Kost het onboarding proces bij jou ook veel tijd? Er komen veel verschillende stappen bij kijken. Met name de administratieve (HR) kant kan veel tijd in beslag nemen. Natuurlijk wil je dat de nieuwe medewerker warm wordt ontvangen en dat alles is geregeld voor zijn/haar komst. Hiervoor wordt vaak geschakeld met andere afdelingen of personen binnen de organisatie. Zou dit niet veel makkelijker kunnen? Dat kan! In deze blog gaan we dieper in op 3 manieren die je helpen tijd te besparen in het onboarding proces én hoe Microsoft365 hierbij kan ondersteunen.
- Een (SharePoint) pagina voor nieuwe medewerkers inrichten
- Onboarding administratie automatiseren
- Interne mails & tickets automatiseren
1. Een (SharePoint) pagina voor nieuwe medewerkers inrichten
Nieuwe collega’s zijn kijken uit naar hun eerste werkdag. In veel gevallen willen ze zelfs al voor de actuele startdatum meer kunnen lezen over de organisatie. Natuurlijk is het ook fijn als ze weten hoe hun eerste werkdag er uit ziet en wat de arbeidsvoorwaarden precies zijn. Een speciale onboarding plek (in SharePoint) kan dan een oplossing bieden. Dit zorgt voor minder vragen én een warmer welkom!
Wij maken dit soort pagina’s gewoon in SharePoint (onderdeel van Microsoft365). Lekker makkelijk te onderhouden en aan te passen!
Hierin zijn twee scenario’s denkbaar:
- Een aparte SharePoint site die alleen beschikbaar is voor nieuwe medewerkers.
- De nieuwe medewerker krijgt direct toegang tot de hele People Hub (HR intranet) van de organisatie. In dit geval richten we een aparte pagina in over de verwachtingen voor de eerste werkdag en de rest van de onboarding.
Heb je nog geen People Hub / HR intranet? Lees dan onze blog ‘Van HR handboek naar HR intranet’.
Het inrichten van zo’n plek voor nieuwe medewerkers kan veel tijd besparen in het onboardingsproces. Het voorkomt namelijk een hele hoop vragen! Daarnaast hoef je geen extra mails te versturen over arbeidsvoorwaarden, tools / systemen of bepaalde (HR) processen.
2. Administratie automatiseren
Het lijkt een inkoppertje, maar dat is het niet! Wij zien dat veel HR teams geen idee hebben waar ze moeten beginnen met automatiseren. Doe je dat in je HRIS / administratieve HR tool? Of doe je het met een aparte onboarding tool? Kan je het op een andere manier intern regelen? En welke stappen kan je precies automatiseren zonder dat ze onpersoonlijk worden?
De belangrijkste stappen die je wat ons betreft zou moeten automatiseren in het administratieve onboardingsproces zijn:
- NAW gegevens uitvragen aan de nieuwe medewerker
- Loonheffingsformulier versturen, laten invullen & ondertekenen
- Arbeidsovereenkomst opstellen met NAW en functiegegevens
- Arbeidsovereenkomst laten ondertekenen door directie & nieuwe medewerker
- Documenten zoals kopie ID en certificaten opvragen en opslaan
Deze stappen kunnen soms in een bestaand systeem worden geautomatiseerd maar vaak ook niet. Wij automatiseren deze stappen altijd in Microsoft365 (met applicaties zoals Power Automate, Microsoft Forms & SharePoint), omdat je op deze manier geen nieuwe externe software nodig hebt. Daarnaast blijven alle processen binnen jullie eigen beveiligde omgeving. Plus, jullie kunnen zelf de processen onderhouden verder ontwikkelen.
Benieuwd hoe zo’n automatiseringstraject in z’n werk gaat? Lees dan onze blog ‘Onboarding automatiseren met Microsoft365’.
3. Interne mails & tickets automatiseren
Hoeveel mails verstuur je om intern alles geregeld te hebben voor de nieuwe medewerker? Vaak moet je voor de start van een nieuwe medewerker schakelen met collega’s van andere afdelingen. Dit moet bijvoorbeeld om:
- IT accounts of rechten aan te vragen
- Een toegangspas of parkeerpas te regelen
- De nieuwe medewerker aan te melden voor de personeelsplanning
- De receptie op de hoogte te stellen van de eerste werkdag
Deze acties vereisen in de meeste gevallen een mailtje of het indienen van een ticket. Dat zijn stappen die gemakkelijk geautomatiseerd kunnen worden (ook met Microsoft365). In principe zou je maar op één plek een nieuwe medewerker moeten aanmelden om vervolgens de rest automatisch te laten verlopen. Microsoft Teams wordt dan vaak als startpunt gebruikt.
Heb je nog geen ticket systeem? Kijk hier dan even! Een HR ticketing systeem in Microsoft 365: alles wat je moet weten
Wil je graag een keer sparren met ons over de mogelijkheden voor jouw team en organisatie? Plan dan een kennismaking in! We laten graag aan je zien hoe jij het beste tijd kan besparen in je onboarding proces.
