Welzijnskwartier maakt het verschil in de Duin- & Bollenstreek. Als ondernemende sociaalwerk-organisatie zetten zij zich in voor iedereen die extra ondersteuning kan gebruiken – van jongeren tot ouderen. De sociaalwerkers van Welzijnskwartier zijn toegerust en gedreven om mensen en wijken in hun kracht te zetten. Ze faciliteren (groepen) inwoners hun zelfregie te versterken en gebruiken daarbij methodieken waarbij formele en informele hulp in balans komt. Denk hierbij aan advies en ondersteuning, buurt- en gemeenschapsinitiatieven en sport-, cultuur- en bewegingsactiviteiten. Met zoveel verschillende activiteiten en projecten, én de daarbij horende werkwijzen, procedures en beleidstukken werd het tijd om de interne informatievoorziening en verbinding te versterken!
De uitdaging
De situatie was herkenbaar: HR-documentatie, beleidsstukken en werkprocessen waren verspreid over verschillende mappen, vaak met beperkte toegankelijkheid. Dit maakte het vinden van de juiste informatie tot een uitdaging: of het nu ging om HR-processen, leidinggevende documentatie of algemene werkprocedures. Het gevolg? Verminderde betrokkenheid en frustratie over de onvindbaarheid van informatie.
Welzijnskwartier zocht daarom naar een oplossing die twee kernbehoeften zou vervullen:
- Een centrale plek waar alle medewerkers eenvoudig documentatie en informatie kunnen vinden
- Een platform dat collega’s dichter bij elkaar brengt, onder andere door middel van een digitaal smoelenboek en een prikbord
Onze aanpak
We startten met een grondige analyse. Door middel van een enquête onder medewerkers kregen we helder zicht op de bestaande situatie én de wensen voor de toekomst. Deze inzichten wezen duidelijk in één richting. Één centrale plek voor alle informatie: een SharePoint People Hub, was de oplossing. Samen met het projectteam hebben we door middel van een ‘card-sort’-brainstorm alle belangrijke onderwerpen in kaart gebracht die op het nieuwe platform te vinden moeten zijn. Ook werd er nagedacht over een passende naam: dat werd WZK Plaza!
In de nieuwe SharePoint-omgeving hebben we alle essentiële elementen samengebracht:
- Een warm welkom met onboarding informatie
- Organisatie- en werkgerelateerde informatie
- Complete HR-documentatie en arbeidsvoorwaarden
- Een specifieke kennisbank voor leidinggevenden
- Actueel nieuws en evenementen
- Een interactief prikbord
- Directe toegang tot HR-tools
- Een persoonlijk smoelenboek
Dit is het resultaat
Extra verbinding door sociale interactie
Om de sociale verbinding te versterken, implementeerden we Viva Engage – een intern social media platform waar medewerkers berichten kunnen delen, reageren en polls kunnen maken. Bij Welzijnskwartier wordt het gebruikt als digitaal prikbord. Successen delen, nieuwe medewerkers voorstellen inclusief video, of gewoon wat mooie foto’s delen: dat kan allemaal op het prikbord. Met de mobiele toegang blijft iedereen verbonden, waar ze ook zijn.
Daarnaast werd er een smoelenboek gemaakt – in eigen huisstijl! Naast de standaard profielgegevens voegden we op verzoek van Welzijnskwartier persoonlijke elementen toe, zoals talenten en plustaken.
Samen bouwen aan succes
De nauwe samenwerking met het projectteam met medewerkers van verschillende afdelingen tijdens het hele proces was essentieel voor het succes. Claire Verhulst, Manager Sociale Innovatie bij Welzijnskwartier, bevestigt dit met haar ervaring:
“De samenwerking en communicatie: ik heb de samenwerking echt als heel erg positief ervaren en vind jullie manier van communiceren heel prettig. Direct, open, eerlijk, positief, gezellig. Top dus!”
Een speciale landing
Om de nieuwe WZK Plaza goed te laten landen in de organisatie organiseerden we een digitale speurtocht door het platform! Hierdoor kregen medewerkers de kans om het platform te leren kennen en te bekijken welke informatie ze daar kunnen vinden. Leuk toch?
Ben je benieuwd hoe we voor jou aan de slag kunnen gaan? Bekijk dan deze pagina met uitleg over ons stappenplan: In 7 fases naar jouw People Hub.
