Een intranet bouwen in SharePoint dat écht werkt voor de hele organisatie? Dan komt er meer bij kijken dan alleen een mooi ontwerp. Vanuit onze ervaring draait het succes vooral om vier dingen: een doordachte navigatie en structuur, een herkenbaar én aantrekkelijk design, slimme keuzes rond adoptie en goed geregeld beheer.
In deze blog nemen we je mee in belangrijke aandachtspunten bij het inrichten van SharePoint als organisatiebreed intranet.
1. Navigatie & structuur: hou het logisch én schaalbaar
Begin klein, schaal slim
Als je SharePoint wilt inrichten als organisatiebreed intranet, begint het bij de juiste site-structuur. Werk je in een kleinere organisatie en wordt alle informatie beheerd door één team? Houd het dan simpel en overzichtelijk met één SharePoint Communicatiesite. Werk je met meerdere landen, afdelingen of doelgroepen die allemaal zelf hun content willen beheren? Zet dan een SharePoint Hubsite-structuur op met verschillende subsites die allemaal herkenbaar zijn in navigatie en look and feel.
Vermijd SharePoint Teamsites als intranetsites
Een veelgemaakte fout: afdelingen gebruiken hun intranetsite als archief voor werkdocumenten. Niet doen. Het intranet is er voor communicatie: wat heeft jouw afdeling de rest van de organisatie te bieden? Denk aan processen, templates of tools, maar geen notulen of conceptdocumenten. Dit soort samenwerkdocumenten horen thuis in een “Teams” omgeving waar alleen die afdeling bij kan.
Denk in scenario’s, niet in afdelingen
Wat iemand zoekt, is vaak niet gekoppeld aan de organisatiestructuur. Begin bij de vraag: hoe komt een medewerker het snelst bij wat hij nodig heeft? Denk vanuit hun perspectief, niet vanuit je organogram.
💡 Praktische tip: zorg dat alle informatie in de site navigatie in één oogopslag inzichtelijk is voor medewerkers. Gebruik een mega menu in SharePoint, geen cascading menu.
Vergeet interne communicatiestromen niet te structureren
Met een SharePoint intranet introduceer je een nieuw communicatiekanaal. Denk goed na hoe je interne communicatie uitingen stroomlijnt op het nieuwe intranet. Bijvoorbeeld:
- Must know: SharePoint nieuwsartikel + via e-mail pushen
- Good to know: SharePoint nieuwsartikel only
- Nice to know: Viva Engage
Communiceer dit naar medewerkers zodat ze weten wat ze kunnen verwachten. En sluit alternatieve kanalen af die verwarring veroorzaken: geen Slack meer, en ook geen updates via companywide Teams-groepen. Alles verloopt vanaf nu via het intranet.
2. Look & feel: één visuele lijn op het gehele intranet
Zorg voor consistentie in stijl
Leg jullie brand kleuren vast in een SharePoint kleuren thema en installeer het lettertype van jullie organisatie. Denk na over het gebruik van fotografie (wel of geen stock photos) en pas herkenbare brand assets toe (denk aan gradients of abstracte vormen). Bepaal ook welk type snelkoppelingen er gebruikt worden. Zo voelt elke site van het intranet aan als deel van hetzelfde platform, óók als het door verschillende teams wordt beheerd.
💡 Praktische tip: Maak een pagina met ‘Style guidelines’ aan waarin je al deze afspraken samenvat. Je kunt deze pagina opnemen in de navigatie van de site en audience targeting toepassen zodat de pagina alleen zichtbaar is voor beheerders.
Werk met SharePoint pagina templates
Leg de huisstijl vast in pagina- en nieuwstemplates. Zo behoud je de consistentie én maak je het voor beheerders heel makkelijk om nieuwe content te plaatsen.
Maak je SharePoint intranet ook mobiel toegankelijk
Integreer jullie intranet in Microsoft Teams met Viva Connections, zodat het nog toegankelijker wordt voor medewerkers. Vergeet niet om de look & feel ook door te trekken in het mobiele dashboard in Teams; dit ziet er namelijk nét even wat anders uit.
3. Adoptie: start vóór je begint
Vraag medewerkers om input
Gebruik Microsoft Forms om wensen en behoeften op te halen en organiseer een focusgroep om de ontwikkelingen te toetsen. Zo bouw je aan draagvlak én betere functionaliteit.
💡 Praktische tip: navigatie lijkt vaak logisch voor de makers, maar dat is het lang niet altijd voor de gebruiker. Laat medewerkers daarom zoeken naar informatie en geef feedback op wat ze wel of niet konden vinden.
Maak van livegang een moment
Een intranet dat stilletjes wordt gelanceerd, verdwijnt vaak net zo stil. Maak een communicatie- en activatieplan en geef aandacht aan de lancering. Denk aan een sneak preview, video tour of online treasure hunt om het platform te leren kennen. Focus in je communicatie op de toegevoegde waarde van het nieuwe intranet voor de verschillende medewerkersgroepen.
Zorg ook voor communicatie ná livegang
Na de lancering is het belangrijk om zichtbaar te blijven. Laat zien hoe mensen het intranet kunnen gebruiken in hun dagelijkse werk: tips, korte video’s, nieuwsberichten. En sluit andere kanalen af om verwarring te voorkomen.
💡 Tip: onze Go Live Essentials Kit helpt je hierbij: met templates, voorbeeldcontent en activatie ideeën.
4. Beheer van jullie intranet: een continu proces
Wijs duidelijke eigenaars aan
Wie is verantwoordelijk voor welke site of sectie? Zorg voor gedeeld eigenaarschap én duidelijke afspraken. Betrek iedereen ook vanaf het begin van het project. Zo is de kans het grootst dat ze die eigenaarschap ook zullen voelen.
Train contentbeheerders
Zorg ervoor dat iedereen wegwijs raakt in de wereld van SharePoint. En maak het zo gemakkelijk mogelijk door het beschikbaar stellen van pagina templates. Vergeet niet om afspraken over de look & feel en tone of voice te communiceren. Zo voorkom je dat het een allegaartje wordt.
Plan structureel onderhoud
Intranetbeheer is geen eenmalige taak. Plan vaste momenten voor controle, opschoning en vernieuwing.
💡 Tip: met ons Keep it Future Proof – pakket helpen we organisaties hier structureel mee. Zo zorgen we ervoor dat het platform actueel, aantrekkelijk én goed beheerd blijft. Oók als er nieuwe beheerders bijkomen of functionaliteiten worden toegevoegd.
Tot slot:
Als je SharePoint slim wilt inrichten als organisatiebreed intranet, hoeft dat geen mega-operatie te zijn. Als je goed nadenkt over navigatie, adoptie, beheer en design, kun je klein beginnen en snel opschalen. Start bijvoorbeeld met een HR-site (een ‘People Hub’) waar andere afdelingen op kunnen aanhaken.
Wil je sparren over wat past bij jouw situatie? We denken graag met je mee!
