ChapterNext ondersteunt jongeren tussen de 12 en 18 jaar die dreigen uit te vallen of uitgevallen zijn uit het onderwijs. Een bevlogen organisatie met een groeiend team van begeleiders, behandelaren en coördinatoren.
Die groei bracht ook een uitdaging mee: informatie was versnipperd, werkwijzen stonden in losse documenten en communicatie liep via mail en WhatsApp. Tijd om ook digitaal een volgende stap te zetten.
“We wilden één centrale plek waar medewerkers snel informatie kunnen vinden, zonder te verdwalen in documenten of e-mails,” vertelt Rebecca Tromp, Senior administratief medewerker bij ChapterNext.
De uitdaging: versnipperde informatie en onduidelijke structuur
Door de snelle groei ontstond een wildgroei aan mappen, documenten en kanalen.
HR-regelingen stonden in lange CAO-teksten, werkinstructies zaten in losse bestanden en het aanpassen van rechten moest via een externe IT-partij. Dat zorgde voor onduidelijkheid en tijdverlies.
Medewerkers hadden behoefte aan houvast: één digitale plek waar beleid, werkwijzen en communicatie samenkomen.
De oplossing: van losse documenten naar één herkenbaar platform
Samen ontwikkelden we ChapterNet: het intranet van ChapterNext in SharePoint.
We vertaalden hun HR-beleid en procedures naar toegankelijke, visueel aantrekkelijke pagina’s. Overzichtelijk, up-to-date en in hun eigen huisstijl.
Om eigenaarschap te versterken gaven we praktische trainingen. Medewerkers kunnen nu zelf pagina’s maken, nieuws plaatsen en informatie updaten.
“Het ziet er niet alleen professioneel uit, het voelt ook echt als óns platform,” zegt Rebecca.
Daar bleef het niet bij. We hielpen ChapterNext ook met het inrichten van Microsoft Teams om zo de efficiënter digitaal samen te werken. Elk team – van behandelaren tot teamleiders – kreeg een vaste structuur met duidelijke kanalen en centrale bestanden. Geen losse e-mails of documenten meer, maar alles op één plek.
Als derde stap startten we met het automatiseren van het sollicitatieproces. HR en teamleiders hebben nu één overzicht van kandidaten, met automatische meldingen per fase. Dat voorkomt misverstanden en scheelt veel handmatig werk.
Het resultaat: meer overzicht, eigenaarschap en rust
Vandaag is ChapterNet hét digitale startpunt voor alle medewerkers. Belangrijke updates, processen en werkwijzen worden gedeeld via het intranet, geïntegreerd in Teams.
Nieuwe collega’s vinden snel hun weg, teams werken consistenter samen en de organisatie houdt grip op haar digitale omgeving.
“De samenwerking met HR Future Proof was snel, duidelijk en flexibel,” vertelt Rebecca.
“Fijn dat we ook tussendoor met kleine vragen bij ze terecht konden. Ze denken mee in wat past bij ónze organisatie.”
ChapterNext werkt nu slimmer samen en heeft de digitale basis die meegroeit met hun organisatie. Zo blijft er meer tijd over voor wat écht telt: jongeren vooruithelpen.
Groeit in jouw organisatie ook de behoefte aan overzicht en structuur?
Wij denken graag mee over hoe SharePoint en Microsoft Teams jullie kan helpen om overzicht en eigenaarschap te creëren, en zo meer ruimte te maken voor jullie core werkzaamheden. Plan geheel vrijblijvend een demo.
