Nieuwe medewerkers verdienen een duidelijke, aantrekkelijke en uitnodigende start. Toch belanden ze in veel organisaties nog steeds in een traditioneel HR-handboek vol regels en procedures. Dat kan anders. Bij HR Future Proof werken we daarom met de Future Proof HR setup: een opzet waarbij informatie gefaseerd en visueel aantrekkelijk wordt aangeboden, verdeeld over drie onderdelen.
Waarom het klassieke HR-handboek niet meer werkt
Het klassieke HR-handboek heeft een lange geschiedenis. Het is de plek waar alles wat met werken bij een organisatie te maken heeft, wordt verzameld. Van verlofregelingen tot declaratieprocedures en van opleidingsbeleid tot interne gedragscodes. Op papier klinkt dat efficiënt. Eén document, één bron van waarheid. Maar in de praktijk werkt het vaak anders:
- Overweldigend: nieuwe medewerkers worden in hun eerste week geconfronteerd met tientallen pagina’s aan informatie, waarvan het grootste deel pas later relevant is.
- Moeilijk te beheren: bij iedere wetswijziging of interne aanpassing moet het hele document opnieuw worden bijgewerkt en verspreid.
- Lage vindbaarheid: in de dagelijkse praktijk weet lang niet iedereen waar het handboek te vinden is of welke versie de meest recente is.
- Risico op verouderde informatie: medewerkers bewaren lokale kopieën die niet automatisch worden geüpdatet.
Het gevolg is dat het handboek steeds minder wordt geraadpleegd, terwijl juist daarin alle antwoorden te vinden zouden moeten zijn. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om kritisch te kijken naar wanneer je welke informatie aanbiedt.
De juiste HR-informatie, precies op het juiste moment
Niet alle HR-informatie heeft dezelfde urgentie. Een nieuwe medewerker hoeft op dag één niet te weten hoe het aanvraagproces voor een externe training precies verloopt, maar wil wél graag weten hoeveel vakantiedagen er zijn en welke secundaire arbeidsvoorwaarden gelden.
Door de informatie gefaseerd aan te bieden, bereik je dat nieuwe medewerkers een helder overzicht krijgen zonder overprikkeld te raken, terwijl je HR team informatie makkelijker kan beheren en actualiseren.
De logische splitsing ziet er zo uit:
- Voor indiensttreding: een visueel aantrekkelijk contract en een beknopt overzicht van de arbeidsvoorwaarden. Alles wat de medewerker nodig heeft om vol vertrouwen te starten.
- Na de startdatum: toegang tot de volledige HR-informatie in een digitale omgeving.
Deze aanpak vormt de kern van de Future Proof HR setup. En dat doen we in drie stappen.
Schrijf je in voor onze webinar!
Ben je benieuwd hoe je HR-informatie overzichtelijk en toegankelijk maakt met Microsoft 365? Kom dan naar ons webinar Aan de slag met een People Hub: alles wat je moet weten.
Donderdag 16 oktober 11:00 – 12:00
We delen klantvoorbeelden van Tony’s Chocolonely, AS Watson en funda
Is deze al voorbij?
Bekijk dan onze actuele webinars!
Stap 1: Een contract dat helder en uitnodigend is
Een contract is een juridisch document, maar dat betekent niet dat het er droog of onpersoonlijk uit hoeft te zien. Steeds meer organisaties kiezen voor een onepager: een overzichtelijke, visuele samenvatting van de belangrijkste contractonderdelen.
Met een onepager:
- Maak je direct duidelijk wat de hoofdlijnen zijn.
- Straal je professionaliteit en aandacht voor detail uit.
- Laat je de stijl en cultuur van je organisatie zien.
Zo’n visueel contract maakt de eerste stap in het indiensttredingsproces minder formeel en meer welkom.
Na deze eerste indruk volgt vaak al snel de vraag: “En wat zijn precies mijn arbeidsvoorwaarden?” Daar komt het tweede onderdeel in beeld.
Stap 2: Arbeidsvoorwaarden overzichtelijk en aantrekkelijk presenteren
Waar het contract vooral de formele afspraken bevat, is het arbeidsvoorwaardenvoorstel bedoeld om de voordelen van werken bij jouw organisatie overzichtelijk te presenteren. Denk aan vakantiedagen, opleidingsbudget, reiskostenvergoeding en extra’s zoals vitaliteitsprogramma’s.
Een goed arbeidsvoorwaardenvoorstel:
- Vat alle voordelen samen in duidelijke, begrijpelijke taal.
- Gebruikt visuele elementen om snel inzicht te geven.
- Blijft grotendeels hetzelfde, waardoor updates beperkt zijn tot wijzigingen in beleid.
Dit document heeft een dubbel doel: het geeft nieuwe medewerkers helderheid en het versterkt jullie werkgeversmerk. Na het doornemen van het voorstel weet iemand niet alleen wat hij of zij krijgt, maar ook dat het werken bij jullie organisatie goed geregeld is.
De volgende stap is het bieden van alle details en praktische informatie, maar wel pas wanneer de medewerker daadwerkelijk aan de slag gaat.
Stap 3: De People Hub als modern HR-handboek
De People Hub is de moderne opvolger van het klassieke HR-handboek. Het is een centrale digitale omgeving, gebouwd in SharePoint en geïntegreerd met Microsoft Teams, waar alle HR-informatie op één plek staat.
Met een People Hub:
- Heeft elke medewerker vanaf de eerste werkdag toegang tot actuele informatie.
- Kun je pagina’s gemakkelijk updaten, zonder documenten rond te sturen.
- Koppel je eenvoudig door naar formulieren, handleidingen en interne processen.
- Gebruik je zoekfuncties om snel specifieke informatie te vinden.
Het grootste voordeel is dat er altijd maar één actuele versie is en die is direct beschikbaar voor iedereen. HR hoeft niet meer losse documenten te beheren of te mailen, en medewerkers weten precies waar ze moeten zijn.
Waarom deze moderne HR-aanpak wel werkt
Door het indiensttredingsproces op te delen in deze drie onderdelen krijgt elke nieuwe medewerker de juiste informatie op het juiste moment.
Voor HR betekent dit minder onderhoud, minder losse vragen, en een systeem dat meegroeit met de organisatie. Voor medewerkers betekent het een warm welkom, duidelijkheid en altijd toegang tot de meest recente informatie.
Zo maak je jouw HR future proof
De Future Proof HR setup maakt het mogelijk om juridisch correcte documenten te combineren met een aantrekkelijke presentatie en een efficiënte informatiestructuur.
Het resultaat:
- Een sterke eerste indruk bij nieuwe medewerkers
- Een beheersbare en actuele HR-omgeving
- Minder informatiestress, meer betrokkenheid
Benieuwd hoe dit werkt in de praktijk? Plan een demo en ervaar het zelf.
