We weten allemaal dat onboarding van nieuwe medewerkers cruciaal is. Daar spelen platformen zoals Appical en Talmundo heel goed op in. Maar wist je dat je ook met SharePoint – een tool die je waarschijnlijk al in huis hebt – kan zorgen voor een unieke onboardingservaring? Yes, dat lees je goed! SharePoint wordt vaak onderschat en nog steeds gezien als ‘die plek waar je documenten in mappen zet’. Inmiddels zijn er veel meer mogelijkheden, zeker als je SharePoint combineert met andere Microsoft 365 tools zoals Power Automate, Viva Engage of Microsoft Forms. In deze blog delen wij 6 creatieve ideeën die HR-teams kunnen gebruiken om SharePoint in te zetten voor de onboarding van nieuwe medewerkers.
1. Zorg voor goede informatievoorziening op een intranet
Een sterke onboarding begint bij duidelijke informatie. En die informatie moet makkelijk te vinden zijn. Daarom is het slim om één centrale plek in te richten op SharePoint waar medewerkers alles kunnen vinden wat ze nodig hebben. Denk aan een overzichtelijke intranetpagina met uitklapmenu’s:
- Onze organisatie – met info over missie, visie, cultuur en praktische zaken.
- Werken bij – met een onboarding checklist, arbeidsvoorwaarden, HR regelingen, introductievideo’s en links naar relevante tools.
- Processen & instructies – over IT, HR-processen, faciliteiten en meer.
- Voor leidinggevenden – met info voor het leidinggevenden team zoals onboarding/offboarding, contractuele zaken, en praktische zaken.
Maak het extra gebruiksvriendelijk door quick links toe te voegen naar bijvoorbeeld het indienen van declaraties of het opnemen van verlof. Zo wordt SharePoint niet alleen een plek waar documenten staan, maar een echte wegwijzer voor nieuwe én bestaande medewerkers.
Een goed ingericht intranet is niet alleen handig voor de eerste weken, maar ook voor later. Want ook medewerkers die al langer aan boord zijn, hebben baat bij een centrale plek waar ze snel informatie kunnen vinden.
Bekijk ons blog over unieke SharePoint voorbeelden om meer inspiratie op te doen
2. Laat nieuwe medewerkers zichzelf introduceren op SharePoint
Het kan soms een uitdaging zijn om nieuwe medewerkers naar een SharePoint platform te trekken. Daarom is het altijd goed om te zorgen voor veel dynamische content. Oftewel: content dat regelmatig vernieuwd. In veel organisaties zien wij dat aankondigingen van nieuwe medewerkers via de mail worden verstuurd, of dat er ergens een lijstje gepubliceerd is op het intranet. Veel leuker is het om nieuwe medewerkers zichzelf voor te laten stellen op een SharePoint pagina. Maak met Microsoft Forms een formulier aan met een aantal vragen die de nieuwe medewerker moet beantwoorden. En zorg er met PowerAutomate voor dat het ingevulde formulier direct als SharePoint nieuwsartikel geplaatst wordt. Zo heb jij er verder ook geen werk aan. Klinkt dit als muziek in je oren, maar heb je geen idee hoe je dit realiseert? Gooi eens een balletje op bij IT, of vraag het ons!
3. Zorg voor een gepersonaliseerde onboarding experience
Maak van onboarding geen one-size-fits-all ervaring. SharePoint stelt je in staat om pagina’s te creëren die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van bepaalde groepen nieuwe medewerkers. Wij zien vaak dat een gedeelte van de onboarding informatie relevant is voor iedereen. Denk aan de missie & visie, de bedrijfscultuur en een organogram. Maar er zijn ook onderwerpen die verschillen. Zo heeft iemand die nieuw start bij de organisatie in een rol als leidinggevende nog een aanvullende informatiebehoefte. Namelijk: hoe manage ik mijn team en welke verantwoordelijkheden heb ik in HR-processen? Plaats deze informatie op een aparte SharePoint pagina en gebruik ‘audience targeting’ om ervoor te zorgen dat dit alleen zichtbaar is voor een bepaalde medewerkersgroep. Een vereiste hiervoor is wel dat dit soort data (zoals rol, standplaats of afdeling) goed is vastgelegd in jullie Active Directory.
4. Integreer een persoonlijke onboarding checklist op SharePoint
In ieder onboardingsproces zijn er bepaalde acties die de nieuwe medewerker moet afvinken. De bedrijfsstrategie lezen. Een handtekening in Outlook instellen. Een borrel bijwonen. LinkedIn profiel updaten. In SharePoint is er geen standaardoplossing voor een interactieve persoonlijke checklist.
Vaak wordt er een PDF of Word bestand gedeeld met de nieuwe medewerker, of er is een algemeen Trello bord waarop al deze onboarding acties te vinden zijn. Het nadeel is dat de medewerker deze acties dan niet kan afvinken, en monitoring ook niet mogelijk is.
Om dit toch te realiseren, maken wij gebruik van Microsoft PowerApps om een persoonlijke onboarding checklist te maken. Deze interactieve checklist is vervolgens te integreren op een SharePoint pagina en is vanuit drie perspectieven in te zien:
- De medewerker kan zijn eigen onboarding acties afvinken
- De leidinggevende kan zien hoever de medewerker is in zijn onboarding
- HR kan alles moniteren en bijsturen waar nodig
Op zoek naar een ludiek en laagdrempelig alternatief voor een onboarding checklist? Bekijk dan onze Onboarding BINGO app.
5. Deel (pre)boarding informatie voorafgaand de eerste werkdag
Iedereen binnen jouw organisatie met een Microsoft licentie heeft toegang tot jullie SharePoint omgeving. Maar het kan natuurlijk zo zijn dat je al vóór de eerste werkdag informatie wil delen met de nieuwe medewerker. Het is mogelijk om een SharePoint pagina te delen met een ‘guest user’, zonder dat hij/zij toegang krijgt tot de rest van de site. Maak een aantrekkelijke SharePoint pagina op met een welkomstvideo, informatie over de organisatie en tips & tricks voor de eerste werkdag. Deze pagina deel je vervolgens met de nieuwe medewerker, zodat hij/zij ook warm blijft in de periode na het tekenen van het contract en de eerste werkdag.
6. Integreer een new joiners community
Nieuwe medewerkers hebben de behoefte om andere collega’s te leren kennen. Dat doen ze binnen hun team, maar vaak is er juist ook de behoefte om (nieuwe) collega’s buíten het team te ontmoeten. Wat doet jullie afdeling precies? Hoe pakken jullie dit of dat aan? Wanneer is de volgende borrel?
Een manier om dit te doen is om een evenement voor new joiners te organiseren. Maar je kunt het ook digitaal faciliteren door een community op te richten voor nieuwe medewerkers. Dit doe je in Viva Engage: het ‘Facebook’ binnen Microsoft. Zo’n community embed je in een paar klikken op jouw SharePoint pagina die over onboarding gaat. Zo voelt het voor de nieuwe medewerker niet als wéér een nieuwe tool.
Een voorwaarde hiervoor is wel dat Viva Engage is uitgerold binnen jullie organisatie.
7. Verstuur automatische notificaties en verzamel feedback over de onboarding ervaring
Je kan alles zo mooi ingericht hebben op SharePoint, toch is het aan de nieuwe medewerker om de informatie daadwerkelijk te lezen. Je weet het misschien zelf nog wel, maar in zo’n eerste week word je vaak nogal overwhelmed en heb je geen tijd om alles tot je te nemen. Daarom is het belangrijk om nieuwe medewerkers ook op andere momenten tijdens die eerste 100 dagen te prikkelen om bepaalde informatie te lezen.
Definieer daarom een aantal momenten en bepaal welke onboarding informatie op dat moment relevant is. Met PowerAutomate regel je vervolgens in dat er op dat moment een automatische mail of Teams chatbericht verstuurd wordt naar de nieuwe medewerker. Hierin neem je de link naar de betreffende SharePoint pagina op, zodat ze daar de informatie kunnen lezen.
Op diezelfde manier kun je ook inregelen dat er een na 100 dagen een korte pulse uitgaat over het onboardingsproces. Met deze feedback kun je de onboardingservaring continu blijven verbeteren.
Aan de slag
We hopen dat deze ideeën je enthousiast hebben gemaakt om SharePoint in te zetten voor jullie onboardingsproces. Met een beetje creativiteit en door andere Microsoft tools te integreren, zet je écht een unieke onboardingservaring neer.
Heb je vragen of behoefte aan ondersteuning bij de implementatie van deze binnen jouw organisatie? Wij denken graag met je mee! Plan hier een kennismaking in.
