Het UMC (Universitair Medisch Centrum Utrecht) is een academisch ziekenhuis dat verbonden is aan de Universiteit Utrecht. Binnen de zorgorganisatie met ruim 12.000 medewerkers vinden veel veranderingen plaats. Zo ook op de afdeling Personeel & Organisatie (P&O). De afgelopen periode heeft er een transformatie plaatsgevonden met als uitgangspunt ‘de uniformering van P&O’. Dit heeft veranderingen teweeg gebracht rondom verantwoordelijkheden binnen HR processen.
Sinds enkele jaren werkt het UMC Utrecht namelijk al zo dat de leidinggevende de regie heeft over de in- door en uitstroom van medewerkers. Alleen is dit niet altijd even consistent doorgevoerd in de divisies en directies. De herinrichting van P&O brengt dit boven tafel, wat voor veel leidinggevenden betekent dit dat ze sinds kort verantwoordelijkheden hebben gekregen die ze voorheen nog niet hadden. En in sommige gevallen betekent het ook dat secretariaten er nieuwe administratieve taken rondom HR processen bij krijgen om de managers te ondersteunen.
Uitdaging: leidinggevenden ondersteunen in P&O processen
Na deze herinrichting van P&O bleek er de noodzaak om leidinggevenden beter te ondersteunen bij hun verantwoordelijkheden in HR processen. Voorbeelden hiervan zijn indiensttreding of verzuim. Vooral doordat de juiste informatie op het verouderde intranet niet altijd snel toegankelijk was voor leidinggevenden, besloot het P&O team van het UMC dat er op korte termijn een oplossing moest komen.
Dankzij de in Microsoft Powerapps gecreëerde ‘P&O Wegwijzer voor leidinggevenden’ heeft HR Future Proof ervoor gezorgd dat HR processen op een zo gebruiksvriendelijke manier toegankelijk zijn geworden voor leidinggevenden binnen het UMC. Met de livegang van een eerste pilot binnen één maand na het eerste contact!
Aanleiding: HR processen gebruiksvriendelijk in kaart brengen
Jacobien Phaff is als Senior Projectmanager a.i. binnen het UMC verantwoordelijk voor meerdere onderdelen in de P&O transformatie. Nu leidinggevenden verantwoordelijk zijn voor het oppakken van personeelsgerelateerde vraagstukken, is de beschikbaarheid van de juiste informatie heel belangrijk. Alle P&O informatie is te vinden op het UMC intranet en door kennis experts al omgezet in workflows. Maar deze workflows bleken in de praktijk niet altijd even begrijpelijk voor een leidinggevende.
Visuele HR tool voor leidinggevenden
Hierdoor besloot Jacobien om contact op te nemen met Eline en Anneloes van HR Future Proof. Ze was al bekend met het werken met Microsoft 365 en zag binnen het UMC een kans om HR processen te automatiseren en digitaliseren. Het doel van deze samenwerking was dan ook om een visuele tool te ontwikkelen die leidinggevenden digitaal aan de hand neemt bij de te volgen stappen tijdens bijvoorbeeld onboarding of verzuim.
Passende HR oplossing binnen een maand
Binnen twee weken na het eerste contact, werd door HR Future Proof een video demo van de mogelijke oplossing getoond. Doordat de video demo heel duidelijk toonde hoe de Wegwijzer er uiteindelijk uit zou komen te zien, waren veel betrokkenen direct al heel enthousiast.
“Het ziet er veel mooier uit dan ik verwacht had!”
Oplossing: HR wegwijzer voor de juiste P&O informatie
De ‘P&O Wegwijzer voor leidinggevenden’ is een in PowerApps ontwikkeld stappenplan voor personeelsgerelateerde processen. Het is een interactieve tool die op het juiste moment de weg wijst naar de benodigde informatie. Je kunt het zien als een gedigitaliseerde workflow, waarbij de tool door middel van een opvolging van taken doorverwijst naar de plek waar de benodigde informatie staat. Heel gebruiksvriendelijk, toegankelijk en gemakkelijk om mee te werken. De Wegwijzer bevat zelf geen formulieren of documenten, maar verwijst door naar de juiste plek waar deze wel staan.
Voorbeeld van een digitale HR workflow
Bijvoorbeeld: je hebt als leidinggevende te maken met een zieke medewerker. Door in de Wegwijzer te klikken op ‘verzuim’, zie je stap-voor-stap wat je op welk moment moet doen. Zo word je niet in één keer overladen met veel te veel informatie, maar weet je als leidinggevende precies wat er wanneer wordt verwacht. Dit stappenplan is naast verzuim ook ingericht voor andere P&O processen, zoals indienst- en uitdiensttreding.
Digitalisering van HR processen
Momenteel kunnen leidinggevenden in de tool terecht voor begeleiding op het gebied van indiensttreding, wijzigen dienstverband en verzuim. Nu de eerste livegang een succes is, kunnen ook andere HR processen modulair worden toegevoegd. Op dit moment wordt er gewerkt aan detachering en uitdiensttreding en daar komen nog andere veelvoorkomende personeelsgerelateerde processen bij.
Samenwerking HR en IT – gefaseerd werken
De Wegwijzer wordt modulair gebouwd. Dit betekent dat er nieuwe processen als modules kunnen worden toegevoegd. Deze manier van Agile werken past bij zowel de afdelingen IT en P&O van het UMC als HR Future Proof.
“We zijn live gegaan toen drie werkprocessen een voldoende kregen en werkbaar waren, maar nog niet perfect. Zo kun je direct wat laten zien aan de leidinggevenden en feedback ophalen, in plaats van afwachten tot je een volledig product oplevert. Het is heel mooi om iets te kunnen geven waar mensen al direct iets aan hebben.” aldus Roos, als werkstudent zeer betrokken bij dit project.
Ook de IT afdeling van het UMC was heel benieuwd en betrokken, doordat ze nog nooit eerder een PowerApps oplossing toegepast hadden. Dit is een mooi voorbeeld hoe HR voorloper kan zijn op het gebied van technologie. En hoe vervolgens verschillende specialismen van elkaar kunnen leren.
Vervolgstappen: bredere uitrol en ophalen feedback
De aankomende tijd stelt het UMC de ‘P&O Wegwijzer voor leidinggevenden’ beschikbaar voor meerdere afdelingen. En dankzij de ingebouwde feedback knop kunnen alle gebruikers de gewenste verbeteringen ook nu nog blijven doorgeven. De meeste van deze verbeteringen kunnen HR experts van het UMC zelf doorvoeren. Zij hebben hiervoor geen kennis nodig van PowerApps, maar zij kunnen teksten en linkjes in de app zelf aanpassen binnen Microsoft Teams. Hiermee houdt het P&O team de Wegwijzer dus grotendeels zelf in onderhoud.
“Ik zou andere organisaties aanraden om Microsoft 365 en specifiek Microsoft Teams in te zetten om HR processen te automatiseren en digitaliseren. En hiermee alles gemakkelijk in eigen onderhoud te houden.
Wat het UMC zegt over de samenwerking met HR Future Proof
Jacobien: “Ik ben heel positief over de samenwerking met Eline en Anneloes. Ze hebben een enorme kracht in doorpakken, opleveren en meteen resultaten leveren. Door dingen heel praktisch en toepasbaar te maken en door iets te laten zien in plaats van heel lang praten konden we snel live. Ik kijk dan ook met ontzettend veel plezier en trots terug op dat we dit zo snel en goed hebben kunnen integreren.
Roos: “Ik heb de samenwerking als heel prettig ervaren. Alles verliep heel soepel, ze hebben heel snel gehandeld, waren flexibel en we hebben ze altijd heel snel kunnen bereiken. Al met al kijk ik er echt super positief op terug en was het heel leerzaam. Daarbij vind ik dat we uiteindelijk een heel mooi product aan het opleveren zijn”.
Ook interesse in het gebruik van PowerApps voor HR processen?
De ‘Wegwijzer voor leidinggevenden’ is een Microsoft PowerApp. Dit is een applicatie binnen de Microsoft Teams omgeving waarmee je relatief snel maatwerkoplossingen kunt creëren voor verschillende HR vraagstukken. Naast de Wegwijzer kun je ook PowerApps oplossingen ontwikkelen voor bijvoorbeeld onboarding of performance management.
Heb jij een HR vraagstuk over de digitalisering van HR processen? En ben je benieuwd naar wat er allemaal mogelijk is met Microsoft 365, met apps zoals PowerApps? Of zitten jullie binnen je organisatie met een soortgelijk HR vraagstuk als bij het UMC en ben je geïnspireerd geraakt voor bovenstaand verhaal? Stuur ons dan een berichtje, want we gaan graag met je in gesprek om te kijken of we je op weg kunnen helpen!
