RENN4 is een onderwijsorganisatie met meer dan 30 locaties in Groningen, Friesland en Drenthe. Ze verzorgen gespecialiseerd onderwijs voor leerlingen met specifieke behoeftes op het terrein van leren en gedrag. Iedere dag werken medewerkers van RENN4 aan de ontwikkeling van leerlingen en jongeren die professionele begeleiding en ondersteuning nodig hebben om eruit te halen wat erin zit voor hun deelname aan de samenleving. Daarvoor werkt RENN4 nauw samen met zorg- en jeugdinstellingen, bedenken ze nieuwe onderwijsvormen en innoveren ze hun onderwijs. In deze klantcase vertellen we je graag meer over hoe RENN4 informatie en communicatie heeft gecentraliseerd en hoe SharePoint voor het onderwijs kan worden ingezet.
Wat was de uitdaging van RENN4?
Met zoveel medewerkers verspreid over verschillende locaties is het best een puzzel om alle informatie en communicatie makkelijk vindbaar en toegankelijk te maken voor medewerkers. RENN4 had al een intranet in SharePoint maar was op zoek naar manieren om deze nog efficiënter en gebruiksvriendelijker in te richten. Daarnaast stond informatie op verschillende plekken en bestonden er meerdere sites. Vragen als ‘Hoe zorg je ervoor dat onze regelingen niet verstopt raken?’ en ‘Hoe stimuleer je medewerkers deze informatie ook echt te gaan bekijken?’ stonden centraal. De look & feel van het intranet kon ook wel een likje verf gebruiken.
Onze oplossing
Één centrale plek: SharePoint voor het onderwijs
Beleidsdocumenten, nieuws uit de organisatie en arbeidsvoorwaarden: alles heeft een logische plek gekregen. We hebben samen met RENN4 één centrale en aantrekkelijke plek ontwikkeld voor zowel communicatie en belangrijke updates, als informatie over de organisatie en HR. De focus lag echt op versimpelen en vereenvoudigen: van een veelheid aan SharePoint-sites naar één geïntegreerd platform.
Meer voorbeelden zien van andere aantrekkelijke SharePoint pagina’s? Lees dan deze blog.
Ruimte voor iedere afdeling
De verschillende afdelingen, zoals ICT, Financiën, Bestuurssecretariaat, Onderwijsadvies & Onderzoek, Communicatie en Huisvesting & Facilitair, hebben ook een plek gekregen op het intranet. Daar kunnen zij informatie delen over bijvoorbeeld belangrijke procedures en links naar de meest gebruikte systemen. Ook is het meteen duidelijk met wie je waarvoor contact op kunt nemen mocht je er nog niet uitkomen met de informatie op het intranet. SharePoint voor het onderwijs is dus
Organisatienieuws en een nieuwsbrief
RENN4 deelt nieuws met alle medewerkers, maar heeft ook specifiek nieuws voor leidinggevenden. Hiervoor hebben we twee rubrieken ingericht, waarbij het leidinggevende-nieuws alleen zichtbaar is voor leidinggevenden.
De nieuwsbrief, die eerst gemaakt werd in een externe tool, wordt nu ook via SharePoint nieuws aangemaakt. Direct vanuit het intranet wordt deze naar de inbox van medewerkers verstuurd. Geen externe systemen meer dus, en alle informatie blijft binnen RENN4’s beveiligde omgeving netjes gearchiveerd (en dus later ook weer vindbaar). Een mooi voorbeeld van de voordelen van SharePoint voor het onderwijs!
Marc van der Aa, extern projectleider bij RENN4, over het resultaat:
“Het eindresultaat mag er zijn! Waar we begonnen met het idee om alleen de HR-informatievoorziening te centraliseren en in een nieuw jasje te steken, werd het al gauw een organisatie breed project. Ik ben er erg trots op dat we in een tijdsbestek van 4 maanden een modern platform voor de informatievoorziening binnen RENN4 hebben weten te realiseren. Daar kan de organisatie weer lange tijd mee vooruit. Echter, mijn belangrijkste advies is om te blijven door ontwikkelen, want er is nog zoveel meer mogelijk!“
Projectuitvoering & samenwerking
Het project werd uitgevoerd in verschillende fases. We begonnen met een centrale homepagina voor nieuws en algemene organisatie informatie. Vervolgens hebben we daar verschillende afdelingssites aan toegevoegd waarbij HR de spits afbeet.
In dit project hebben we samengewerkt met medewerkers van verschillende afdelingen binnen RENN4, dat werd aangestuurd door extern projecteider Marc van der Aa. Voor iedere afdeling was er een apart aanspreekpunt waar we nauw contact mee hadden. Dat werkte heel prettig!
Dit zegt Marc over de samenwerking:
“Er was een goede opbouw in project van A tot Z. Ik vond het een fijne manier van samenwerken en we zijn eigenlijk geen bijzondere zaken tegengekomen waar we niet uitkwamen met elkaar.”
SharePoint voor het onderwijs is niet iets nieuws voor ons. Ook Stichting Zonova, Zeister Vrije School en Vrije School Den Haag hielpen wij hiermee op weg. Benieuwd hoe zo’n traject in zijn werk gaat? Bekijk dan deze pagina: In 7 fases naar jouw People Hub.
