Ben je op zoek naar een nieuwe woning? Grote kans dat je terechtkomt op de website van funda. Met meer dan een miljoen woningen te koop én te huur, is funda namelijk dé grootste huizensite van Nederland. Vanuit hun hoofdkantoor in Amsterdam bedient funda de markt met een team van 120 medewerkers.
Vorig jaar spraken wij Marije van Bruggen, Ilse Westerveen en Chantal Lotze uit het HR team van funda. Marije, die op interimbasis bij funda werkte, werd bij binnenkomst geconfronteerd met de HR-documentatie en erkende al snel dat er ruimte was voor verbetering. Dit vormde de aanleiding voor onze samenwerking. De details lees je in deze klantcase: funda vergroot medewerkersbetrokkenheid met nieuw intranet en smoelenboek.
Wat waren de uitdagingen binnen het HR team van funda?
Binnen funda bestond al een intranet – ooit opgezet door de IT-afdeling maar inmiddels enorm verouderd. Marije vertelt: “Er werd een groot beroep gedaan op medewerkers, omdat het intranet van origine vanuit IT was opgebouwd. Niemand onderhield het platform en het was niet heel aantrekkelijk. Van documenten wist ik niet hoe oud het was, waar het vandaan kwam of wie ervoor verantwoordelijk is. Zo kwam ik bijvoorbeeld op een Recruiter pagina en daar stonden allemaal foto’s van mensen die er niet meer werkten.”
Er was dus behoefte aan een nieuw centraal punt voor informatie en communicatie. En ook voor een modern en gebruiksvriendelijk smoelenboek. Beide moesten bijdragen aan een verhoogde medewerkersbetrokkenheid en verbeterde digitale werkplek.
De oplossing: een toekomstbestendig intranet en smoelenboek
Vernieuwd intranet: ‘The Hub’
De eerste oplossing was The Hub: een plek voor organisatiecommunicatie en belangrijke medewerkersinformatie. Na een inventarisatiefase met workshop en uitvraag zijn alle HR regelingen, arbeidsvoorwaarden en snelkoppelingen doorgeploegd en op het nieuwe platform gezet. En samen met het marketing team werd er een hele aantrekkelijke look-and-feel gecreëerd.
Het was best een klus om verouderde informatie om te zetten tot relevante actuele informatie. Dus daar heeft Marije (en collega’s) een hele klus aan gehad. Maar uiteindelijk is er een super mooie en complete site neergezet, toegankelijk vanuit zowel SharePoint als Microsoft Teams!
“We hebben een hele mooie Hub neergezet”, aldus Marije.
Meer voorbeelden zien van andere aantrekkelijke SharePoint pagina’s? Lees dan deze blog.
Viva Engage (als community)
Binnen funda kozen ze ervoor om ook gelijk Viva Engage te implementeren. Marije vertelt: “In eerste instantie was het idee om Viva Engage alleen als zend kanaal te gebruiken, dus alleen berichten vanuit de CEO, HR of marketing. Maar al vrij snel werd het duidelijk dat een community variant (waarin iedereen kan bijdragen) geschikter was. Ik vind dat het hartstikke leuk en goed werkt.”
Smoelenboek
Naast de standaard profielvelden en filters in ons smoelenboek was er funda behoefte aan een aantal maatwerk onderdelen! Marije vertelt: “Je moet je team en leidinggevende kunnen vinden. Daarnaast is het leuk om te zien wie de andere leidinggevenden zijn en is het fijn om te zien of iemand intern of extern is. Dit hebben we nu visueel gemaakt met een blauw randje om externe mensen en oranje om interne medewerkers. Verder hebben we de nationaliteit toegevoegd, zodat mensen van verschillende nationaliteiten elkaar kunnen vinden als ze dat willen. Daarnaast hebben we skills, guilty pleasures en vrije tijdsvoorkeuren toegevoegd. Ook zijn de projecten/teams waar je aan werkt of deel van uitmaakt, zoals BHV, OR, of cross-functionele teams, opgenomen.
Ook hebben we een automatisch verjaardagsmeldingsproces gemaakt op basis van het smoelenboek. Hierdoor worden jarigen (indien ze hun verjaardag kenbaar hebben gemaakt in het smoelenboek) automatisch op Viva Engage aangekondigd.
Het resultaat
Om het resultaat goed te meten, hebben we enkele maanden na de lancering contact opgenomen met Chantal Lotze. Ze deelt: “Via de analyse van het sitegebruik zien we dat The Hub goed wordt gebruikt. Specifieke processen, zoals het aanvragen van een werkgeversverklaring, kunnen medewerkers direct zelf afhandelen via AFAS. Medewerkers worden vanuit The Hub naar de juiste plek verwezen, waardoor we minder vragen via e-mail ontvangen. Wel ontvangen we nog vragen van expats, aangezien zij het soms lastig vinden om Nederlandse regelingen te begrijpen. Maar over het algemeen hebben we veel minder vragen, zowel van huidige als nieuwe medewerkers.”
Chantal merkt op over Viva Engage en het smoelenboek:
“Het is leuk om te zien dat nieuwsberichten en Viva Engage-berichten vrij goed worden gelezen en geliked! Ook het smoelenboek en de verjaardagsmeldingen worden veel gebruikt. Sommige medewerkers vinden het wel jammer dat ze minder verjaardagsberichten krijgen (voorheen kwamen die namelijk via e-mail), maar over het algemeen zijn de reacties positief.”
In het begin moesten medewerkers wennen aan The Hub. Marije vertelt: “Als ik een e-mail ontving met een vraag waarvan ik wist dat het antwoord op The Hub te vinden was, zei ik: ‘kijk eerst maar op The Hub’. Of, als het antwoord er niet stond, stuurde ik het naar Leonie met de opmerking dat we dit op The Hub moesten plaatsen.” Nu, een aantal maanden later, merkt Leonie op dat er vrijwel geen feedback meer binnenkomt via het feedbackformulier: “Heel af en toe krijgen we te horen dat er iets ontbreekt, en dan vullen we dat snel aan.”
Om naast het enthousiasme en de vermindere hoeveelheid vragen te meten of medewerkers zich écht meer betrokken voelen, gaan ze binnenkort hun MTO uitbreiden met vragen over de nieuwe communicatie en informatievoorziening. Chantal zegt hierover: “Via het medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) gaan we navragen of medewerkers tevreden zijn met de informatie en communicatie. Op die manier willen we meten of The Hub en het Smoelenboek daadwerkelijk bijdragen aan een gevoel van betrokkenheid.”
The Hub is uitgegroeid tot een belangrijk middelpunt van de organisatie. Chantal deelt:
“We gaan de gehele look-and-feel doortrekken naar contracten, job offers, enzovoort. Dit is echt een geweldige ontwikkeling. Hierdoor ontstaat er een totale Funda-ervaring.”
Benieuwd hoe zo’n traject van HR handboek naar (HR) intranet gaat? Bekijk dan deze pagina: Rust in de tent met alle HR informatie op één plek.
