Veel organisaties hebben een HR-systeem zoals AFAS, Personio, Visma of Nmbrs. Deze systemen zijn onmisbaar voor de administratie van personeelszaken maar minder geschikt om medewerkers te informeren en te betrekken. Wie snel wil weten wat de thuiswerkregeling is of waar het onboardingmateriaal staat, vindt zelden alles in het HR-systeem. Daarom kiezen steeds meer organisaties voor een People Hub: een gebruiksvriendelijke HR-site in SharePoint, geïntegreerd in Teams. Niet als vervanger, maar als perfecte aanvulling.
De rol van een HR-systeem
Met een HR-systeem regel je alle administratieve processen:
- Medewerkers vragen verlof aan
- Salarisstroken worden digitaal beschikbaar gesteld
- Declaraties worden ingediend en goedgekeurd
- Persoonsgegevens worden actueel gehouden
Het is de plek waar data correct en veilig wordt verwerkt, waar compliance wordt geborgd en waar processen strak in de workflow zijn gezet.
Maar voor de gemiddelde medewerker is het vaak een heel andere ervaring. Navigeren door menu’s, aparte inlogportalen en weinig visuele ondersteuning maken het gebruik soms stroperig. Dit is het moment om verder te kijken naar een aanvullende oplossing.
De dagelijkse uitdaging voor medewerkers
In gesprekken met klanten horen we vaak dezelfde terugkerende frustraties. Medewerkers weten wel dat er een HR-systeem is, maar niet altijd waar ze moeten beginnen. Ze krijgen te maken met:
- Beperkte gebruiksvriendelijkheid: systemen zijn functioneel, maar voelen zelden als een aantrekkelijke, logische omgeving.
- Gebrek aan context: je kunt wel verlof aanvragen, maar moet elders opzoeken hoeveel dagen je nog hebt en wat de spelregels zijn.
- Losse werkomgevingen: inloggen via een apart portaal, zonder koppeling met de digitale werkplek die ze dagelijks gebruiken.
- Weinig ruimte voor beleving: geen plek voor nieuws, onboarding, inspirerende verhalen of visuele content.
Het gevolg is dat medewerkers het HR-systeem zien als iets waar ze alleen komen als het moet. Alles daarbuiten gaat via losse e-mails, gedeelde documenten of vragen aan collega’s. En juist daar valt veel te winnen met een People Hub.
Wat is een People Hub?
De People Hub is een moderne HR-site in SharePoint, geïntegreerd in Microsoft Teams. Het is het centrale startpunt voor alles wat met HR te maken heeft: van regelingen en nieuws tot onboarding en handleidingen. Waar het HR-systeem vooral transacties afhandelt, biedt de People Hub context, beleving en een logische structuur voor informatie voor medewerkers.
Alle HR-informatie is altijd toegankelijk – of ze nu op kantoor, thuis of onderweg werken – via zowel desktop als mobiel. En dankzij de directe koppeling met Microsoft 365 werken medewerkers in hun vertrouwde digitale omgeving. Zo ontstaat een HR-omgeving die niet alleen functioneel is, maar ook uitnodigend en herkenbaar.
Hoe gebruiken organisaties een People Hub in de praktijk?
Bij klanten zien we dat de People Hub zich al snel ontwikkelt tot het centrale HR-platform. Het vervangt losse mappen en verspreide e-mails door één overzichtelijke plek met:
- Onboardingpagina’s met video’s, checklists en kennismakingsinformatie.
- Nieuwsberichten over nieuwe regelingen, successen of inspirerende initiatieven.
- Themapagina’s zoals ‘Loopbaan & Ontwikkeling’ of ‘Vitaliteit’.
- Directe links naar veelgebruikte processen in systemen als AFAS, Personio of Visma.
Een mooi voorbeeld is Oikocredit
Oikocredit gebruiken AFAS voor al hun HR-administratie, maar misten een centrale plek waar medewerkers makkelijk HR-informatie, handleidingen en nieuws konden vinden. Ze wilden medewerkers meer context en beleving bieden.
Daarom kozen zij voor een People Hub in SharePoint. Deze fungeert als startpunt voor alles rond HR. Via duidelijke themapagina’s en quick links komen medewerkers met één klik bij de juiste processen in AFAS. Het resultaat was minder losse vragen aan HR, hogere vindbaarheid van informatie en een prettige, herkenbare digitale omgeving.
👉🏼 Lees de volledige case study hier.
Waarom SharePoint in M365 de ideale basis is
Veel organisaties kiezen bewust voor Microsoft 365 als fundament voor hun HR-communicatie. SharePoint biedt namelijk voordelen die aansluiten bij de behoeften van medewerkers en beheerders:
- Gebruiksvriendelijk: informatie is snel te vinden en eenvoudig aan te passen.
- Toegankelijk: geïntegreerd in Teams en mobiel beschikbaar.
- Eén inlog: geen extra accounts of wachtwoorden nodig.
- Eigen huisstijl: volledig op maat in de look & feel van de organisatie.
- Handige koppelingen: eenvoudig uit te breiden met Power Automate, Power BI of andere M365-tools.
Voor HR betekent dit meer grip op de informatievoorziening, minder beheerlast en een platform dat meebeweegt met nieuwe behoeften. En met zo’n fundament kunnen HR-systeem en People Hub optimaal samenwerken.
Klaar voor een complete HR-ervaring?
Een HR-systeem is onmisbaar voor de transacties en administratie. Maar voor communicatie, context en beleving heb je iets extra’s nodig. De People Hub vult dat gat op en maakt HR zichtbaar, toegankelijk en relevant in het dagelijks werk van medewerkers.
Wil je zien of dit past bij jullie? Plan een demo in of bekijk onze klantcases voor inspiratie.
