SharePoint en Microsoft Teams zijn twee van de meest gebruikte applicaties voor moderne samenwerking én communicatie op de werkvloer. Ze zijn niet meer weg te denken als je als organisatie Microsoft 365 gebruikt. Toch leven er veel vragen over hoe deze platforms samenwerken en wat je precies met SharePoint sites kunt. In dit uitgebreide artikel beantwoorden we alle veelgestelde vragen rondom het gebruik van SharePoint in Teams en ontdek je stap voor stap hoe je het beste gebruikmaakt van deze tools.
Wat is SharePoint eigenlijk?
SharePoint is het centrale platform binnen Microsoft 365 voor het organiseren, opslaan en delen van informatie. Alles wat je in Teams deelt aan bestanden komt uiteindelijk terecht op een SharePoint-site. Deze sites kun je helemaal naar wens inrichten per afdeling, project of thema. Denk aan HR, Communicatie of een projectgroep. SharePoint draait dus niet alleen om opslag, maar ook om rechtenbeheer, processen (zoals goedkeuringen), metadata en het publiceren van informatie, bijvoorbeeld via een intranet.
Het handige aan SharePoint is dat Microsoft 365 de optie biedt om eenvoudig applicaties te koppelen. Zo kan je SharePoint eenvoudig integreren met Outlook, Teams, Power BI en meer. Bijvoorbeeld, een SharePoint in Teams integratie zorgt ervoor dat alles wat je via Teams deelt en opslaat aan documenten ook op de SharePoint terecht komt.
Wat betekent de integratie tussen Teams & SharePoint?
Wanneer je een nieuw team aanmaakt in Microsoft Teams, wordt automatisch een gekoppelde SharePoint-site aangemaakt. Alle bestanden die je in Teams deelt, komen dus op die site terecht. Elk kanaal in Teams krijgt een eigen map. Werk je met gedeelde of privé-kanalen? Dan worden daar zelfs aparte SharePoint-sites voor aangemaakt.
Het handige hieraan is dat gedeelde documenten op een centrale plek zijn opgeslagen, voor iedereen die erbij mag. Als je dit goed hanteert zal er altijd één versie van een document bestaan. Dus geen losse versies meer in de mail of op je bureaublad, je werkt samen in één document. Zijn er aanpassingen nodig? Pas dit direct toe in het document, vertrouw op de ingebouwde versiegeschiedenis en sla geen documenten op onder een andere naam. Zo werk je slim samen binnen je HR team.
📌 Wanneer gebruik je Teams en wanneer SharePoint?
Gebruik Teams voor:
- Dagelijkse samenwerking in projecten of afdelingen
- (Video)vergaderingen, chat en snelle communicatie
- Bestanden delen in de context van je werk
Gebruik SharePoint voor:
- Informatie die breder gedeeld moet worden (zoals HR-beleid)
- Intranetpagina’s of afdelingssites
- Rechtenstructuren en versiebeheer
- Automatisering van processen (zoals verlofaanvragen)
Handige functies in SharePoint (die je ook in Teams terugziet)
SharePoint biedt meer dan alleen een dynamisch documentensysteem. We zetten alles kort op een rijtje:
- Versiebeheer: zie wie wat heeft aangepast en herstel oudere versies
- Rechten: bepaal wie waar toegang tot heeft
- Nieuws- en intranetpagina’s: publiceer makkelijk bedrijf updates
- Automatisering: laat taken automatisch doorstromen via Power Automate
- Zoekfunctie en metadata: vind snel wat je nodig hebt
Voor HR betekent dit: één centrale plek voor beleid, formulieren, contactbeheer en veelgestelde vragen. Alles is veilig opgeslagen, AVG-proof en direct beschikbaar vanuit Teams.
SharePoint site koppelen aan Teams
Er zijn twee opties:
- Je maakt een nieuw team aan > dan wordt er automatisch een SharePoint-site aangemaakt.
- Je hebt al een SharePoint-site > open de site, klik op ‘Teams toevoegen’ en volg de stappen. Daarna zie je de site als tabblad in Teams terug.
Wil je alleen een bepaalde pagina of bibliotheek uit SharePoint toevoegen? Ga in Teams naar het + teken bovenin een kanaal, kies voor ‘SharePoint’ of ‘Website’ en plak de link.
SharePoint en Teams zijn geen losse tools, maar werken juist het beste sámen. Kies per situatie de juiste ingang, en voorkom dat je digitale werkplek een digitale jungle wordt.
De beste start met SharePoint in Teams voor jouw organisatie
We laten je graag zien hoe Microsoft 365 jouw HR-werk makkelijker en leuker maakt. Plan een demo met ons in om te kijken wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen! 🚀
