Bij Huisartsen Oostelijk Zuid-Limburg (HuisartsenOZL) draait alles om optimale ondersteuning van huisartsenpraktijken in de regio. Naast hun serviceorganisatie beheren ze ook een centrale spoedpost voor de aangesloten praktijken. Dit zorgt voor een dynamische werkomgeving, waarin het essentieel is dat nieuwe medewerkers snel hun plek vinden én zich welkom voelen.
Maar hoe voorkom je dat nieuwe medewerkers binnen zo’n huisartsenorganisatie niet verdwalen in een berg informatie?
De vraag: meer overzicht en meer interactie
De wens van HuisartsenOZL was om onboarding van nieuwe medewerkers interactief én persoonlijk te maken. Niet alleen een SharePoint onboarding site met documenten, maar een echte begeleide ervaring. Deze ervaring moest afgestemd worden op de verschillende type medewerkers (denk aan spoedpost, ondersteunende diensten en praktijkteams) en meetbaar zijn.
De oplossing: een slimme onboarding checklist in PowerApps
Samen met HR Future Proof ontwikkelde HuisartsenOZL een interactieve onboarding checklist die nieuwe medewerkers stap voor stap begeleidt gedurende hun eerste weken. Deze PowerApp is volledig geïntegreerd in de bestaande onboarding SharePoint site, waardoor het als één logisch geheel voelt voor de gebruiker.
De checklist is afgestemd op de verschillende medewerkersgroepen binnen HuisartsenOZL. Elke groep krijgt relevante acties en informatie voorgeschoteld, inclusief handige links en op maat gemaakte content. Zo krijgt iedere nieuwe collega precies wat nodig is. Na afronding van een actie kan deze eenvoudig worden afgevinkt. Er worden tussentijdse updates gestuurd via e-mail om de nieuwe medewerker een te moedigen. Ook leidinggevenden blijven op de hoogte van de voortgang, inclusief reminders bij inactiviteit.
Een leuke extra? Na het afronden van de checklist verschijnt confetti op het scherm. Een vrolijk digitaal momentje ter afsluiting van de eerste weken.
“De onboarding checklist is precies wat jullie beloofden tijdens de demo. Wij zijn blij met het overzicht en medewerkers voelen zich écht welkom”
– Vicky Lenaerts (HR Business Partner).
Het resultaat: meer grip op voortgang en betrokkenheid
Inzicht in voortgang onboarding voor HR en leidinggevenden
Het HR team kan via een aparte SharePoint-lijst in Teams per medewerker zien wat de status van de onboarding is en wie nog een duwtje in de rug nodig heeft. Leidinggevenden ontvangen automatische meldingen, zodat ze hun nieuwe teamlid kunnen aanmoedigen en begeleiden tijdens de onboarding periode.
Flexibel beheer en dynamische content
Het beheer van de checklist is bovendien eenvoudig en flexibel: de twaalf onboarding acties zijn gemakkelijk aan te passen via een SharePoint-lijst, zonder dat technische kennis van PowerApps vereist is. Dit maakt het systeem niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook toekomstbestendig.
Een leuke bijkomstigheid is dat deze nieuwe manier van werken ook direct zorgt voor dynamische content op de homepagina van de onboarding site. Een van de acties die een nieuwe medewerker moet voltooien is het maken van een kort voorstelbericht. Dit wordt automatisch geplaatst met PowerAutomate, zodat andere collega’s meteen weten wie er nieuw is.
Ook iets voor jouw zorgorganisatie?
Dit klantverhaal van Huisartsen Oostelijk Zuid-Limburg laat zien hoe je medewerkers aan de hand kan nemen tijdens de introductieperiode. Deze aanpak is eenvoudig aan te passen aan jouw organisatiestructuur, processen en systemen. Of je nu werkt met praktijkassistenten, verpleegkundigen of ondersteunende staf; het zorgt ervoor dat iedereen op een persoonlijke manier welkom wordt geheten.
Meer weten? 📅 Plan een demo of stuur ons een berichtje, dan denken we graag met je mee.
