Draait het intranet van jullie organisatie op Valo? Dan kunnen we ons voorstellen dat je even met je handen in je haar zit. Want Valo stopt in 2025. Don’t worry: we’ve got you covered. In de afgelopen jaren zijn er zoveel ontwikkelingen geweest in SharePoint, dat het helemaal niet nodig is om een ‘laag’ (zoals Valo) over SharePoint heen te gebruiken. Ook met SharePoint standaard functionaliteiten bouw je een gebruiksvriendelijk en modern intranet. Het grote voordeel? Makkelijk te beheren en, buiten jullie Microsoft 365 licentie, geen extra maandelijkse kosten. Met een beetje hulp van ons implementeren jullie binnen 3 maanden een uniek intranet dat volledig aansluit bij jullie huisstijl. In deze blog lees je wat je kan doen nu Valo stopt.
Waarom SharePoint Online ook zonder ‘toplayer’ als Valo heel geschikt is als intranet
✅ Vergelijkbare functionaliteiten: gemakkelijk nieuws posten en categoriseren, evenementen publiceren en informatiepagina’s aanmaken
✅ Veel mogelijkheden tot personalisatie: quick links, nieuws items en informatiepagina’s zijn te ‘targeten’ op de verschillende medewerkersgroepen
✅ Steeds meer opties om jouw huisstijl te vertalen naar een aantrekkelijk SharePoint design
✅ Toegankelijk via verschillende devices en direct te integreren binnen Microsoft Teams, waardoor je ook binnen je digitale werkplek informatie kunt opzoeken en notificaties ontvangt van belangrijke berichten.
✅ Naadloos integreren van andere Microsoft 365 applicaties, zoals Forms voor inschrijf- en evaluatieformulieren, Stream voor interne video’s en PowerBI voor data dashboards. Maar ook PowerApps zoals een smoelenboek, onboarding BINGO of ticketing app.
Overtuigd dat SharePoint een goed alternatief is wanneer Valo stopt? Ga dan aan de slag met de volgende 4 stappen.
Stap 1: Bepaal wat je wilt behouden nu Valo stopt
Dat Valo stopt biedt kansen voor een frisse start. Zet niet alles klakkeloos over naar SharePoint Online, maar bepaal wat goed werkte en wat niet. Duik in de user analytics en stuur een korte survey uit naar medewerkers om hun ervaring uit te vragen. Wanneer wij organisaties helpen met de ontwikkeling van een intranet, zien wij de grootste verbetermogelijkheid in de navigatiestructuur. Een helder menu zorgt ervoor dat medewerkers snel kunnen vinden waar ze naar op zoek zijn. Daarom starten wij altijd met een ‘card-sort’ brainstorm om de inhoud en opbouw van een intranet te (her)bepalen.
Stap 2: Implementeer jullie huisstijl in SharePoint
Veel mensen denken bij SharePoint aan een ‘kale’ site met een mappenstructuur en documenten erin. Dat hoeft helemaal niet! Qua branding en design zijn de opties niet grenzeloos, maar met een beetje creativiteit en kennis is het zeker mogelijk om iets unieks neer te zetten. Implementeer een custom SharePoint thema met jouw organisatiekleuren, gebruik eigen iconen en zorg voor aansprekend beeldmateriaal. Hieronder een aantal voorbeelden van intranet omgevingen van onze klanten. In al deze voorbeelden is er gebruik gemaakt van standaard functionaliteiten (dus geen ‘laag’ zoals Valo).
Meer voorbeelden zien? Bekijk dan deze blog: zo zorg je voor een uniek intranet in SharePoint.
Stap 3: Maak de overstap van Valo naar SharePoint zo gemakkelijk mogelijk
Binnen SharePoint online kun je pagina templates klaarzetten die volledig aansluiten bij jullie huisstijl. Zo maak je het voor content owners zo gemakkelijk mogelijk om informatie over te zetten naar de nieuwe omgeving. Door deze vooraf gedefinieerde sjablonen te gebruiken zorg je ook voor consistentie op het nieuwe platform, waardoor medewerkers makkelijker hun weg kunnen vinden. De overstap van het werken in Valo naar het werken in SharePoint is niet heel groot. Maar het is altijd goed om beheerders te ondersteunen in deze transitie. Selecteer handige video’s op YouTube of maak gebruik van onze SharePoint Academy met korte video tutorials.
Stap 4: Organiseer het beheer van jullie nieuwe intranet
Zoals je weet is een intranet nooit af. Om medewerkers naar het platform te blijven trekken is het belangrijk om te zorgen voor afwisselende en up-to-date content. We zien het vaak gebeuren dat een project team hun handen lostrekt na go-live, maar dat het beheer niet goed belegd is binnen de organisatie. Betrek verschillende partijen (in ieder geval IT, Communicatie en HR), zet een content review proces op, wijs content owners aan en nodig die ieder kwartaal uit om bij elkaar te komen. Zorg er verder voor dat de je op de hoogte blijft van nieuwe SharePoint functionaliteiten, zodat je deze ook direct kunt toepassen op jullie intranet.
Hulp nodig bij deze transitie van Valo naar SharePoint Online?
Plan geheel vrijblijvend een kennismakingsgesprek in waarbij wij je de mogelijkheden van SharePoint laten zien. Na afloop van het gesprek ontvang je een gratis mock-up van jullie nieuwe intranet in SharePoint en een plan van aanpak voor de transitie.
