Keer op keer dezelfde (simpele) vragen beantwoorden. Moe word je ervan. En als er even geen antwoord komt dan staat de medewerker of manager direct aan je bureau. “Heb je mijn mail gezien?”. Elk HR team werkt keihard om iedereen tevreden te houden. Maar wie zorgt er voor jullie? Veel HR teams gunnen zichzelf niet de tijd om te bedenken hoe het anders kan. Of komen hier niet aan toe door alle ad-hoc verzoeken die opgelost moeten worden. Hierdoor vindt er nooit echt verandering plaats en word je geleefd door de waan van de dag. Tijd voor verandering en het aantal medewerkersvragen in de HR mailbox te verminderen! Hoe? Dat lees je in deze blog.
1. Heldere en aantrekkelijke communicatie
Je ontkomt bij HR niet aan regels en procedures. Dat is onvermijdelijk. De manier waarop je die communiceert met de medewerkers kan je echter wél kiezen. Het is belangrijk om te onthouden dat een medewerker weinig af weet van de regelingen en wetgeving. Vaak interesseert het ze ook niet. Het laatste wat zij willen is ontcijferen wat je eigenlijk bedoelt met die superlange tekst vol HR termen en verwijzingen naar een wetsboek. Medewerkers willen snel een antwoord op hun vraag. Concreet en duidelijk.
Ze hebben wel iets belangrijkers te doen dan uitzoeken hoe die regeling precies in elkaar steekt. Tijd verspillen aan administratieve zaken?! Echt niet! En dit zorgt ervoor dat ze liever mailen naar de HR afdeling in plaats van het HR handboek door te spitten.. Ping! “Hi, HR, hoeveel verlofdagen heb ik nog over dit jaar?”
“Onze compensation & benefits guide maakte het niet aantrekkelijk voor medewerkers om zelf op zoek te gaan naar informatie. Het was heel formeel geschreven en niet iedereen wist waar ze de guide konden vinden. Daarnaast was het voor ons als HR team heel omslachtig om de informatie aan te passen”. – Marieke Haring, HR Business Partner Ampelmann
2. Antwoorden op veelgestelde medewerkersvragen (FAQ’s)
“Waar kan ik mijn verlof aanvragen? Waar kan ik vinden welke trainingen er worden aangeboden?” De moed zakt je in de schoenen elke keer dat je een vraag zoals deze binnen ziet komen in de HR inbox. Dat kan anders. Maak een lijst te maken met de meest voorkomende vragen en stel ze samen met de antwoorden beschikbaar voor de medewerkers. Hierdoor zullen de medewerkersvragen in de HR mailbox zeker verminderen.
3. Geautomatiseerde tools en processen
Medewerkers weten niet hoeveel vragen jullie dagelijks ontvangen. Wij wel. Dat is soms echt dweilen met de kraan open. Je doet wat je kan, maar uiteindelijk is er sprake van veel herhaalverkeer. Het maken van zo’n overzicht als genoemd bij punt twee is dan een tijdrovend proces. Ooit gedacht aan een ticketsysteem? Dit kan namelijk een oplossing bieden. Een dergelijk systeem zorgt niet alleen voor meer rust en orde, maar je krijgt ook een duidelijk overzicht. Daarnaast kan je de vragen direct aan de juiste persoon toewijzen.
Vast niet alle vragen die binnen komen in de HR inbox zijn van medewerkers. Hoeveel heen en weer gemail zit er tussen dat gaat over de onboarding van nieuwe medewerkers? Overweeg dit soort processen te automatiseren. Het aanvragen van een pasje om het gebouw binnen te komen? Zou dit niet veel makkelijker zijn als je hier niet meer over hoeft na te denken? Automatisering kan het aantal emails drastisch verminderen en de efficiency verhogen. Lees meer hierover in onze blog: Onboarding automatiseren met Microsoft 365
4. Alle wijzigingen op één plek
Weet jij uit je hoofd waar alle HR regelingen en procedures te vinden zijn? Grote kans dat informatie is opgeslagen op verschillende plekken. En als jij het al niet weet, hoe wil je dan dat de medewerker het weet te vinden? Het is veel makkelijker om even te checken bij HR hoe het ook alweer zat.
Als een medewerker wel zelf het document kan vinden moet hij ervan uit kunnen gaan dat dit ook de meest actuele informatie bevat. Het laatste wat hij wil horen is iets in de trant van: “Deze regeling is aangepast. Daar hebben we eind 2022 een mail over gestuurd.” Hierdoor is de medewerker blij met een dode mus, want die fijne regeling waar hij dacht aanspraak op te kunnen maken? Die blijkt niet meer te bestaan.
Nee. Dat moet echt anders. Zorg ervoor dat er één vaste plek is met de juiste en actuele HR informatie. En maak dit beschikbaar voor de gehele organisatie. Scheelt jullie een hoop werk én ontevreden medewerkers.
“Voordat je bij onze fietsregeling uitkwam, moest je soms wel 5 à 6 keer klikken. In deze tijd kan dat gewoon niet meer: je moet informatie snel kunnen vinden” Johanneke van Garderen, HR Support Officer, Oikocredit
5. Zorg voor self service
Anno 2023 zijn er veel digitale HR oplossingen die meer verantwoordelijkheid leggen bij de medewerker zelf. Met een online portal of mobiele app zorg je ervoor dat HR informatie altijd beschikbaar is en simpele acties direct worden uitgevoerd. Waarom zou jij je bezig houden met het uploaden van een paspoort kopie? Dit kan de medewerker toch prima zelf?
Let er wel op dat deze omgeving makkelijk bereikbaar is. In de praktijk zien wij namelijk dat er vol enthousiasme nieuwe systemen en tools worden aangekocht in de hoop dat het proces makkelijker gaat verlopen. Uiteindelijk heb je 20 verschillende systemen en wachtwoorden die je moet onthouden. Veel makkelijker om het dan even aan HR te vragen, toch?
6. Train leidinggevenden
“Vraag maar aan HR.” Lekker makkelijk om vragen als verlof door te wijzen naar HR 😀 Leg meer verantwoordelijkheid bij de leidinggevenden, want jullie hoeven het niet alleen te doen. Door leidinggevenden te trainen zijn zij in staat de simpelere en veelvoorkomende HR vragen op te vangen. Zorg ervoor dat zij de juiste informatie voor handen hebben en het aantal medewerkersvragen in de HR mailbox zal zeker verminderen!
Tijd voor actie!
Bovenstaande zijn allemaal mooie losse initiatieven, maar wat nou als ik je vertel dat er een oplossing is die alles in één keer adresseert? Klinkt te mooi om waar te zijn? Is het niet. Bekijk onderstaande video voor een introductie aan de ‘People Hub’.
“We waren hier nog wel 2 jaar mee bezig geweest als we het zelf hadden moeten uitzoeken. Dit project lag al 7 jaar lang op de planken lag en is nu in een paar maanden neergezet. Mede dankzij jullie dat we dit zo snel konden doen” – Celine Verheij, Xebia
Een People Hub, zeg je?
Ja. Een People Hub. Een one-stop-shop voor alle HR gerelateerde informatie. Niets spannends, wel h eel efficiënt. Binnen 3 maanden gemaakt in jullie eigen Microsoft 365 omgeving en geïntegreerd in Teams. Het is tijd voor rust in de tent. Boek nu een demo of bekijk bovenstaande video voor meer informatie.
Tot snel!
Team HR Future Proof
