HR processen automatiseren in Microsoft PowerApps [deel 1]

door | nov 9, 2020 | 0 Reacties

Zoals je misschien in mijn eerdere blog post over de 6 meest waardevolle Microsoft programma’s voor HR hebt gelezen, is PowerApps op dit moment mijn favoriete programma om HR processen te automatiseren.

Waarom PowerApps?

Omdat je met relatief weinig tijd en technische kennis applicaties kan ontwikkelen om HR processen te digitaliseren en te automatiseren. Je moet wel een beetje handig zijn met systemen en goed in processen kunnen denken. PowerApps is onderdeel van de Microsoft omgeving dus je hebt er geen externe systemen voor nodig. Dit maakt het zeer veilig en gebruiksvriendelijk voor medewerkers!

In deze ‘PowerApps voor HR’ reeks zal ik jullie laten zien wat PowerApps is en hoe je het kan toepassen om HR processen te automatiseren.

Maar eerst: wat is PowerApps eigenlijk?

PowerApps is samen met PowerBI en Power Automate onderdeel van het Power Platform van Microsoft. Het is een low-code ontwikkel omgeving die qua look en feel vergelijkbaar is met PowerPoint. Een low-code ontwikkelplatform maakt het mogelijk om met weinig of geen programmeerkennis software te ontwikkelen. Dit resulteert in een nieuwe trend in de digital workspace: er zijn steeds meer citizen developers actief. Oftewel: medewerkers die geen achtergrond hebben als developer, maar die voldoende kennis hebben van organisatieprocessen en, met een programma als PowerApps, zélf aan de slag kunnen om processen te automatiseren. Dus ook jij kan dit voor HR!

Met PowerApps schrijf je geen code in bijvoorbeeld JavaScript, .NET, PHP of Python. Je gebruikt in PowerApps voornamelijk formules die op Excel formules gebaseerd zijn. Het uiteindelijke resultaat kan een mobiele app zijn, maar je kunt het gedigitaliseerde proces ook integreren op bijvoorbeeld een SharePoint page of Teams omgeving. Zo is het voor iedereen gemakkelijk te benaderen. Veel bedrijven werken met Microsoft en hebben daarmee ook toegang tot PowerApps. Het programma wordt steeds bekeneder en zit daarom in een flinke groeispurt. Microsoft lanceert elke maand updates die het maken, publiceren en gebruiken van de Apps verbeteren.

En hoe werkt PowerApps?

Je maakt in PowerApps schermen aan zoals je in PowerPoint slides zou aanmaken. Deze schermen kan je vervolgens vullen met tekst, foto’s, plaatjes, formulieren, galerijen, grafieken, knoppen en meer. Knoppen worden gebruikt om een actie in gang te zetten, bijvoorbeeld om te navigeren naar een volgend scherm. Het is dus heel visueel ingesteld, en dat zorgt ervoor dat je er (ook zonder technische kennis) mee uit de voeten kan.

Ik heb hieronder een heel simpel voorbeeld gemaakt om jullie te laten zien hoe de basis functionaliteiten werken:

Je kan met zo’n knop ook ingevulde informatie ‘schrijven’ naar een database. Vaak is de database van een PowerApp een Sharepoint Lijst. Dit betekent dat je registraties voor een training met een formulier en een druk op de knop in een Sharepoint pagina kan opslaan. De acties die je met knoppen in gang kan zetten moet je in PowerApps met excel-achtige formules definiëren. Deze formules kan je hier vinden. Het vergt wat oefening en tijd voordat je ze zelf kan schrijven maar het is de moeite waard! Hoe eenvoudiger je een proces ontwerpt (ik teken ze van te voren altijd uit op papier), hoe sneller je het kan automatiseren in PowerApps.

Voor de liefhebber: Microsoft heeft een gratis learning omgeving met PowerApps cursussen.

Zodra je complexere processen wil automatiseren, kan je Power Automate koppelen. Ook kan je PowerBI koppelen voor processen die met data analytics te maken hebben.

PowerApps voorbeelden voor HR

Er zijn verschillende HR processen die je door middel van een PowerApp kan digitaliseren en automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Processen waarbij je medewerkers met elkaar wilt matchen:
    Bijvoorbeeld: Buddy programma’s, mentoring en coaching programma’s en informele koffie momentjes.
  • Processen waarbij je informatie van en voor medewerkers wilt registreren:
    Bijvoorbeeld: Gespreksverslagen met managers, beoordelingsgesprekken, ontwikkelplannen en 360 feedback.
  • Processen waarbij je medewerkers op een interactieve manier betrokken wilt maken/houden:
    Bijvoorbeeld: E-learnings, onboarding, preventieve gezondheid en engagement surveys.
  • Processen waarbij medewerkers acties moeten ondernemen:
    Bijvoorbeeld: Declaratie indienen, werkplek reserveren en ziekte doorgeven.

Dit is een voorbeeld van een PowerApp die we recent hebben ontwikkeld om medewerkers met elkaar te matchen. Het is een marktplaats om vraag en aanbod van werk binnen een bedrijf bij elkaar te brengen.

In deel 2 van deze reeks over HR processen automatiseren in Microsoft PowerApps gaan we wat meer de diepte in en werken we een aantal van deze voorbeelden verder uit!

Anneloes Dijkstra

Anneloes Dijkstra

Het wordt tijd dat we wat moderner worden in HR! Er zijn zoveel technische mogelijkheden die helaas niet worden benut. Ik ben blij dat ik me mag bezig houden met het ontwerpen en ontwikkelen van deze mogelijkheden!
Anneloes Dijkstra
Het wordt tijd dat we wat moderner worden in HR! Er zijn zoveel technische mogelijkheden die helaas niet worden benut. Ik ben blij dat ik me mag bezig houden met het ontwerpen en ontwikkelen van deze mogelijkheden!

Gerelateerde blogs

Comments

0 Comments

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *