Iedereen werkt ermee, maar niet iedereen werkt er slim mee. Microsoft Teams is inmiddels niet meer weg te denken uit de werkdag van HR professionals. We zien dat Microsoft Teams bij veel organisaties is uitgerold zonder echt een plan. Als gevolg daarvan zijn medewerkers lid van +7843237 verschillende Teams, is het onduidelijk wat waar staat en zwerven er anno 2025 nog steeds losse Excelletjes rond op de netwerkschijf. Zonde, want “Teams” in Microsoft Teams kan juíst helpen om het werk overzichtelijker, efficiënter én leuker te maken.
In deze blog vatten we belangrijke inzichten voor je samen.
1) Breng de samenwerkingsverbanden binnen HR kaart
Niet elk Team is hetzelfde. Werk je in een afdeling, een tijdelijk projectteam of een werkgroep met externen? Zorg dat het verschil zichtbaar is. Geef het Team een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Project Onboarding | HR-IT-Facilities”, “Werkgroep Medewerkersdag” of “HR Afdeling”. Zo weet iedereen waar wat thuishoort — en voorkom je wildgroei.
💡 Praktische tip: Maak tijdelijke Teams ook echt tijdelijk. Archiveer ze na afloop van het project zodat alleen relevante samenwerkingen zichtbaar blijven.
2) Maak van Teams je digitale werkplek
Teams is zoveel meer dan een chat- of vergadertool. Je kunt allerlei andere Microsoft-apps pinnen binnen jouw Team, zodat je alles bij de hand hebt:
- Planner voor actiepunten
- Forms voor lopende medewerker enquêtes
- Stream voor (screenrecording) instructievideo’s
- Lists als project- of communicatieplanning
Alles op één plek, overzichtelijk en actueel. Zo wordt Teams echt het startpunt van je werkdag.
💡 Praktische tip: breng informatie over arbeidsvoorwaarden- en personeelsregelingen samen op een SharePoint Communicatiesite, en pin dit in de linker actiebalk van Teams. Zo wordt Teams voor medewerkers ook dé plek om belangrijke informatie te vinden.
3) Structureer kanalen logisch en bewaak eigenaarschap
Een heldere kanaalstructuur voorkomt zoekwerk en stimuleert hergebruik van informatie. Denk aan een kanaal per fase van de employee journey of per Center of Excellence (bijvoorbeeld Recruitment of Learning & Development).
💡 Praktische tip: Start ieder kanaal met een welkomstbericht en pin deze. Beschrijf hierin wat voor soort informatie er binnen het kanaal gedeeld mag worden en benoem iemand die over het kanaal waakt.
4) Werk slimmer samen aan documenten
Nog steeds bestanden als attachment aan het mailen of in vijf versies tegelijkertijd aan het werk? In Teams werk je realtime samen aan een beleidsdocument of vacaturetekst. Voeg opmerkingen toe en wijs collega’s aan via @mentions.
💡 Praktische tip: vertrouw op de versiegeschiedenis in Microsoft 365 en sla geen documenten op onder een andere naam (versie 6.2.1…). Foutje gemaakt? Via de drie puntjes achter het bestand is de eerdere versie snel te herstellen.
5) Voorkom digitale rommel
Op kantoor vinden we een bureau vol papieren onacceptabel, maar digitaal laten we van alles rondslingeren. Besteed daarom regelmatig aandacht aan een digitale clean-up. (Her)structureer de mappen onder “Bestanden”, archiveer Teams die niet meer in gebruik zijn en verberg chats die je niet meer gebruikt. Zo houd je alles overzichtelijk.
💡 Praktische tip: Maak onderhoud onderdeel van je ritme, bijvoorbeeld met een vast moment per kwartaal of altijd in de zomer- en kerstvakantie.
6) Verplaats gesprekken naar de juiste plek
Chat is super handig voor snelle afstemming. Maar als je iets bespreekt dat ook voor anderen relevant is (zoals nieuwe richtlijnen of afspraken), voer het gesprek dan in het juiste kanaal. Zo blijft de informatie vindbaar — óók voor nieuwe collega’s die later aanhaken.
💡 Praktische tip: Maak er een gewoonte van om relevante beslissingen of updates in het kanaal te delen, ook als ze via de chat of in een vergadering zijn besproken. Maak ook afspraken over het gebruik van WhatsApp voor jouw HR-team. Wij gebruiken het bijvoorbeeld alleen voor niet-werk gerelateerde communicatie of snelle updates (bijvoorbeeld een treinstoring of onderhoud op kantoor).
7) Blijf leren (en have fun!)
Microsoft Teams en Microsoft 365 veranderen continu. Nieuwe apps, handige updates, AI-toepassingen zoals Copilot… Er valt altijd iets nieuws te ontdekken. Zie dat niet als gedoe, maar als kans om slimmer te werken, zodat jullie meer tijd over houden voor strategische zaken en de medewerkers.
💡 Praktische tip: Start een Teams groepschat binnen HR, bijvoorbeeld “Samenwerktips” of “Teams tricks”. Deel hier nieuwe mogelijkheden die je ontdekt of laat zien hoe jij iets hebt toegepast. Zo help je elkaar vooruit én pak je als HR een voorloperrol in de organisatie.
Meer weten?
We laten je graag zien hoe Microsoft 365 jouw HR-werk makkelijker en leuker maakt. Plan een demo met ons in om te kijken wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen! 🚀
