functiefamilie en cluster. Een handeling waar behoorlijk wat tijd in kan gaan zitten, maar niet met Esmee on board! Zij zorgde er met Microsoft PowerApps voor dat deze mailmerge automatisch verstuurd werd.
Al deze stappen moesten naadloos op elkaar aansluiten en hiervoor waren we continu in contact met Annemieke en Karin.
“HR Future Proof combineert technische Microsoft 365 kennis met kennis over HR. Ze stellen de vraag achter de vraag waardoor ons eindproduct nog beter aansluit en echt future proof is. Korte lijnen, resultaatgericht, goed projectmanagement” (Annemieke Post, Senior Compensation & Benefits).
Het resultaat: een modern functiehuis, toegankelijk via SharePoint
Voor deze oplossing combineerden we verschillende Microsoft applicaties. Een logische keuze, want binnen AS Watson werd al volop gewerkt met Microsoft365. Voor de kantoormedewerkers is ‘WatsinOffice’ (een SharePoint intranet) het startpunt. Via dit platform kunnen medewerkers het nieuwe Career Framework benaderen.
Gemakkelijk navigeren én beheren
Eenmaal in het Career Framework zijn er verschillende manieren om te navigeren. Medewerkers kunnen een cluster openen, een functiefamilie kiezen en vervolgens de belangrijkste kenmerken lezen. Willen ze meer weten? Dan genereren ze met één druk op de knop een volledig functieprofiel in PDF. Het updaten en beheren van deze functieprofielen is voor HR niet langer meer een gedoe. De database in SharePoint is hun single-point-of-truth. Passen ze daar informatie aan, dan wordt dit instant overal aangepast.
Een andere optie voor medewerkers is om te starten vanuit het competentie-overzicht. Hier zien ze in één oogopslag welke competenties in welke functiefamilies terugkomen. Deze informatie kunnen ze gebruiken om potentiële loopbaanpaden te ontdekken.
Hoe nu verder?
Het Career Framework werd in eerste instantie alleen voor Nederland uitgerold. Maar sinds april 2024 kunnen ook de Belgische collega’s gebruikmaken van de tool. Zowel in het Nederlands, als in het Frans!
“Het Career Framework bevat voor mij alle relevante informatie bij elkaar: over mijn functie, welke competenties ik kan ontwikkelen en welke andere interessante werkgebieden er zijn binnen AS Watson. En dat in maar een paar klikken!”
Voor de toekomst zijn er nog een hele hoop mooie functionaliteiten te bedenken. Om het voor medewerkers nog relevanter te maken zouden we bijvoorbeeld video’s kunnen toevoegen van verschillende medewerkers, zodat ze een beter beeld kunnen vormen van het werk dat gedaan wordt binnen de organisatie. Daarnaast zouden we het opleidingsaanbod kunnen tonen bij geselecteerde competenties. En zouden we ’vaak doorlopen loopbaanpaden’ kunnen highlighten. Genoeg mogelijkheden dus!
Enthousiast na dit voorbeeld van een interactief functiehuis?
Is er binnen jullie organisatie ook behoefte aan meer duidelijkheid rondom functies en loopbaanpaden? En maakt jullie organisatie gebruik van Microsoft 365? Wij denken graag met je mee, plan hier een vrijblijvend gesprek in.
Meer weten over een interactief functiehuis? Lees hier meer over de mogelijke functionaliteiten en de implementatie van zo’n applicatie.
