Ampelmann is een internationale organisatie met kantoren op 9 verschillende locaties. Ze zijn voornamelijk bekend in de offshore wind(industrie) door hun unieke “gangway.” Het leuke aan werken met verschillende klanten is dat we hierdoor continue nieuwe dingen leren, want: wat is een gangway eigenlijk? We kwamen erachter dat dit een soort loopbrug is. Gemaakt om medewerkers en goederen veilig van het schip naar een (boor)platform of windturbine op zee te brengen. Vol trots noemen ze dit: “De Ampelmann”.
Trots zijn ze ook op de HR-afdeling. Echter, door de verscheidenheid aan medewerkers en meerdere kantoorlocaties verloopt communicatie niet altijd even gemakkelijk. Voor het P&O team was dit dan ook een grote uitdaging. Informatie stond op verschillende plekken, werd voornamelijk gedeeld via de mail en medewerkers waren niet altijd op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen. Tijd voor verandering. Tijd voor een SharePoint als HR-communicatieplatform!
De uitdaging: HR-informatievoorziening verbeteren
Voordat we beginnen met een project starten we met een inventarisatie. Wat is er allemaal aan HR-informatie? Binnen Ampelmann werd er gebruik gemaakt van een compensation & benefits guide met alle HR regelingen. Maar, zoals we vaker zien, was het één grote lap tekst in een opgemaakt PDF-bestand. Waarom we dit niet aanbevelen? Lees hier meer.
“Onze compensation & benefits guide maakte het niet aantrekkelijk voor medewerkers om zelf op zoek te gaan naar HR-informatie. Het was heel formeel geschreven en niet iedereen wist waar ze de guide konden vinden. Daarnaast was het voor ons als HR-team heel omslachtig om de informatie aan te passen”.
– Marieke Haring, HR Business Partner
Voor communicatie over P&O werden meerdere informatiebronnen- en kanalen gebruikt. Mail, Yammer, SharePoint, mond-tot-mond… Informatie was niet op één centrale plek terug te vinden. Hierdoor gebeurde het wel eens dat medewerkers niet op de hoogte waren van gedeelde informatie. Daarnaast was er de wens om medewerkers op een laagdrempelige manier met elkaar in contact te brengen. Dit zou meer interactie kunnen creëren rondom events.
Wat is het doel van de People Hub in SharePoint?
Na de inventarisatie kwamen we gezamenlijk tot de conclusie dat de People Hub in SharePoint voornamelijk de rol van een HR-communicatieplatform moest gaan krijgen. Eén centrale plek voor zowel de medewerker als HR. Niet alleen voor het overbrengen van informatie, maar ook om meer onderlinge interactie te genereren.
Een overzichtelijk navigatiemenu helpt de medewerkers met het vinden van de juiste informatie over arbeidsvoorwaarden. De tekst hebben we informeel geschreven en aantrekkelijk opgemaakt. Details hebben we weggelaten, want medewerkers kunnen doorklikken naar de formele compensation & benefits guide (mochten ze echt álle ins en outs van een regeling willen begrijpen).
“Door jullie verstand van HR-zaken begrijpen jullie wat belangrijk is en geven hierdoor passend advies. Niet alleen over de structuur van de SharePoint site, maar ook op het belevingsniveau van de medewerkers”
– Marieke Haring, HR Business Partner
Samenwerking in het creëren van een HR-communicatieplatform in SharePoint
Na het bepalen van het doel zijn we gezamenlijk aan de slag gegaan om dit te realiseren. De compensation & benefits guide was het startpunt. Door de heldere opzet was het voor ons van voor HR Future Proof duidelijk welke onderwerpen terug moesten komen in de navigatie. Hierna konden we al snel de pagina’s vormgeven.
“Ik was in de veronderstelling dat we alles zelf moesten doen qua teksten. Maar dat namen jullie eigenlijk al snel uit handen. Door de informatie uit de compensation & benefits guide in de SharePoint pagina´s te copy pasten en het gelijk leesbaarder te maken. We hoefden het alleen nog te tweaken. Dus dat scheelde heel veel tijd”.
– Marieke Haring, HR Business Partner
We werken met korte lijnen, duidelijke communicatie en vaste momenten om de projectvoortgang te bespreken. Dit zorgt ervoor dat iedereen continue weet waar hij/zij aan toe is.
“De samenwerking was heel fijn met duidelijke verwachtingen. Ik had het gevoel dat niets te veel was, want jullie waren erg behulpzaam en geduldig”.
– Ishani Bhagwat, People Operations Coordinator
Directe afstemming tussen HR Future Proof en IT
De SharePoint People Hub wordt geïntegreerd in Microsoft Teams. Hierdoor is het platform gemakkelijk toegankelijk binnen de werkplek van medewerkers. We maken dan wel een HR-oplossing, maar de Teams integratie kan niet gerealiseerd worden zonder hulp van de IT-afdeling. Om dit proces zo efficiënt en effectief mogelijk te laten verlopen zijn wij als HR Future Proof in direct contact met de IT-afdeling.
“Het was heel fijn dat jullie direct met IT schakelden. Als projectleider kon ik het daarom loslaten. Dat werd door IT ook als prettig ervaren. IT en HR spreken niet altijd dezelfde taal, maar Anneloes en IT wél”.
– Marieke Haring, HR Business Partner
Draagkracht creëren bij de implementatie van de People Hub
Als HR-professionals zijn we vaak super enthousiast over onze nieuwe tools en systemen. Het is echter belangrijk de organisatie voor te bereiden op de komst van een nieuw systeem. Hierdoor creëren we draagkracht. Bij Ampelmann hebben we daarom gezamenlijk een communicatieplan opgesteld. Een belangrijk onderdeel hiervan was een digitale tour die medewerkers wegwijs zou maken in de People Hub. De sneak preview werd afgespeeld bij een bedrijfsmeeting en met enthousiasme ontvangen! Wij zijn ervan overtuigd dat dit mede kwam door de persoonlijke touch van Ishani. Het wekt namelijk vertrouwen wanneer iemand vanuit de organisatie de digitale tour geeft.
In de eerste dagen kwamen er al gelijk leuke reacties binnen. Op de homepagina van de People Hub is Yammer geïntegreerd als een soort prikbord. Hoewel Yammer al gebruikt werd binnen de organisatie, gaf deze prominente plek het gebruik een nieuwe boost. Deze interactie werd goed ontvangen, plus natuurlijk het feit dat informatie gemakkelijk gevonden kon worden. Een medewerker post: “Ik weet wel dat dit mijn nieuwe startpagina wordt!”. En dat is natuurlijk précies wat we willen horen!
SharePoint als HR-communicatieplatform: een succes!
Na vier maanden is de People Hub in juli 2022 live gegaan en toegankelijk geworden voor de gehele organisatie. De user analytics binnen SharePoint laten zien dat het platform direct goed gebruikt wordt. Er wordt niet alleen meer gedeeld, maar er is ook meer onderlinge interactie. Het platform zorgt voor een groter (onderling) bereik, vooral onder de verschillende kantoren.
“Bedrijfsupdates worden nu gelezen en geborgd op de People Hub. Eerder was het: ben je er niet bij; dan is de kans aanwezig dat je informatie mist. En deze informatie was ook nog eens lastig terug te vinden”.
– Marieke Haring, HR Business Partner
Yammer is een soort Facebook en is super effectief wanneer het op de juiste manier wordt ingezet. Binnen Ampelmann moesten medewerkers apart naar deze Microsoft applicatie navigeren. Hierdoor was het niet top of mind om berichten dagelijks te checken. Yammer leefde niet echt. Daarom hebben we Yammer en prominente plek op de homepage gegeven. Dat werpt nu zijn vruchten af.
“Ik zie steeds meer korte updates voorbijkomen op Yammer. Er worden highlights vanuit onze productiehal gedeeld, maar ook wanneer collega’s bijvoorbeeld 10 jaar in dienst zijn”.
– Marieke Haring, HR Business Partner
In vergelijking met de eerste weken is de tijd die medewerkers spenderen op de People Hub afgenomen. Volgens Ishani weten medewerkers steeds beter hoe ze het platform moeten gebruiken. En waar ze de informatie kunnen vinden.
Of de vragen aan de P&O afdeling ook daadwerkelijk zijn afgenomen is op dit moment nog lastig in te schatten. De livegang ging namelijk gepaard met de implementatie van een ander systeem. Er blijft echter veel traffic naar de nieuwspagina’s, vooral als er over een nieuwe policy gecommuniceerd wordt. De voordelen van het communiceren via SharePoint zijn echter niet onopgemerkt gebleven!
“Andere afdelingen hebben zelfs gevraagd of zij hun nieuws kunnen delen via onze People Hub! Toen heb ik ze helaas wel nee moeten verkopen haha. Het is (voorlopig) echt voor P&O updates.”
– Ishani Bhagwat, People Operations Coordinator
Toekomstplannen: adoptie en beheer van de People Hub
Het is fijn dat de People Hub live is en wordt gebruikt. Het is echter ook belangrijk er voor te zorgen dat dit zo blijft. Bij Ampelmann hebben ze een vast agenda item gemaakt in de maandelijkse P&O meeting. Er wordt dan besproken of er nog topics zijn die op de People Hub geplaatst moeten worden deze maand. Op deze manier blijft de People Hub actueel en levendig. Zowel binnen de HR-afdeling als de organisatie.
Wij van HR Future Proof helpen met het opbouwen en de implementatie. Hierna wordt het stokje overgedragen. Uiteindelijk is het ons doel dat de klant ownership heeft over het platform. Dat is het fijne aan SharePoint. Het werkt intuïtief en aanpassingen worden direct doorgevoerd. Om content owners te ondersteunen bij het beheren van een People Hub krijgen ze toegang tot onze SharePoint voor HR Academy. Wel zo fijn als je nog even een filmpje terug kan kijken die uitleg geeft over bijvoorbeeld het aanmaken van een pagina.
Mocht het P&O team in de toekomst hulp nodig hebben bij het verder ontwikkelen van de People Hub dan zijn wij als HR Future Proof altijd bereikbaar. Voor nu is de ownership van het platform volledig overgedragen. En daar zijn we trots op. Wij kijken weer terug op een mooie samenwerking met Ampelmann!
“Het is écht een communicatieplatform geworden. Dat is de grootste win voor ons.”
– Marieke Haring, HR Business Partner
