Te veel tools. Te veel groepen. Te veel notificaties. En te weinig overzicht.
Interne communicatie voelt bij veel organisaties als een warboel. Belangrijke info raakt zoek, leuke updates verdwijnen onderaan de inbox en niemand weet nog welk kanaal waarvoor bedoeld is.
Maar met een heldere structuur en waarschijnlijk gewoon de tools die je al hebt, breng je weer rust, overzicht én betrokkenheid terug in je organisatie. In deze blog lees je hoe je dat in twee stappen bereikt!
Waarom interne communicatie nog te vaak misgaat
We zien het bij veel organisaties: de goede bedoelingen zijn er, maar de uitvoering blijft achter. De oorzaak ligt vaak in een paar herkenbare valkuilen:
❌ Alles gaat via mail: dit leidt tot overvolle inboxen en belangrijke info die niemand meer ziet.
❌ Geen hiërarchie: het is lastig om belangrijke communicatie van minder belangrijke communicatie te onderscheiden.
❌ Geen duidelijke zender: niemand voelt zich echt verantwoordelijk voor de interne communicatie.
❌ Te veel tools zonder structuur: Teams, SharePoint, Viva Engage… maar niemand weet wat waarvoor bedoeld is.
Zonde. Want zo mis je niet alleen efficiëntie, maar ook een kans op echte verbinding binnen je organisatie. Maar gelukkig hoeft het niet moeilijk te zijn om de boel weer op orde te krijgen.
In 2 simpele stappen naar overzicht en betrokkenheid
Je hoeft geen nieuw systeem aan te schaffen of een ingewikkeld project te starten. Een goed begin maak je in twee stappen:
Stap 1: Breng hiërarchie aan in wat je communiceert.
Stap 2: Koppel de juiste tools aan je nieuwe structuur.
Let’s break it down.
Stap 1: Breng hiërarchie aan in wat je communiceert
Een aanpak die we gebruiken bij klanten is om alle communicatie op te delen in drie duidelijke categorieën. Dit helpt je om overzicht te creëren en verwachtingen te managen. De drie categorieën zijn:
🔴 Must Know
Dingen die je echt niet mag missen. Denk aan beleidswijzigingen of verstoringen in systemen. Deze informatie moet herhaald worden, goed zichtbaar zijn én actief gepusht worden via zowel je intranet als mail.
🟡 Good to Know
Handig om te weten, maar niet direct noodzakelijk. Zoals een nieuwe training of workshop. Zet dit op je intranet en noem het eventueel in de nieuwsbrief, maar stuur er geen losse mails meer over.
🟢 Nice to Know
Leuke updates: shout-outs voor collega’s, foto’s van events, verjaardagen. Die plaats je op Viva Engage, het interne social platform voor informele, interactieve communicatie.
Met die structuur als basis kun je nu de vertaalslag maken naar je tools. Zo krijgt elke boodschap een logische plek.
Stap 2: Koppel de juiste tools aan je nieuwe structuur
Met Microsoft 365 heb je alles al in huis om je nieuwe structuur tot leven te brengen. In de vorige stap hadden we al per communicatietype een kanaal gekoppeld. Hieronder leggen we uit hoe je deze optimaal inzet voor heldere, gerichte communicatie.
SharePoint intranet
- De centrale plek voor nieuws en beleid.
- Gebruik het als basis voor je communicatie en verspreid belangrijke updates (“must know” info) via mail.
- Je kunt hier ook nieuws targeten op specifieke groepen en alles goed archiveren.
Viva Engage
- De plek voor sociale, informele communicatie. Geïntegreerd in SharePoint.
- Denk: inspiratie, successen delen, verjaardagen of leuke weetjes.
- Op dit platform kunnen medewerkers zelf posten, reageren en liken. Dit zorgt voor interactie en betrokkenheid.
Teams
- Gebruik Teams puur voor samenwerking.
- Maak structurele teams voor afdelingen of tijdelijke teams voor projecten.
- Gebruik het niet voor organisatiebrede communicatie, maar houd het juist gefocust op werk.
Outlook (mail)
- Alleen nog gebruiken voor must know updates of externe communicatie.
- Push belangrijke info vanuit SharePoint. En verder: kill the inbox.
Met een heldere indeling weet iedereen waar ze de nodige informatie kunnen vinden en wat ze kunnen verwachten.
Nog een paar bonus tips:
✅ Integreer SharePoint in Teams: zo wordt Teams de startplek van je dag én je communicatiehub.
✅ Plan een jaarlijkse digitale schoonmaak: archiveer oude info, ruim overbodige kanalen op, en fris alles op voor het nieuwe jaar.
Wat je medewerkers direct gaan merken
Het effect van zo’n heldere structuur merk je meteen:
✔️ Duidelijkheid: iedereen weet waar zij moeten zijn voor welke info.
✔️ Rust: minder mails, minder afleiding, meer focus.
✔️ Betrokkenheid: mensen voelen zich meer onderdeel van het grotere geheel.
✔️ Grip: als organisatie weet je precies wat je communiceert en via welk kanaal.
Klaar om op te schonen?
Met een beetje structuur, duidelijke afspraken en slim gebruik van de tools die je al hebt, breng je de orde terug. En met die orde komt rust, overzicht en meer verbinding.
☕ Zin om te sparren over hoe dit eruit kan zien voor jouw organisatie? Sticky notes en koffie staan klaar!
