Zoals je misschien in mijn eerdere blog post over de 6 meest waardevolle Microsoft programma’s voor HR hebt gelezen, is PowerApps op dit moment mijn favoriete programma om HR processen te automatiseren.
Waarom PowerApps?
Omdat je met relatief weinig tijd en technische kennis applicaties kan ontwikkelen om HR processen te digitaliseren en te automatiseren. Je moet wel een beetje handig zijn met systemen en goed in processen kunnen denken. Power Automate en PowerApps zijn onderdeel van de Microsoft omgeving dus je hebt er geen externe systemen voor nodig. Dit maakt het zeer veilig en gebruiksvriendelijk voor medewerkers!
In deze blog zal ik jullie laten zien wat PowerApps is en hoe je het kan toepassen om HR processen te automatiseren.
Maar eerst: wat is PowerApps eigenlijk?
PowerApps is samen met PowerBI en Power Automate onderdeel van het Power Platform van Microsoft. Het is een low-code ontwikkel omgeving die qua look en feel vergelijkbaar is met PowerPoint. Een low-code ontwikkelplatform maakt het mogelijk om met weinig of geen programmeerkennis software te ontwikkelen. Dit resulteert in een nieuwe trend in de digital workspace: er zijn steeds meer citizen developers actief. Oftewel: medewerkers die geen achtergrond hebben als developer, maar die voldoende kennis hebben van organisatieprocessen en, met een programma als PowerApps, zélf aan de slag kunnen om processen te automatiseren. Dus ook jij kan dit voor HR!
Met PowerApps schrijf je geen code in bijvoorbeeld JavaScript, .NET, PHP of Python. Je gebruikt in PowerApps voornamelijk formules die op Excel formules gebaseerd zijn. Het uiteindelijke resultaat kan een mobiele app zijn, maar je kunt het gedigitaliseerde proces ook integreren op bijvoorbeeld een SharePoint page of Teams omgeving. Zo is het voor iedereen gemakkelijk te benaderen. Veel bedrijven werken met Microsoft en hebben daarmee ook toegang tot PowerApps. Het programma wordt steeds bekeneder en zit daarom in een flinke groeispurt. Microsoft lanceert elke maand updates die het maken, publiceren en gebruiken van de Apps verbeteren.
En hoe werkt PowerApps?
Je maakt in PowerApps schermen aan zoals je in PowerPoint slides zou aanmaken. Deze schermen kan je vervolgens vullen met tekst, foto’s, plaatjes, formulieren, galerijen, grafieken, knoppen en meer. Knoppen worden gebruikt om een actie in gang te zetten, bijvoorbeeld om te navigeren naar een volgend scherm. Het is dus heel visueel ingesteld, en dat zorgt ervoor dat je er (ook zonder technische kennis) mee uit de voeten kan.
Ik heb hieronder een heel simpel voorbeeld gemaakt om jullie te laten zien hoe de basis functionaliteiten werken:
Je kan met zo’n knop ook ingevulde informatie ‘schrijven’ naar een database. Vaak is de database van een PowerApp een Sharepoint Lijst. Dit betekent dat je registraties voor een training met een formulier en een druk op de knop in een Sharepoint pagina kan opslaan. De acties die je met knoppen in gang kan zetten moet je in PowerApps met excel-achtige formules definiëren. Deze formules kan je hier vinden. Het vergt wat oefening en tijd voordat je ze zelf kan schrijven maar het is de moeite waard! Hoe eenvoudiger je een proces ontwerpt (ik teken ze van te voren altijd uit op papier), hoe sneller je het kan automatiseren in PowerApps.
Voor de liefhebber: Microsoft heeft een gratis learning omgeving met PowerApps cursussen.
Zodra je complexere processen wil automatiseren, kan je Power Automate koppelen. Ook kan je PowerBI koppelen voor processen die met data analytics te maken hebben.
PowerApps voorbeelden voor HR
Er zijn verschillende HR processen die je door middel van een PowerApp kan digitaliseren en automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan:
- Processen waarbij je medewerkers met elkaar wilt matchen:
Bijvoorbeeld: Buddy programma’s, mentoring en coaching programma’s en informele koffie momentjes.
- Processen waarbij je informatie van en voor medewerkers wilt registreren:
Bijvoorbeeld: Een learning academy, gespreksverslagen met managers, beoordelingsgesprekken, ontwikkelplannen en 360 feedback.
- Processen waarbij je medewerkers op een interactieve manier betrokken wilt maken/houden:
Bijvoorbeeld: Een interactief functiehuis, onboarding programma’s, preventieve gezondheid en engagement surveys.
- Processen waarbij medewerkers praktische acties moeten ondernemen:
Bijvoorbeeld: Declaratie indienen, werkplek reserveren en ziekte doorgeven.
Hier zijn een aantal voorbeelden van apps die we hebben ontwikkeld voor verschillende organisaties.
M Academy – GroupM
Een plek waar het trainingsaanbod van GroupM wordt getoond en waar medewerkers zich kunnen inschrijven en uitschrijven. Vrijwel alle praktische processen omtrent learning zijn geautomatiseerd. Het learning team kan zich daarom compleet focussen op de kwaliteit van het aanbod.
–
Career Framework – AS Watson
Een interactief functiehuis waarin stoffige functieprofielen zijn vervangen door klikbare profielen met eigen competenties, differentiërende factoren en verantwoordelijkheden. Zo kan iedere medewerker zijn of haar eigen carrièrepad definiëren!
Contact HR – Versuni (voormalig Philips Domestic Appliances)
Een eenvoudig ticket systeem speciaal ingericht voor HR tickets. Medewerkers kunnen snel een HR vraag stellen in een bepaalde categorie en het ticket wordt automatisch toegewezen naar de juiste HR medewerker in het juiste land (Versuni zit in 52 landen!). Tegelijkertijd wordt er data verzameld aan de achterkant zodat de HR processen weer verder aangescherpt kunnen worden!
Is jouw organisatie ook toe aan het automatiseren van HR processen in een PowerApp in Microsoft Teams of SharePoint? Neem dan contact op voor de mogelijkheden! Of kijk verder in onze ‘Slimme Apps catalogus’.
