Je HR-platform kan nog zo goed ingericht zijn: als medewerkers niet weten dat het bestaat of hoe ze het moeten gebruiken, dan mist het zijn doel.
Een sterke introductie is daarom net zo belangrijk als de bouw zelf.
Wanneer wij organisaties helpen met de ontwikkeling van een People Hub – hét HR-intranet in SharePoint en Microsoft Teams – denken we vanaf het begin mee over de lancering en activatie.
In deze blog delen we onze favoriete praktische én creatieve ideeën om jouw HR-platform op een leuke en effectieve manier te lanceren.
1. Betrek medewerkers vóór de lancering van het HR-platform
Laat een nieuw HR-platform niet als een verrassing uit de lucht vallen.
- Start met een korte survey: vraag wat mensen missen of nodig hebben.
- Vorm een focusgroep om navigatie en look-and-feel te testen.
- Laat medewerkers meedenken over de naam – bijvoorbeeld via een poll in Teams of Viva Engage.
Zo ontstond bijvoorbeeld Oikonnect bij Oikocredit (LINK): een originele naam die perfect past bij het doel van hun platform – mensen verbinden met elkaar en de organisatie.
2. Maak van HR je grootste ambassadeur
Het HR-team krijgt de meeste vragen van medewerkers. Als zij weten hoe het nieuwe platform werkt en wat er precies te vinden is, kunnen ze collega’s helpen om zélf het antwoord te vinden.
- Geef HR-collega’s een actieve rol in het project: wij laten ze bijvoorbeeld SharePoint pagina’s over arbeidsvoorwaarden en HR-regelingen maken of reviewen.
- Organiseer een korte demo of training waarin je de belangrijkste onderdelen laat zien.
Zo verandert HR van vraagbaak in gids.
3. Betrek leidinggevenden actief bij de introductie van het HR-platform
Leidinggevenden spelen een sleutelrol. Zij begeleiden medewerkers bij onderwerpen als verzuim en ontwikkeling: en die processen hebben vaak een plek in een HR-platform.
Op de People Hub van Budget Thuis (link) is er bijvoorbeeld een aparte sectie voor leidinggevenden: met uitleg over HR-processen, hun rol daarin en wat ze van HR kunnen verwachten.
Plan daarom aparte communicatie- of trainingsmomenten voor deze groep.
4. Maak een activatieplan voor de lancering van het HR-platform
Een goede introductie vraagt om een plan:
- Breng alle doelgroepen in kaart en bepaal what’s in it for them. Denk ook aan medewerkers zonder vaste werkplek: bied hen een ander communicatiekanaal of offline materiaal.
- Gebruik bestaande momenten, zoals een leadership meeting of all-hands, om het platform te presenteren.
- Zet nieuwsberichten, visuals en aankondigingen klaar.
👉 Wist je dat iemand een boodschap gemiddeld zeven keer moet zien voordat die blijft hangen? Je kunt dus bijna niet over-communiceren.
Met Go Live Essentials helpen we je om zo’n activatieplan te maken – en te realiseren.
5. Maak het HR-platform zichtbaar: online én offline
Breng het platform tot leven:
- Hang posters of flyers op, zoals bij COG en AS Watson.
- Maak een korte video-tour waarin je de belangrijkste functionaliteiten belicht. Het hoeft echt niet perfect!
Of kies iets speels: bij Xebia organiseerden we een online treasure hunt met clues op het platform. Zo leerden medewerkers al spelend navigeren.
6. Vier de livegang van het nieuwe HR-platform🎉
Een HR-platform bouw je samen: met HR, Communicatie, IT én gebruikers.
Sta stil bij het moment van livegang: een taart, ballonnen of een bedankbericht aan het projectteam.
Kleine gebaren versterken trots en eigenaarschap.
7. Blijf luisteren en verbeteren
Na de lancering begint het pas. Vraag actief om feedback: wat werkt goed, wat mist nog?
Bij HR Future Proof gebruiken we die input in de Keep it Future Proof-cyclus: het supportjaar waarin we de People Hub blijven verbeteren en top of mind houden bij beheerders én gebruikers.
Tot slot
Een goed HR-platform ontwikkelen is stap één. Het laten leven is stap twee.
Meer weten over Go Live Essentials of sparren over de ontwikkeling van een People Hub?
👉 Plan een demo
