Ben jij wel eens heen en weer aan het pingpongen met medewerkers voor het inplannen van bijvoorbeeld een ontwikkelingsgesprek? Of lukt het maar niet om een timeslot te vinden met die hiring manager voor een tweede interview? Kijk dan eens naar de mogelijkheden van Microsoft Bookings voor jouw HR team. Met deze tool help je medewerkers om snel beschikbare tijd te vinden en voorkom je dubbele afspraken.
Met Bookings organiseer je afspraken sneller
Grote kans dat jij wel eens met een tool als Calendly een afspraak hebt gepland. Bijvoorbeeld met je coach of bij je favoriete kapper. Je kiest een tijdslot, eventueel een persoon en de afspraak wordt direct bevestigd in je agenda. Verdomde handig! 😀
Wanneer jouw organisatie werkt met Microsoft oplossingen, dan is er een grote kans dat jij toegang hebt tot een vergelijkbare tool: Bookings. Bookings is geïntegreerd met je Microsoft 365- of Office 365-agenda en helpt anderen om snel beschikbare tijden te vinden.
Bespaar als HR tijd met het plannen van afspraken
Hoewel we in ons privé leven gewend zijn geraakt aan het gebruik van bookingstools en de toegevoegde waarde hiervan zien, wordt Bookings binnen HR nog maar weinig ingezet. Het blijft lastig om de vertaalslag te maken van veelgebruikte technologie naar de HR praktijk en hoe bepaalde tools ons leven als HR professional makkelijker kunnen maken. Een gemiste kans, want Bookings is ook goed te gebruiken om interne afspraken te organiseren.
Denk bijvoorbeeld eens aan hoeveel tijd je zou kunnen besparen bij het inplannen van:
- 1-1 gesprekken met People Managers
- Trainingen die met jullie gecertificeerde collega’s moeten worden ingepland
- Gesprekken met medewerkers om uitleg te geven over administratieve/persoonlijke zaken
Lees meer over manieren om tijd te besparen als HR afdeling.
Zo vind jouw HR team Microsoft Bookings
Afhankelijk van jouw Microsoft licentie, heb je wel of geen toegang tot Bookings. Het makkelijkste is om naar www.office.com te navigeren en in te loggen met jouw organisatiegegevens. Vervolgens zie je alle applicaties waar jij toegang tot hebt. Je kunt ook de zoekbalk gebruiken. Zie je Bookings niet? Het loont om even contact op te nemen met jouw IT afdeling. Mogelijk valt de applicatie wel binnen jullie licentie, maar is het (om een bepaalde reden) niet geactiveerd.
Stel jullie beschikbaarheid en HR services in
Het gebruik van Microsoft Bookings is vrij intuïtief; binnen een aantal stappen ben je up-and-running. Hieronder leggen we 4 stappen de basics uit.
Stap 1: Maak een nieuwe HR kalender aan en voeg hier medewerkers aan toe
Maak bijvoorbeeld een kalender aan voor jouw People & Culture afdeling en voeg hier de medewerkers aan toe waarmee een afspraak moet worden ingepland. Of maak een kalender aan specifiek voor jullie interne coaches of training facilitators.
Stap 2: Voeg de services van jouw HR team toe
Voeg services toe die geboekt kunnen worden. Bijvoorbeeld een gesprek voor carrièreplanning, het bespreken van een externe opleiding, job coaching of een algemeen koffie-moment. Per service kun je aangeven op welke dagen er beschikbaarheid is en wat de duur is van de afspraak. Voeg een locatie toe of standaard een Microsoft Teams link.
Stap 3: Controleer jullie beschikbaarheid en algemene instellingen
Onder ´Business information´ stel je jullie algemene beschikbaarheid in. Een voordeel ten opzichte van de de scheduling assistant in Outlook is dat je veel meer controle houdt over jullie agenda’s. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat jullie alleen op dinsdag- en donderdagmiddag beschikbaarheid hebben voor bepaalde afspraken. Op medewerkersniveau kun je afwijkende beschikbaarheid instellen.
Stap 4: Personaliseer jullie HR ‘booking page’
Hier geef je aan wie er mag boeken: alleen mensen binnen de organisatie of ook daarbuiten? Ook geef je aan wat de minimale tijd is tussen afspraken en hoe kort er van te voren geboekt kan worden. Zo voorkom je dat je lastminute een afspraak krijgt ingeschoten of dat je te weinig tijd hebt tussen afspraken. Voeg tenslotte jullie logo en bedrijfskleuren toe en jullie zijn ready to go!
Meer weten over de functionaliteiten in Bookings? Wij zijn fan van de Microsoft 365 tutorials van Kevin Stratvert! Bekijk bijvoorbeeld zijn rondleiding door Microsoft Bookings.
Deel jouw HR Bookings pagina binnen (of buiten) de organisatie
Nu alles is ingesteld kun je jullie boekingspagina delen zodat afspraken efficiënter kunnen worden ingepland met jullie HR team. Neem de URL bijvoorbeeld op in jullie e-mailhandtekening of integreer de boekingspagina op jullie HR intranet in Microsoft Teams. Geen geping-pong meer over afspraken; en meer tijd over voor de zaken die er echt toe doen!
