Van OneDrive naar SharePoint bij kinderopvang Villa Kakelbont

De situatie: behoefte aan overzicht en structuur

Waar stond dat document ook alweer? Een vraag die regelmatig te horen was bij Villa Kakelbont – een kinderopvangorganisatie met meerdere locaties in Heerhugowaard. Belangrijke HR- en organisatiedocumenten werden gedeeld vanaf een persoonlijke OneDrive, waar medewerkers handmatig aan werden toegevoegd. Informatie raakte versnipperd, er waren meerdere versies van documenten in omloop en vragen bleven komen.

Directrice Ella de Groot zag het probleem en ging op YouTube op zoek naar de mogelijkheden binnen Microsoft 365. Zo kwam ze bij HR Future Proof uit.

De vraag: één centrale plek voor alle medewerkers in de kinderopvang

Ella wilde graag één centrale plek voor informatie voor de hele organisatie – van pedagogisch medewerker tot receptionist. Modern, gebruiksvriendelijk en toegankelijk. Omdat er binnen de kinderopvang al gewerkt werd met Microsoft 365, lag een oplossing in SharePoint voor de hand. Maar: hoe richt je een SharePoint intranet op een goede manier in zónder eigen ICT-afdeling?

Onze aanpak: een intranet afgestemd op een kinderopvangorganisatie

Samen ontwikkelden we ‘Mijn Villa’: een intranet afgestemd op de dagelijkse praktijk binnen de kinderopvang. Van HR-regelingen tot pedagogische richtlijnen, van interne nieuwtjes tot schoonmaakinstructies en feestdagen — alles is terug te vinden in een herkenbare structuur:

• ‘Ik & Villa’ – Informatie over arbeidsvoorwaarden en personeelsregelingen.
• ‘Over Villa Kakelbont’ – Alles omtrent kernwaarden, locaties en een organogram.
• ‘Zo doen we dat’ – Voor alles wat pedagogisch medewerkers dagelijks nodig hebben; van voorschriften over veiligheid en voedsel tot aan praktische zaken zoals kleurplaten en stofzuiginstructies.

Verder zijn er op de homepagina drie nieuwsrubrieken ingericht (“Belangrijke mededelingen”, “What’s happening” en “Interessante artikelen”). Zo zijn alle updates – die voorheen via mail of WhatsApp werden verstuurd – ook terug te vinden op één plek.

“We wilden iets dat écht gebruikt zou worden. Het moest er goed uitzien, maar vooral logisch en bruikbaar zijn voor iedereen”

– Ella (Directrice Villa Kakelbont).

Adoptie & gebruik van het intranet Mijn Villa

Tijdens het traject dachten we mee over inhoud, structuur én adoptie van het platform. Want in een organisatie waar de meerderheid van de medewerkers niet dagelijks achter een laptop werkt, moet je goed uitleggen wat de toegevoegde waarde is van zo’n verandering. Minder zoeken, minder onduidelijkheid. Meer tijd voor de kinderen.

Alle medewerkers werden getraind in het gebruik van Microsoft-tools, met focus op wat waarin thuishoort:

• OneDrive voor persoonlijke documenten (Ik)
• Microsoft Teams voor samenwerken (Wij)
• SharePoint voor finale, organisatie brede informatie (Mijn Villa)

Dit bracht overzicht én structuur.

Verder werd de oude OneDrive-structuur afgesloten, waardoor medewerkers nu actief met het nieuwe intranet werken. Belangrijke updates worden geplaatst als SharePoint nieuwsartikel maar ook nog gemaild, zodat medewerkers stap voor stap wennen aan de nieuwe werkwijze.

“We hebben de communicatie als heel prettig ervaren. We werden stap voor stap meegenomen en kunnen het intranet nu ook zelf onderhouden. Ik kijk enorm uit naar ons volgende project samen!”

Vertelt Maartje (Manager Pedagogiek & Pedagogisch beleidsmedewerker).

Altijd en overal toegang tot wat je nodig hebt

Iedereen bij Villa Kakelbont heeft nu een eigen Microsoft-account. Mijn Villa is geïntegreerd in Microsoft Teams en dus altijd binnen handbereik — of je nu achter een laptop zit of op de groep werkt. Inmiddels bezoekt 40% van de medewerkers het intranet via de mobiele Teams-app.

Dat zorgt voor minder vragen aan HR, minder onderling mailverkeer, en vooral: meer eigenaarschap en betrokkenheid.

Ook op zoek naar structuur en overzicht in je organisatie?

Verschillende versies van hetzelfde bestand, versnipperde communicatie en zoekende collega’s: klinkt dat herkenbaar?

Wij laten je graag zien hoe het slimmer kan.
📅 Plan een demo of stuur ons een berichtje — dan denken we graag met je mee.