Je kan veel winst behalen door HR processen te digitaliseren en automatiseren. Naast dat het veel tijd oplevert, verhoogt het ook de kwaliteit van je processen. Bovendien kan het ze ook nog een stuk leuker maken!
Veel bedrijven hebben een Microsoft 365 licentie maar maken hier nog geen optimaal gebruik van binnen de HR afdeling. Zonde, want deze applicaties zijn de afgelopen jaren zo ontwikkeld dat uitgebreide technische kennis niet noodzakelijk is om ermee aan de slag te kunnen. Ook jij kan dus HR processen digitaliseren en automatiseren! Naast dat dit je veel tijd oplevert, verhoogt het ook de kwaliteit van je HR processen en maakt het werk leuker. Voor jezelf, en voor de medewerker. In deze blog deel ik de 6 meest waardevolle Microsoft programma’s voor HR, en hoe je ze kan inzetten.
Voordat ik begin…
Toen ik jaren geleden voor het eerst in HR ging werken deden we vrijwel alles op papier en in excel. Arbeidsovereenkomsten werden geprint en ondertekend, beoordelingsformulieren werden per email verzonden en de inschrijvingen voor een training gingen van een A4’tje in de kantine naar een excel spreadsheet. En ondanks dat de technologie vaak al ruimschoots (en eenvoudig toegankelijk) aanwezig was, bleven wij als HR afdeling ver achter met het gebruik ervan.
Het heeft ook even geduurd voordat ik door had waar de kansen lagen voor digitalisering. Zoals elke HR medewerker had ik het veel te druk met ad-hoc werkzaamheden, en weinig tijd om oplossingen te verkennen die me op den duur tijd zouden besparen. Veel vaker zouden we even een dag(deel) afstand moeten doen van onze operationele processen, om te kijken waar we nu precies mee bezig zijn en hoe we dit slimmer kunnen doen. Gelukkig ben ik daar nu continu mee bezig. Sterker nog, ik heb een passie ontwikkeld voor het digitaliseren en automatiseren van HR processen! Lees meer over de 6 Microsoft programma’s die HR zou moeten benutten.
1. SharePoint
In SharePoint kan je op een visueel aantrekkelijke manier (met foto’s en filmpjes) informatie delen met je medewerkers. Dit platform bestaat al lang, maar is met de komst van Communication Sites sterk verbeterd omdat het veel eenvoudiger is om zelf een site te creëren die er op elk device goed uitziet.
Het leent zich uitstekend voor een ‘HR Hub’ (een digitaal HR platform) met daarin het digitale HR beleid en alle informatie over bijvoorbeeld onboarding, beoordeling en ontwikkeling. Zo zorg je voor minder vragen in de HR mailbox en meer autonomie van je werknemers.
Je kan in SharePoint ook een HR Service Desk bouwen. En je kan PowerApps (zie hieronder) integreren op een SharePoint pagina, zodat medewerkers direct een HR actie kunnen ondernemen (zoals direct een declaratie indienen, een ontwikkelplan maken of een HR verzoek naar de servicedesk kunnen sturen).
Waarvoor gebruiken: digitaal HR beleid, onboarding site, HR Service Desk
Ga naar de Microsoft Sharepoint website
2. PowerApps
PowerApps is mijn persoonlijke favoriet. Je kan in PowerApps (zoals de naam al zegt) applicaties maken voor zowel mobiel als desktop. En het is daardoor uitermate geschikt om allerlei HR processen in te automatiseren.
Op onze homepagina hebben we een aantal voorbeelden staan van HR processen die we recent gedigitaliseerd hebben in PowerApps. De applicaties zijn super gebruiksvriendelijk en relatief eenvoudig te ontwikkelen en beheren. Dat zorgt ervoor dat ze flexibel kunnen worden ingericht en dat de kosten laag blijven. Bedrijven veranderen zo snel dat dat steeds belangrijker wordt.
Ik heb tot nu toe gemerkt dat PowerApps de meeste ‘HR waarde’ kan toevoegen. Het is echter wel een complexer programma dus het is niet voor iedereen weggelegd.
Waarvoor gebruiken: HR processen zoals offboarding, beoordeling, mentoring programma’s, 360 feedback tools en ontwikkelingsplannen te digitaliseren en automatiseren (er zijn oneindig veel mogelijkheden)!
Bekijk onze homepage voor meer inspiratie en voorbeelden
3. Microsoft Teams
We kennen Teams inmiddels allemaal wel: dé tool voor online meetings, chatten en het samenwerken aan bestanden. Teams is een digitale werkplek: ‘het scherm dat je altijd open hebt staan’.
Samenwerken staat in Teams centraal. Je kan met elkaar snelle updates delen, tegelijkertijd aan een online PowerPoint presentatie werken, een team planning bijhouden en gedeelde documenten opslaan. Maar denk ook eens wat verder dan deze standaard functionaliteiten. Worstel je bijvoorbeeld met het onboarden van nieuwe medewerkers in deze tijd? Denk er dan eens aan om een Team in te richten voor new joiners. Je kunt hier een online welkom hosten, collega’s met elkaar verbinden en Planner/Trello integreren om suggesties te geven over wat iemand kan doen op zijn 1e dag, 1e week en verder. De mogelijkheden zijn eindeloos!
Waarvoor gebruiken: betere interne communicatie en samenwerking, HR kennis waarborgen, HR Team planning bijhouden, communities
4. Microsoft Forms
Forms is een super eenvoudig programma om vragenlijsten te versturen (net als Google Forms, Survey Monkey etc.). Je kan de vragenlijsten met meerdere mensen beheren, in meerdere talen vertalen en rondsturen via mail of in een SharePoint pagina verwerken. Je kunt het ook gebruiken om je online meetings interactiever te maken, door bijvoorbeeld een quiz te maken en live de resultaten te delen.
De belangrijkste reden om Forms te gebruiken (i.p.v. andere programma’s buiten de Microsoft omgeving van jouw bedrijf) is veiligheid. Alle data die je verzameld blijft namelijk veilig binnen jullie eigen omgeving en ligt niet bij externe bedrijven. Daarnaast kan je de data ook nog eens analyseren en visualiseren in PowerBI.
Waarvoor gebruiken: offboarding vragenlijst, medewerkerstevredenheid onderzoek, inschrijving voor trainingen, interactiviteit tijdens online vergaderingen
5. PowerBI
PowerBI behoort wat mij betreft ook absoluut tot één van de 6 meest waardevolle Microsoft programma’s voor HR. In PowerBI kan je namelijk data omzetten tot visuele dashboards. ‘Data driven HR’ – oftewel beslissingen nemen op basis van HR data – gaat hand in hand met deze dashboards. En om die data (die vaak in Excel sheets of databases staat) te kunnen gebruiken, zul je de data eerst moeten visualiseren.
PowerBI is qua visualisatie vrij gemakkelijk te gebruiken. Maar er is wel wat expertise vereist om de data uit jouw huidige data bronnen te halen en te transformeren naar bruikbare data. Binnenkort delen we tips over hoe je PowerBI zelf kan leren gebruiken om jouw eerste HR dashboard in elkaar te draaien!
Waarvoor gebruiken: HR Data visualiseren (verzuim, verlof, loonkosten, performance, ontwikkeling etc.)
6. Yammer
Yammer is een interactief intranet. Het lijkt een beetje op Facebook voor werk. Je kan er op een informele manier updates delen. Ook kan je groepen aanmaken op thema (bijvoorbeeld ‘Gezond thuis werken’, ‘Nieuwe medewerkers’ of ‘Bedrijfsupdates’).
Als Yammer op een goede manier wordt gebruikt, kan het de betrokkenheid van medewerkers flink verhogen. Een goede adoptiestrategie is echter noodzakelijk!
Waarvoor gebruiken: Informatie delen & betrokkenheid vergroten
Conclusie
Dit waren wat mij betreft de 6 meest waardevolle Microsoft programma’s voor HR. Het mooiste aan deze programma’s is eigenlijk de gezamenlijke werking. Door middel van Power Automate kan je de meeste programma’s met elkaar koppelen. En nog mooier: je kan ze met jouw eigen medewerkers-accounts synchroniseren. Zo hoeft niemand meer apart in te loggen en blijft alle persoonlijke informatie veilig binnen jullie eigen beveiligde omgeving.
Ik hoop dat deze blog voor wat ‘Digitale HR inspiratie’ heeft gezorgd! Je mag me uiteraard altijd contacten als je de mogelijkheden voor jouw HR afdeling verder wil verkennen.
