De eerste werkdag moet voor elke nieuwe medewerker speciaal zijn. Maar voordat die dag aanbreekt, komt er heel wat administratief werk kijken bij het onboarden van nieuwe collega’s. Van arbeidsovereenkomsten tot werkplekinrichting – de lijst met taken lijkt eindeloos. Voor een internationaal bedrijf als Xebia, met verschillende afdelingen en locaties, was dit proces extra complex. Tijd voor een slimmere aanpak.
De uitdaging
Als full-service digitaal adviesbureau met 5.000 medewerkers verspreid over de hele wereld, verwelkomt Xebia regelmatig nieuwe talenten. Met de groeiende organisatie werd de behoefte aan een gestroomlijnd onboarding proces steeds duidelijker. Het HR-team zocht naar een manier om administratieve taken te automatiseren, zoals het versturen van e-mails en het genereren van contracten.
De wensen
Xebia had al een duidelijk beeld van hun ideale proces, vastgelegd in een flowchart. De belangrijkste vereisten waren:
- Een systeem dat zowel het HR-team als nieuwe medewerkers optimaal ondersteunt
- Communicatie in de huisstijl van Xebia
- Een naadloze integratie met hun AFAS-software
- Een warm welkom voor nieuwe medewerkers
De oplossing
Met behulp van het Microsoft 365 Power Platform, specifiek Power Automate, ontwikkelden we een proces dat de volgende dingen automatiseert:
- Verzorgt een persoonlijke welkomstmail
- Verzamelt nieuwe medewerkergegevens via Microsoft Forms
- Genereert en verstuurt arbeidsovereenkomsten
- Regelt belangrijke documenten zoals loonheffingsformulieren
- Stuurt meldingen / tickets naar afdelingen zoals IT en Facilities om praktische zaken te regelen
- Deelt relevante informatie op basis van functie en afdeling
- Synchroniseert alle persoonsinformatie met AFAS
De integratie met AFAS vormde aanvankelijk een uitdaging. Na uitgebreide tests slaagden we erin een betrouwbare koppeling tot stand te brengen die goed aansluit bij de workflow.
Voorbeeld mail tijdens de preboarding:
Het resultaat
De impact was direct merkbaar. Het meest opvallende resultaat? De tijdsinvestering per nieuwe medewerker daalde spectaculair: van gemiddeld 2 uur naar slechts 10 minuten.
Het nieuwe systeem biedt daarnaast:
- Complete transparantie door een overzichtelijk dashboard
- Duidelijke taakverdelingen en deadlines
- Automatische notificaties voor alle betrokkenen
- Een soepele documentenstroom
Voor zowel het HR-team als nieuwe medewerkers werd het onboarding proces een stuk overzichtelijker en plezieriger. Via het dashboard kunnen alle betrokkenen de voortgang volgen en zien welke acties nog nodig zijn. Taken zoals het ondertekenen van documenten belanden automatisch bij de juiste persoon.
Xebia zelf was zo enthousiast over de transformatie dat ze er een artikel aan wijdden: “Xebia’s HR transforms onboarding process from 2 hours to 10 minutes”. Lees het hier:
Lees ook hoe Xebia het project heeft ervaren via hun artikel: Xebia’s HR transforms onboarding process from 2 hours to 10 minutes
Benieuwd hoe jij aan de slag kan met het inrichten van een efficiënte onboarding? Luister dan ook onze podcast!
Luister hier onze podcast over onboarding en de voordelen van een automatisch proces.
