3 manieren om een FAQ te maken op jouw HR intranet in SharePoint

door | jun 15, 2021 | 0 Reacties

Op hoeveel verlofdagen kan ik rekenen bij mijn verhuizing? Hoe dien ik mijn declaratie in? Als HR schudden we zo een reeks vragen uit onze mouw waar we het antwoord op kunnen dromen. Maar het beantwoorden van deze simpele vragen vraagt veel van onze tijd. Medewerkers grijpen naar hun telefoon omdat informatie niet altijd beschikbaar is op een centrale plek. Antwoorden op deze vragen staan in een verouderde personeelsgids, verstopt op een lokale schijf. Of de antwoorden moeten ontleed worden uit lappen tekst op een intranet. Wij zorgen daarom altijd voor een duidelijk overzicht van veelgestelde vragen binnen een People Hub. Binnen SharePoint Online, en met behulp van andere Microsoft 365 apps, zijn er verschillende manieren om een FAQ in te richten. In deze blog laten we 3 manieren zien, van simpel en aantrekkelijk naar meer complex maar erg gebruiksvriendelijk.  

 
Optie 1: Combineer de webonderdelen ‘tekst’ en ‘snelkoppelingen’ met anchorlinks  

Ben je nog niet zo thuis in de wereld van Microsoft 365, dan is dit de meest eenvoudige oplossing. Je maakt enkel gebruik van de mogelijkheden binnen SharePoint Online om de door jouw geïdentificeerde FAQ op een aantrekkelijke manier te tonen. Voeg het webonderdeel ‘tekst’ toe aan een pagina en kopieer daar de veelgestelde vragen in. Veel informatie? Zorg dat je het webonderdeel ‘snelkoppelingen’ bovenaan de pagina opneemt. Door gebruik te maken van anchor links springt de medewerker snel naar de juiste plek op de pagina.  

Toon je alle FAQ op één pagina, dan blijft dit redelijk overzichtelijk. Maar herhaal je dit trucje voor verschillende subpagina’s, dan wordt het lastiger om de informatie up-to-date te houden.  Zéker wanneer je dezelfde vraag en antwoord op meerdere pagina’s terug laat komen.  

Wil je weten hoe je het webonderdeel ‘snelkoppelingen’ kunt gebruiken in SharePoint? Lees dan onze blog over aantrekkelijke SharePoint pagina’s maken.

Optie 2: Gebruik een SharePoint Lijst voor veelgestelde vragen  

Wij geven de voorkeur om binnen SharePoint een Lijst te gebruiken voor veelgestelde vragen. Dit levert je als beheerder van de FAQ veel voordelen op. In plaats van FAQ in tekst op een pagina op te nemen, sla je alles op in één centrale database. Je geeft de vragen labels mee en kunt verschillende weergaves aanmaken. Daardoor is het makkelijk om een set specifieke vragen op een pagina te tonen. Pas je de tekst van een vraag of antwoord aan in de Lijst, dan is dit overal zichtbaar. Een ander voordeel is dat verschillende mensen vragen kunnen toevoegen, maar dat de historie wel makkelijk te tracken is. Met Power Automate zou je kunnen instellen dat de eigenaar van een vraag na bijvoorbeeld een jaar een reminder ontvangt om de inhoud opnieuw te beoordelen.  

De look en feel van Lijsten in SharePoint is de afgelopen tijd verbeterd. Toch passen we altijd wel JSON toe om de formattering er goed uit te laten zien. Is dit nieuw voor jou, kijk dan eens een video over het opmaken van Lijsten in SharePoint.

Benieuwd waar je SharePoint nog meer voor kan inzetten? Bekijk ons artikel over de 6 meest waardevolle Microsoft programma’s voor HR.

Optie 3: Integreer een FAQ PowerApp  

Een derde optie is om de informatie opgeslagen in een Lijst, te tonen door middel van een PowerApp. Met Microsoft PowerApps bouw je maatwerk applicaties, zonder dat je programmeerkennis nodig hebt. PowerApps staat los van SharePoint, maar de twee zijn wel perfect te integreren. Het voordeel van deze optie is dat het een stuk dynamischer is. Kan een medewerker het antwoord op een vraag niet vinden? Dan kan hij/zij op een button klikken om de vraag in te dienen. Zo houd jij je database relevant en up-to-date. Deze optie is ook goed in te zetten als knowledge base voor HR medewerkers.  

In deze afbeelding hebben we een FAQ PowerApp geïntegreerd op een SharePoint pagina in Microsoft Teams. Een nadeel is dat de PowerApp wat laadtijd nodig heeft. Ook vraagt het wat van je tijd om dit programma onder de knie te krijgen.  Vind je het leuk om je hierin te verdiepen? Begin dan eens met deze introductievideo over PowerApps.  

Zoals je ziet zijn er verschillende mogelijkheden om veelgestelde vragen te presenteren op een HR intranet of People Hub. Het vergt even wat tijd om de FAQ in kaart te brengen, maar het levert je op de langere termijn veel tijd op. Zoals je in onze voorbeelden kunt zien integereren wij de informatie altijd in Microsoft Teams door middel van Viva Connections. Zo hoeft een medewerker zijn digitale werkplek in Microsoft Teams niet te verlaten om antwoord te vinden op een HR vraag, en houd jij tijd over voor zaken die er écht toe doen!

Smaakt dit naar meer? Lees in dit artikel andere tips om tijd te besparen als HR afdeling.

Eline van Ballegoijen

Eline van Ballegoijen

HR kan wel wat innovatie gebruiken! Waar ik blij van word? Inefficiënte HR processen en sytemen optimaliseren en langdradige HR informatie op een toegankelijke en aantrekkelijke manier beschikbaar maken.
Eline van Ballegoijen
HR kan wel wat innovatie gebruiken! Waar ik blij van word? Inefficiënte HR processen en sytemen optimaliseren en langdradige HR informatie op een toegankelijke en aantrekkelijke manier beschikbaar maken.

Gerelateerde blogs

Comments

0 Comments

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *