Een intranet is het hart van de interne communicatie. Voor INretail was dit niet anders. Hun bestaande intranet draaide op SharePoint, maar met een extra softwarelaag: Valo. Dit bood jarenlang handige extra functies, maar in 2024 werd Valo uitgefaseerd. Dat betekende dat INretail voor een keuze stond: overstappen naar een nieuw systeem of volledig inzetten op de moderne mogelijkheden van SharePoint. Samen met HR Future Proof kozen ze voor een efficiënte oplossing: een SharePoint-communicatiesite, volledig geïntegreerd in Microsoft Teams.
De uitdaging: Valo verdwijnt – wat nu?
Het verdwijnen van Valo bracht niet alleen technische, maar ook organisatorische uitdagingen met zich mee:
Verouderde software en onnodige complexiteit
INretail gebruikte SharePoint met Valo als extra laag voor een verbeterde look-and-feel en extra functionaliteiten. In de begindagen van SharePoint was dit een logische keuze, maar inmiddels biedt SharePoint zelf alle benodigde mogelijkheden. Met Valo op de schopstoel moest er een nieuwe oplossing komen die gebruiksvriendelijk én toekomstbestendig was. INretail wilde een soepele overgang zonder dat medewerkers hinder ondervonden in hun dagelijkse werkzaamheden.
“Voor ons nieuwe intranet, zochten we naar een platform dat gebruiksvriendelijker was voor de lezers, maar misschien nog wel belangrijker: gebruiksvriendelijker voor de redactie. Berichten plaatsen en aanpassen, menustructuur aanpassen en meer, dat moest makkelijker kunnen. Én we wilden graag inzicht in de statistieken over (het gedrag van) de gebruikers. De oplossing van HR Future Proof sloot daar perfect bij aan!”
Vertelt Michelle, communicatie & projecten medewerker van INretail
Navigeren door het intranet kostte te veel tijd
Hoewel INretail’s intranet goed onderhouden was, stonden veel documenten los van de intranetpagina’s. Dit betekende dat medewerkers vaak moesten doorklikken naar aparte bestanden voor belangrijke informatie. Een nieuwe structuur met overzichtelijke pagina’s zou de vindbaarheid en toegankelijkheid verbeteren.
De oplossing: een nieuwe SharePoint-communicatiesite
Samen met HR Future Proof besloot InRetail een frisse start te maken. De oplossing bestond uit drie belangrijke pijlers:
1. Overstap naar een moderne SharePoint-communicatiesite
Het oude intranet maakte plaats voor een SharePoint-communicatiesite met een modernere look, overzichtelijke navigatie en een prettige gebruikerservaring.
2. Alle informatie direct op de intranetpagina’s
In plaats van door te linken naar losse documenten, werd alle informatie direct op de pagina’s geplaatst. Dit maakte het intranet toegankelijker en verminderde de noodzaak om meerdere bestanden te openen.
3. Integratie met Microsoft Teams en training voor medewerkers
Het nieuwe intranet werd geïntegreerd in Microsoft Teams, waardoor medewerkers eenvoudig toegang kregen tot alle informatie binnen hun dagelijkse workflow. Bovendien werden verantwoordelijke medewerkers ook getraind om zelf content te beheren, zodat het intranet altijd up-to-date blijft
Daarnaast werd INretail tijdens het project gestimuleerd om ook andere Microsoft-tools in te zetten. Acties werden bijgehouden in Microsoft Planner, video’s werden gedeeld via Stream en Excelbestanden maakten plaats voor gebruiksvriendelijkere oplossingen binnen het Microsoft 365-ecosysteem.
Het resultaat: een helder en efficiënt intranet zonder Valo
Binnen drie maanden had INretail een modern intranet dat niet alleen functioneel en visueel aantrekkelijk is, maar ook eenvoudig te beheren.
Belangrijke verbeteringen:
✅ Geen extra licentiekosten meer, omdat Valo niet langer nodig is.
✅ Alle informatie overzichtelijk op één plek, zonder onnodig doorklikken naar documenten.
✅ Integratie met Microsoft Teams, waardoor medewerkers het intranet direct binnen hun werkomgeving kunnen gebruiken.
✅ Training en bewustwording binnen InRetail over de mogelijkheden van Microsoft 365.
“We werkten heel prettig samen met HR Future Proof. Het contact verliep soepel, afspraken werden goed nagekomen, vragen snel beantwoord en er werd goed meegedacht over verbeteringen en details. Vanaf de eerste kennismaking was er een fijne klik, wat de samenwerking alleen maar ten goede kwam.”
Deelt Michelle.
Ook overstappen van Valo naar een moderne SharePoint-site
Wil je weten hoe jouw organisatie kan profiteren van een SharePoint-intranet zonder Valo? Neem contact op en ontdek hoe je kosten bespaart en de interne communicatie verbetert!
