Het HR-handboek in PDF is voor veel organisaties wat het faxapparaat is voor communicatie: ooit nuttig, nu vooral achterhaald. Medewerkers verwachten informatie die actueel, interactief, toegankelijk en mobiel is. Een statisch document van tientallen pagina’s sluit daar simpelweg niet meer bij aan. De vraag is dus niet of je overstapt naar een modernere vorm, maar wanneer.
Waarom je PDF-handboek niet meer voldoet
Veel HR-teams denken nog steeds dat ze verplicht zijn een uitgebreid handboek in PDF te hebben. Dat is niet het geval. De wet schrijft slechts voor dat werkgevers medewerkers tijdig en duidelijk informeren over zaken als arbeidsvoorwaarden, verlofregelingen en procedures.
De vorm is vrij, zolang de informatie maar:
- Altijd toegankelijk is voor medewerkers
- Actueel wordt gehouden
- Duidelijk is in taalgebruik
Met die uitgangspunten in gedachten wordt duidelijk dat een People Hub juridisch net zo goed kan dienen als een HR-handboek. Sterker nog, zo’n digitale omgeving maakt het vaak eenvoudiger om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen.
Wat kun je allemaal met een People Hub?
Een People Hub in SharePoint of Microsoft Teams is een digitale plek waar medewerkers alle relevante HR-informatie vinden. Het is toegankelijk vanaf iedere werkplek en kan volledig ingericht worden in de stijl en structuur die bij de organisatie past.
De voordelen zijn groot:
- Altijd en overal toegankelijk: medewerkers kunnen via hun laptop, tablet of mobiel de informatie direct opzoeken.
- Eenvoudig actueel te houden: je past één keer de tekst aan en iedereen ziet meteen de actuele versie. Geen mailtjes met nieuwe PDF’s meer.
- Visueel en interactief: maak gebruik van FAQ’s, korte video’s, infographics en links. Voeg een zoekfunctie toe zodat medewerkers in seconden vinden wat ze nodig hebben.
- Consistente beleving: beleid en communicatie worden aangeboden op dezelfde plek waar medewerkers toch al samenwerken en informatie uitwisselen.
Een People Hub is daarmee niet alleen een moderne manier van communiceren, maar ook een slimme investering in efficiëntie. HR hoeft minder vragen te beantwoorden, medewerkers vinden sneller hun weg, en beleid blijft automatisch up-to-date.
Om dit concreter te maken, kijken we naar een praktisch voorbeeld.
Een voorbeeld: ouderschapsverlof in een People Hub
Stel, je hebt een regeling voor ouderschapsverlof. In een traditioneel handboek staat dit op pagina 17, midden in een lap tekst van 1.000 woorden. In een People Hub kun je dit anders aanpakken:
- Korte inleiding: in 5 zinnen uitleggen wat ouderschapsverlof inhoudt.
- FAQ-sectie: “Hoeveel weken heb ik recht?”, “Moet ik het verlof in één keer opnemen?”, “Hoe vraag ik het aan?”
- Visuele elementen: een infographic met de verdeling van betaald en onbetaald verlof.
- Directe actie: een knop naar het aanvraagformulier of een Teams-chat met HR.
Zo wordt beleid niet alleen duidelijker, maar ook direct toepasbaar. We laten je zien hoe wij dat aanpakken met onze Future Proof HR beleid.
De drie pijlers van Future Proof HR beleid
Zelfs in een digitale People Hub blijft de inhoud de basis. Daarvoor gebruiken wij drie pijlers die zorgen dat beleid niet alleen modern, maar ook effectief is:
1. Taal – begrijpelijk en helder
Geen HR-jargon, maar gewone taal. Zodat iedere medewerker zonder HR-achtergrond begrijpt wat er staat.
2. Cultuur – passend bij de organisatie
Beleid moet de manier van communiceren en samenwerken weerspiegelen. In een formele organisatie mag de toon zakelijker zijn, in een creatieve scale-up juist luchtig en toegankelijk.
3. Wetgeving – altijd actueel
De basis moet juridisch kloppen. Nieuwe wet- en regelgeving of CAO-afspraken moeten direct doorvertaald worden naar beleid. Zo voorkom je dat medewerkers met achterhaalde informatie werken.
Ben je overtuigd dat het tijd is om afscheid te nemen van de PDF? Zo pak je het aan.
Zo maak je de stap van PDF naar People Hub
Bij HR Future Proof zorgen we dat je HR-beleid niet alleen juridisch klopt, maar ook begrijpelijk is en aansluit bij de cultuur van jullie organisatie. We werken in drie stappen:
Stap 1: Beoordelen
We starten met een beleidscheck. Welke documenten hebben jullie nu? Zijn ze nog actueel, begrijpelijk en passend bij jullie organisatiecultuur? Elk onderdeel krijgt een beoordeling, zodat je direct ziet wat goed gaat en wat beter kan.
Stap 2: Herschrijven
Op basis van die beoordeling herschrijven we de teksten. We vertalen lange paragrafen naar korte, duidelijke stukken in begrijpelijke taal. Daarbij letten we op toon en stijl die past bij jullie organisatie.
Stap 3: Publiceren
Tot slot vertalen we de aangepaste regelingen naar een People Hub in SharePoint of Microsoft Teams. We werken met thema’s (bijvoorbeeld Arbeidsvoorwaarden, Verlof, Procedures) zodat medewerkers intuïtief kunnen navigeren. Waar mogelijk voegen we visuele en interactieve elementen toe, zodat beleid niet alleen gelezen, maar ook toegepast wordt.
Met deze drie stappen heb je in korte tijd een HR-handboek dat niet alleen klopt, maar ook leeft binnen de organisatie. Lees meer over onze aanpak of plan direct een kennismaking in.
