Ben je aan het onderzoeken hoe het onboardingsproces effectiever én leuker kan worden vormgegeven? Zoek niet verder! Wij hebben namelijk onze HR ervaring en Microsoft skills samengebracht in een unieke oplossing (in Microsoft Teams natuurlijk 😉). Iedereen heeft wel eens het bekende spelletje BINGO gespeeld dus wij dachten: “Hoe leuk is het als je op deze manier kennis kan maken met een nieuwe organisatie!” En zo ontstond de onboarding BINGO.
In deze blog beschrijven we eerst welke elementen er nodig zijn voor een succesvol onboardingsproces. Vervolgens laten we zien hoe we die elementen hebben ondergebracht in de door ons ontwikkelde onboarding BINGO. Hierdoor wordt meteen duidelijk waarom je een stoffige onboarding checklijst overboord zou moeten gooien! 1, 2, 3, BINGO!
Elementen voor een succesvol onboarding programma
#1 : Snel kunnen opstarten
Een laptop en account gereed op de eerste dag: logisch toch? Dat zou je denken, maar uit ervaring weten we dat er een hoop heen-en-weer mailen aan vooraf gaat en er helaas soms wel eens wat blijft liggen. En dan is het opeens niet zo goed geregeld op de eerste werkdag. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Het op orde hebben van praktische en administratieve zaken dragen bij aan een snelle en effectieve start.
Wist je dat administratieve en repetitieve stappen in het onboardingsproces geautomatiseerd kunnen worden met Microsoft? Lees hoe je het onboardingsproces automatiseert met PowerAutomate.
#2: Welkom laten voelen
Beginnen met een nieuwe baan is spannend en wordt gezien als een life changing moment. Om deze reden is het belangrijk dat de nieuwe medewerker warm wordt ontvangen. Collega’s spelen hierin een belangrijke rol, zowel binnen als buiten het team. Ons advies: zet sociale verbinding centraal. Dit kan onder andere door het organiseren van gezamenlijke lunches of borrels. Maar ook rondleidingen en geplande ontmoetingen met collega’s dragen bij aan het welkom voelen.
#3: Bedrijf leren kennen
Kan jij nog herinneren dat je voor het eerst een nieuwe organisatie binnen kwam? Ik wel. Je bent enthousiast en wil snel een compleet beeld krijgen van waar je terecht bent gekomen. Welke afdelingen zijn er? Met welke systemen werk ik dagelijks? Waar kan ik informatie en nieuws vinden? Goede vindbaarheid van informatie is voor dit onderdeel dus cruciaal.
Wij brengen alle relevante informatie, communicatie en snelkoppelingen samen op één centrale plek. Dit noemen we een People Hub of (HR) intranet. Lees hier waarom een HR intranet een goed idee is.
Het onboardingsprogramma vormgeven
Volgens ons bevat het ideale onboardingsprogramma alle bovenstaande elementen. Je wilt medewerkers helpen om (1) snel op te kunnen starten. Vervolgens zorgen voor een 2) warm welkom waarin hij/zij de collega’s kan ontmoeten. En ten slotte, tools geven om (3) de organisatie leren kennen. Dit zijn hoofdelementen waar verschillende acties onder kunnen vallen. Denk bijvoorbeeld aan:
- Stel je email handtekening in (1)
- Ga lunchen met je team (2)
- Vind de reiskostenregeling op het intranet (3)
We zien vaak dat dit soort acties worden opgenomen in (interactieve) checklists voor de eerste week, eerste maand of eerste 100 dagen. Maar dat kan wat ons betreft een stuk leuker en origineler!
Van onboarding checklist naar onboarding BINGO in Microsoft Teams
Wij houden bij HR Future Proof erg van spelletjes spelen. Het duurde dan ook niet lang voordat we samen: “BINGO!” riepen. Een HR collega van ons (Marielle van Wieringen) kwam met het idee om een onboarding BINGO kaart te maken. Aangezien wij werken met Microsoft Teams zochten we naar een manier om dit te integreren. En tadaaa: de interactieve BINGO app in Microsoft Teams is geboren! Alle onboarding acties worden op de kaart ingedeeld in de drie categoriën van hierboven:
💛 = Snel kunnen opstarten
💗 = Welkom voelen
💚 = Organisatie leren kennen
Het is een digitale oplossing die de nieuwe medewerker stimuleert om op ontdekking te gaan. Als ‘bewijs’ van het voltooien van een actie kan de medewerker een foto uploaden of een actie ‘afvinken’ in het bijbehorende vakje. Met als eindresultaat een persoonlijke onboarding collage.
De bedoeling is uiteraard om een volle kaart te behalen. Maar de nieuwe medewerker bepaalt zelf wanneer hij of zij verder speelt. Vanuit HR kan je de vordering wel volgen én eventueel iemand aansporen om verder te gaan.
Onboarding acties gemakkelijk aanpassen via Microsoft Teams
Klinkt leuk? Vinden wij ook! En daarnaast is het helemaal niet moeilijk in te regelen. De vakjes op de BINGO kaart corresponderen met een SharePoint lijst in Microsoft Teams. Elk vakje kan naar eigen wens worden vormgegeven. Hierin plaats je alle onboarding opdrachten. Je bent zelf owner van de app en hierdoor niet afhankelijk van externe partijen. Aanpassingen die je maakt zijn dan ook direct zichtbaar. Easy-peasy!
Soms richten we overigens ook ‘formele’ acties in waarbij er een goedkeuringsproces gaat lopen. Of sturen we een melding naar iemand zodra een specifieke actie is voltooid. Er is heel veel mogelijk!
Wil jij ook zo’n onboarding BINGO app?
Werkt jouw organisatie met Microsoft 365? Dan kunnen we de onboarding BINGO app binnen jullie omgeving implementeren. Medewerkers kunnen de kaart zowel mobiel als op de computer benaderen, via Microsoft Teams of gewoon via de browser. Tevens is het mogelijk om de kaart in jullie eigen branding vorm te geven.
Wil je graag een keer sparren met ons over de mogelijkheden voor jouw team en organisatie? Plan dan een demo in!
