Heb jij al gehoord van ChatGPT? De kans is groot van wel, want het is één van de grootste technologische doorbraken van het moment. Het zou dan ook zonde zijn hier geen gebruik van te maken. Vinea Vakanties is onze eerste klant die hier net zo over dacht. August Loven en Linda Schevers waren op zoek naar een moderne oplossing voor hun personeelshandboek. Geen langdradig document, maar een aantrekkelijk platform. Zo kwamen ze bij ons terecht. Lees in deze case hoe we Vinea Vakanties hebben geholpen met de ontwikkeling van hun ‘Vinea Hub’. En hoe zij zelf invulling hebben gegeven aan het platform, mét hulp van ChatGPT.
De uitdaging: Een modern en gebruiksvriendelijk alternatief voor het traditionele personeelshandboek
Vinea Vakanties organiseert onvergetelijke vakantiekampen en familievakanties. Op het hoofdkantoor in Utrecht werken zo’n 20 medewerkers. Toen August & Linda bij ons aanklopten, waren ze net bezig met het samenstellen van de informatie voor het personeelshandboek. Dit bevat de standaard informatie over arbeidsvoorwaarden en personeelsregelingen, maar er waren ook standaarden waaraan Vinea zich houdt die hierin verwerkt moesten worden.
August vertelt: ‘Met de Vinea Standaarden laten we zien hoe we communiceren intern én naar buiten, maar ook hoe onze vakanties eruit moeten zien en wat de randvoorwaarden zijn. Deze nieuwe ways of working willen we op een aantrekkelijke en overzichtelijke manier met onze collega’s delen. Daarnaast wilden we nieuws, updates en behaalde doelen kunnen delen, iets dat niet kan in een traditioneel personeelshandboek. Hierdoor zijn we op zoek gegaan naar een modernere manier om personeelsinformatie te delen.”
De aanpak: een Vinea Hub in Microsoft Teams met behulp van HR Future Proof
In samenwerking met HR Future Proof besloot Vinea Vakanties gebruik te maken van de tools die ze al in huis hadden. De ‘Vinea Hub’ is dan ook gebouwd met Microsoft 365. Het is een SharePoint-site geïntegreerd in Microsoft Teams, wat ervoor zorgt dat het super toegankelijk is voor medewerkers. De op maat gemaakte Hub biedt medewerkers toegang tot informatie over arbeidsvoorwaarden, personeelsregelingen, nieuws en manieren van werken.
Moderniseren van het personeelshandboek: een beetje van HR Future Proof en een beetje van Vinea Vakanties
Elke klant wordt op unieke manier behandeld bij HR Future Proof. Door middel van een inventarisatiegesprek komen we achter de pijn- en knelpunten waardoor we een passende oplossing aan kunnen bieden. Waar de ene organisatie alles uit handen wil laten nemen vindt de ander organisatie het leuk om zelf aan de slag te gaan. Dit laatste geldt voor Vinea. Zij hebben namelijk een ‘light’ pakket afgenomen, wat betekent dat we als HR Future Proof de kaders zetten en de organisatie zelf de invulling doet. Wij zien dat organisaties voornamelijk worstelen met de informatie-architectuur van zo’n platform en het design van een SharePoint-site. In een ‘light’ pakket is dit precies wat wij oppakken: het indelen van de site-navigatie rondom logische thema’s en het toepassen van de Vinea branding.
Vervolgens kregen August & Linda toegang tot de online SharePoint voor HR Academy, waar ze met instructievideo’s zelf aan de slag konden met het ontwikkelen van de pagina’s. August zegt hierover het volgende: “Ik heb eerder wel zelf zitten klooien met SharePoint, maar dat lukte nooit echt goed. Het was heel fijn om een startpunt te hebben en dat jullie de lay-out van het platform hebben gemaakt. Met jullie uitleg en online academy was het daarna heel makkelijk om zelf de pagina’s te vullen met onze informatie.” Een groot voordeel van deze aanpak is dat het echt hún platform is geworden. En met deze ownership is het makkelijker om het platform in de toekomst te beheren en verder te ontwikkelen.
Van saaie naar aansprekende teksten met de hulp van ChatGPT
Medewerkers lopen vaak niet echt warm van het lezen van personeelsinformatie. Het is vaak taai, langdradig en formeel. En een mooi platform met onbegrijpelijke teksten, daar zijn medewerkers alsnog niet mee geholpen. Dus hoe maak je de vertaalslag van deze teksten naar begrijpelijke en overzichtelijke medewerker-taal? August vertelt: “In eerste instantie probeerde wilde ik een copywriter aanhaken, maar ben uiteindelijk aan de slag gegaan met ChatGPT. Met deze schrijf assistent lukte het om de personeelsinformatie om te toveren tot meer levendige en toegankelijke informatie.
ChatGPT staat voor “Chat Generative Pre-trained Transformer”. ChatGPT maakt gebruik van geavanceerde technieken om mensachtige interacties te simuleren en antwoorden te genereren op basis van de input die het ontvangt. Je kan letterlijk alles vragen en binnen enkele seconden komt er een antwoord. Teksten (her)schrijven? Data analyseren en samenvatten? Geen probleem. De mogelijkheden zijn eindeloos. Mocht je het nog niet geprobeerd hebben, go and try it out (en laat ons vooral weten hoe je het gebruikt, vinden we leuk 😀)
Het resultaat: een moderne en toegankelijke personeelshub voor Vinea Vakanties
Dankzij de samenwerking met HR Future Proof slaagde Vinea Vakanties erin om hun personeelshandboek om te zetten naar een interactieve en gebruiksvriendelijke Vinea Hub. August vertelt: “We zijn inmiddels live en het wordt heel positief ontvangen. Medewerkers zijn het platform aan het ontdekken. Het biedt de medewerkers een moderne en overzichtelijke plek waar ze gemakkelijk alle benodigde personeelsinformatie kunnen vinden.”
Het vervolg: Keep it Future Proof 🚀
Met deze solide basis kan Vinea het platform nu zelf onderhouden en met nieuwe content aanvullen. Komen zij er echt niet uit? Dan kan August terugvallen op het ‘Keep it Future Proof’ – pakket, waarmee wij van HR Future Proof organisaties helpen om hun nieuwe SharePoint-site levend te houden. Ook kijken we gezamenlijk nog naar verbeteringen van het platform, zoals het toevoegen van een verjaardagskalender, informatie specifiek voor managers en het inzetten van Microsoft Forms voor aanvraagformulieren.
Nog niet helemaal overtuigd van de noodzaak om je personeelshandboek te moderniseren? Lees dan onze blog: Van HR handboek naar HR intranet.
En nu jij!
Wil jij SharePoint gebruiken voor het delen van personeelsinformatie, maar kun je net als Vinea wel wat hulp gebruiken bij het opstarten? We helpen je maar al te graag. Door op onderstaande knop te klikken kan je een demo inplannen en aangeven wat je graag zou willen zien. We kijken er naar uit je mee te nemen in de wondere wereld van Microsoft 365 HR oplossingen! Weet je bijvoorbeeld dat er ook oplossingen zijn voor je Learning afdeling? Meer hierover lees je in onze klantcase met GroupM: GroupM brengt alles rondom learning samen in Microsoft Teams
