Heeft jouw organisatie wel eens IT-expertise ingehuurd? Grote kans dat je te maken had met iemand van Xebia. Zij zijn namelijk een IT-consultancy bedrijf met wereldwijd ongeveer 4000 medewerkers.
Je vraagt jezelf nu misschien af waarom Xebia bij ons terecht kwam. Een HR SharePoint opzetten in een IT-specialistische omgeving? Gaat dat wel samen? Little spoiler; dat gaat heel goed samen! Door een goede samenwerking, korte lijnen en de expertises te bundelen hebben we een prachtig informatieplatform met uniek design neergezet. Deze opdracht was er eentje waar ook wij van HR Future Proof hebben mogen leren over de mogelijkheden in SharePoint.
Hoezo heeft een IT-Consultancy bedrijf hulp nodig van HR Future Proof ?
Xebia groeit zo hard, dat wanneer jij dit leest het aantal medewerkers wellicht al is gegroeid naar 4100. Ze werken er met verschillende Business Units voor focusgebieden als Cloud, Agile & Data. Hun missie? Autoriteit zijn in het vakgebied. Ze mogen dan wel hard groeien, maar, om hun missie te realiseren, werken ze alleen maar met de besten in het vak.
Dit is niet alleen het geval voor de IT professionals, maar zeker ook op de HR afdeling. We treffen bij Xebia namelijk een jong en gezellig HR-team en maken hier kennis met Celine Verheij, HR Business Partner. Zij vertelt ons vol enthousiasme dat het team hier heel anders is georganiseerd dan de “standaard”. Ze werken hier heel pragmatisch. Geen regels of lange procedures, maar allereerst met persoonlijke aandacht bepalen wat de juiste aanpak is. Creatieve ideeën kunnen binnen Xebia vrijwel gelijk in praktijk worden gebracht. Heb je een goed idee? Pitchen maar en dan kan het wellicht. Zo ging het ook bij dit project.
Celine werd door een oud-collega gewezen op één van onze webinars. Ze kon op dat moment niet aanwezig zijn, maar schreef wel onze bedrijfsnaam op: “Toen dit project bij mij kwam te liggen, moest ik eigenlijk direct aan jullie denken. Een criteria was dat het nieuwe systeem schaalbaar moest zijn en Microsoft gaat over landsgrenzen. Daarnaast is het fijn dat jullie een HR achtergrond hebben, zodat jullie met dezelfde bril kijken naar wat nodig is. Daarnaast zijn jullie klein, wendbaar en makkelijk om mee te schakelen. Daar zag ik direct een goede match in.”
Zit jouw organisatie ook verspreid over meerdere landen? Je vindt meer inspiratie in onze klantcase “How Philips DA centralised HR information for 51 countries in SharePoint“
Probleem? Een wirwar aan systemen
En dus gingen we het gesprek aan. Hieruit bleek dat er al jaren de wens bestond voor een centraal informatieplatform. Celine: “We werken met een cellenstructuur, waarbij elke cel wordt aangestuurd door één van onze Business Managers. Hierdoor had elke Business Unit zijn eigen communicatie-voorkeuren. Eén overzichtelijk platform waar we alle HR informatie up-to-date konden houden, was er niet. We maakten voorheen gebruik van losse websites en een online personeelshandboek. Voor ons was het naar verloop van tijd heel logisch om onze weg te vinden, maar voor nieuwe collega’s was het echt een jungle aan systemen en platformen.”
Dit zien we vaker. Vol enthousiasme worden er nieuwe tools geïmplementeerd, maar uiteindelijk wordt het zo onoverzichtelijk dat het juist méér onduidelijkheid oplevert. Celine: “Je zou denken, we werken in een IT-organisatie, alle informatie is goed online gestructureerd, maar juist omdat we zoveel vrijheid krijgen/hebben was er een wirwar ontstaan in verschillende communicatiesystemen en kanalen.”
De systemen hoefden niet zozeer geïntegreerd te worden, maar de HR informatie moest wél snel vindbaar zijn. Daar kunnen wij wel mee helpen! Vanuit HR was er dus de behoefte aan één single point of truth voor informatie. En vanaf dit platform zouden medewerkers snel naar andere systemen moeten kunnen navigeren.
IT-specialisten sceptisch over HR SharePoint als single point of truth
Wij waren enthousiast. Celine ook. Toch duurde het even voordat we daadwerkelijk aan de slag gingen. Celine: “Vanuit een Design Thinking methode zijn we aan de slag gegaan. Allereerst collega’s interviewen om de behoefte op te halen, om vervolgens samen tot een oplossing te komen. Toen ik eenmaal alle feedback had verzameld en samengevoegd leek Sharepoint als platform de juiste oplossing. Maar, veel IT-collega’s waren niet meteen fan, omdat het voorheen werd gebruikt als document library. Dit beeld zat nog bij velen in het hoofd.’’ Het had dus even tijd nodig om te landen in de organisatie, maar na het zien van de nieuwe mogelijkheden waren de meesten al gauw enthousiast.
Sharepoint bouwen: IT of HR?
Inzage in die behoeftes is voor ons vanuit HR Future Proof minstens zo belangrijk. Om deze reden komen we na een “GO” bij de orga’isatie op locatie en inventariseren de individuele gebruikersbehoeftes. Want zeg nou zelf… de behoefte vanuit Marketing/Communicatie is heel anders dan die vanuit HR of IT (of andere eindgebruikers).
Zo krijgen we regelmatig de vraag of het bouwen van een SharePoint niet meer het werk is voor de IT afdeling. Zo ook Celine: “Je kan je afvragen: ‘ligt dit bij HR?’, maar er moest zo veel informatie uit het HR-handboek op dat we het er gauw over eens waren het project vanuit HR op te pakken. We betrekken hierbij andere afdelingen die tevens informatie op de hub willen plaatsen.’’
In dit specifieke project hebben we meer samengewerkt met dan bij andere klanten. Xebia’s design bestaat namelijk uit veel organische bewegingen die kenmerkend zijn voor hun bruisende karakter. SharePoint daarentegen, staat bekend om zijn basic functionaliteiten en rechte lijnen. In samenwerking met de vanuit Xebia is het gelukt om met name de visuals op een echte Xebia manier weer te geven. Hoe vet is dat!
Samenwerking is key
Xebia is voor ons de partij die het meeste werk uit handen heeft genomen qua design. Dit was voor even wennen, maar is dit niet juist waar een echte samenwerking om draait? Namelijk; efficiënte inzet van kennis en expertise van de betrokken personen voor het realiseren van een zo effectief mogelijk resultaat. Gelukkig heeft Celine dit ook zo ervaren: “Ik heb echt wel uit jullie kennis en expertise kunnen putten. Ook de opbouw van de site, de buttons en allemaal features waarvan ik dacht “oh, die heb ik nog nooit gezien.” We waren hier nog wel 2 jaar mee bezig geweest als we het zelf hadden moeten uitzoeken. Nee, dit hadden we echt wel met jullie samen moeten doen.”
Proactief projectmanagement was key voor het realiseren van deze opdracht. Het zorgde voor heldere afspraken en verantwoordelijkheden. Celine zegt hierover het volgende: “Ik vond het zo fijn samenwerken. In vorige bedrijven heb ik met partijen samengewerkt die af en toe ontzettend traag konden zijn en waarin kleine aanpassingen lastig door te voeren waren. De lijnen waren niet zo kort zoals nu, dus dit was echt verademing. Ondanks dat het voor jullie misschien heel langzaam liep was iedereen in onze organisatie eigenlijk verbaasd dat het zo snel was gegaan, omdat dit een project was die al jaren lang op de plank lag en nu in een paar maanden is neergezet. Mede dankzij jullie dat we dit zo snel konden doen.” Meer weten over onze manier van werken? Lees hier meer over onze werkwijze.
Een originele go live? Dat doet Xebia zo
Weet je nog die sceptische blik van de IT professionals voorafgaand aan het project? Het team bedacht de meest creatieve ideeën en kozen het platform te lanceren met een ware treasure hunt. Celine: “We wilden het op een Xebia manier lanceren en niet zomaar van: ‘dit is het, succes ermee.’” En dus gingen ze voor een ludieke actie waarbij bepaalde woorden werden verstopt op het intranet en gevonden konden worden door puzzels op te lossen. Bij het juist uitvoeren van de actie of het oplossen van een puzzel ontving de medewerker een woord die uiteindelijk een zin vormde (te vinden onderaan deze blog). Diegene die de zin als eerste vond ontving een mooie prijs en uiteindelijk werden er nog 2 prijzen verloot onder de collega’s met de juiste antwoorden!
Deze hele originele wijze van lancering heeft bijgedragen aan het ontzettend hoge bezoekersaantal op het moment van livegang. De hunt was namelijk een groot succes en 18 mensen hadden het juiste antwoord ingevuld. Slechts 18? Van de 550? HR had het de IT-consultants extra moeilijk gemaakt om ze goed uit te dagen! En dat is gelukt.
Het belangrijkste: hoe wordt SharePoint ontvangen?
Niet alleen voor Xebia, maar ook voor ons was de live-gang een spannend moment. Voor de eerste keer hebben we een SharePoint omgeving gelanceerd met IT specialisten als eindgebruikers. Celine had verwacht dat er veel kritische feedback zou komen vanuit de consultants, maar niets was minder waar. Iedereen is eigenlijk enthousiast en heeft er veel profijt van. Eén van de reacties die Celine ontving: “Hé, dit ziet er echt tof uit! Makkelijk dat we zo onze informatie direct kunnen vinden.”
Zijn de vragen bij HR daadwerkelijk afgenomen? Dat is volgens Celine nog lastig te zeggen. Medewerkers moeten wennen aan het feit dat er een SharePoint omgeving is met alle HR informatie. “Ik merk wel steeds meer dat collega’s zelf op zoek gaan naar antwoorden op vrij makkelijke vragen. Dan kopiëren/plakken ze een stuk tekst en sturen ze dit naar ons HR team omdat ze daar nog aanvullende vragen over hebben”.
Volgens Celine is de HR SharePoint is een “single point of truth” geworden voor alle betrokkenen. Niet alleen medewerkers kunnen er hun informatie vinden, maar ook HR. Voor vragen over ouderschaps- en zorgverlof moest HR altijd een hele mail uittypen of even bellen. Nu kunnen ze collega’s makkelijk van alle informatie voorzien door linkjes door te sturen; daarin zien ze wel een grote tijdswinst. Uiteraard blijft de persoonlijke aandacht voorop staan en wordt de voorkeur gegeven aan persoonlijk contact.
Hoe nu verder?
Er is bewust voor gekozen niet alle content direct online te plaatsen. Eerst het hoognodige en de rest volgt op basis van de medewerkersbehoefte. Zo geeft Celine aan dat het voor collega’s onduidelijk was welke Recruiter benaderd kon worden voor het aandragen van referrals. Om deze reden is er een nieuwe pagina aangemaakt met informatie over het Recruitment team per business unit.
Die flexibiliteit is het fijne aan SharePoint. Wanneer je als HR-afdeling veel vragen ontvangt over een specifiek onderwerp, dan kan dit direct worden aangepast en/of toegevoegd. En je kan gemakkelijk de taken verdelen, Celine zegt hierover: “Twee anderen hebben toegang gekregen om events te delen en ons Marketing team update ook een aantal zaken. Het is een klein groepje verantwoordelijken. Verspreid over verschillende afdelingen, zodat we het platform gezamenlijk bijhouden.”
Implementatie is één ding en het levendig houden is weer een heel ander traject. Zo kan je regelmatig updates posten door gebruik te maken van tools zoals Yammer of Nieuws. Celine geeft aan dat deze behoefte bij Xebia niet speelt, maar wie weet veranderd dit nog in de toekomst!
“The Global IT-Frontrunners now finally have intranet”
En daar zijn we allemaal trots op.
Wil je net als Xebia een Hub die past bij jouw organisatie cultuur? Boek dan nu een onboarding call en laat je adviseren door één van onze HR professionals.
Tot snel!
Team HR Future Proof
