HR tijd besparen met deze 5 tips

door | jan 26, 2021 | 0 Reacties

Deze quote van Omdenken slaat de spijker op z’n kop. HR afdelingen werken zich vaak in het zweet met processen die veel effectiever kunnen… Maar om erachter te komen waar de verbeteringsmogelijkheden liggen, zullen we toch echt even moeten stilstaan! Wij presenteren daarom 5 tips om HR tijd te besparen en dus optimaal gebruik te maken van dat stilstaande moment.

Omdenken - HR tijd besparen

Tip 1: Identificeer de 5 meest gestelde vragen aan HR

Is het lastig om deze data uit je mailbox te halen? Plan dan een teamsessie in om te bespreken welke vragen vaak voorkomen en dus veel tijd kosten. Vaak is het antwoord op een vraag wel beschikbaar maar kan de medewerker het gewoon niet vinden. Dat is een kwestie van jouw HR informatie optimaliseren. Deze tip zal jou nog een stapje verder helpen om kostbare HR tijd te besparen.

Zodra je de 5 meest gestelde vragen hebt geïdentificeerd:

  • Formuleer een helder (en eventueel visueel) antwoord op elke vraag
  • Zet de vragen + antwoorden op een prominente plek in jullie HR intranet / People Hub
  • Geef de vragen + antwoorden extra aandacht door ze te delen in een digitale werkomgeving (Microsoft Teams, Yammer, Workplace) of eventueel via e-mail

Je zou deze vragen nu een stuk minder moeten ontvangen! Ontvang je ze wel? Verwijs dan gemakkelijk door de plek met het antwoord. Dat scheelt je in ieder geval weer een hele mail (en retour verkeer)!

Tip 2: Organiseer een HR sessie voor people managers

Het liefst komt een medewerkers nooit bij HR met een HR vraag. Deze vragen zouden namelijk door hun managers beantwoord moeten kunnen worden. Helaas is dat vaak niet het geval. MAAR: dat is relatief snel op te lossen!

  1. Plan een aantal sessies in met de people managers van jouw bedrijf
  2. Stuur voorafgaand aan de sessies een vragenlijst met HR onderwerpen die veel voorkomen en waar zij hulp bij kunnen gebruiken. Gebruik je Microsoft Teams? Bekijk dan onze tutorial over polls klaarzetten in Teams.
  3. Bespreek de HR onderwerpen uit stap 2 in de sessies en laat genoeg ruimte over voor vragen. Zorg ervoor dat de people managers vol HR kennis (en hopelijk enthousiasme) de sessies weer verlaten
  4. Maak zorgvuldig aantekeningen tijdens de sessies om nieuwe HR onderwerpen / vragen te identificeren
  5. Creëer een interne site voor de managers waarop ze makkelijk alle informatie kunnen terugvinden en stuur deze site naar alle deelnemers. Heb je nog geen intranet? Ga daar dan zo snel mogelijk mee aan de slag! Download onze gratis Kickstart Guide hier.

Tip 3: Regel alle inschrijvingen via Forms

Dit is een hele makkelijke methode om snel HR tijd te besparen. Veel van jullie zullen dit ook al doen. De truc is om zoveel mogelijk HR processen buiten je mailbox om te regelen. En inschrijvingen voor trainingen / workshops / werksessies zijn eenvoudig te automatiseren met een online formulier. Hebben jullie Microsoft 365? Gebruik dan Microsoft Forms. Het werkt heel makkelijk en is ook nog eens te integreren met SharePoint en Microsoft Teams!

HR tijd besparen met Forms

Heb je geen Microsoft Forms? Bekijk dan welke online formulieren voor jou beschikbaar zijn binnen jouw bedrijf. Eventueel is dat Google Forms, Usabilla of SurveyMonkey. Let wel op: kies voor de veiligste optie voor jouw HR data. Bespreek de opties eventueel met jouw IT afdeling.

Tip 4: HR tijd besparen met goede nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven zijn een goede (en leuke) methode om medewerkers op de hoogte te houden van belangrijk HR nieuws. Vooral bij grote interne veranderingen is het cruciaal dat medewerkers goed op de hoogte gehouden worden. Dit voorkomt een hele hoop vragen (en ontevredenheid)!

Gebruik deze tip in combinatie met tip 1 voor het beste resultaat!

  • Maak jouw nieuwsbrieven visueel: gebruik tekeningen, plaatjes en videos om dingen uit te leggen
  • Gebruik een template (bijvoorbeeld in Microsoft Sway): werk met herkenbare categoriën en presenteer informatie op een gestructureerde manier
  • Let op het taalgebruik: HR jargon werkt alleen voor HR medewerkers. Zorg dat HR informatie op een non-HR vriendelijke wijze geschreven is.
  • Humor doet het altijd goed: gebruik humor om de aandacht naar de juiste plekken te lokken.
  • Maak het persoonlijk: medewerkers nemen de informatie beter op als ze zich persoonlijk aangesproken voelen. Zet collega’s in de spotlight, laat medewerkers zelf stukken schrijven en gebruik leuke foto’s.

Tip 5: HR processen automatiseren

Dit lijkt een hele grote en complexe stap. Dat valt echter wel mee. Er zijn tegenwoordig veel eenvoudige technische oplossingen waar je gebruik van kan maken! Je kan bijvoorbeeld:

  • Goedkeuringsverzoeken versturen of goedkeuren met Approvals in Microsoft Teams (bekijk hier een korte video demo van Microsoft)
  • Registraties verzamelen met Microsoft Forms en die direct naar een excel of SharePoint lijst versturen met Power Automate
  • Vragenlijst voor betrokkenheid of tevredenheid met een poll integreren in Microsoft Teams en de resultaten naar PowerBI versturen voor een mooi dashboard met alle data
  • Een onboarding checklijst maken in Microsoft Tasks by Planner en die checklijst delen met nieuwe medewerkers
  • Een coach hub of talent hub maken in PowerApps en deze apps in SharePoint integreren

De mogelijkheden zijn eindeloos. Vooral binnen Microsoft 365 (ons expertise gebied)! Maar er zijn natuurlijk ook externe tools te vinden voor specifieke HR thema’s. Zijn jullie op zoek naar een uitgebreide HR Tech oplossing? Bekijk dan de HR Tech arena van HR Tech Review.

Anneloes Dijkstra

Anneloes Dijkstra

Het wordt tijd dat we wat moderner worden in HR! Er zijn zoveel technische mogelijkheden die helaas niet worden benut. Ik ben blij dat ik me mag bezig houden met het ontwerpen en ontwikkelen van deze mogelijkheden!
Anneloes Dijkstra
Het wordt tijd dat we wat moderner worden in HR! Er zijn zoveel technische mogelijkheden die helaas niet worden benut. Ik ben blij dat ik me mag bezig houden met het ontwerpen en ontwikkelen van deze mogelijkheden!

Gerelateerde blogs

Comments

0 Comments

0 reacties

Een reactie versturen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *