Zitten er veel handmatige handelingen in jullie administratieve onboardingsproces? Raak je het overzicht kwijt doordat je niet meer weet welke documenten al getekend zijn, en wat je nog naar de nieuwe medewerker moet sturen? Dan is het misschien tijd om het onboardingsproces te automatiseren! Je kan vrijwel alle handelingen van de onboarding automatiseren met Microsoft 365 zónder extra licentiekosten te hoeven betalen.
Voor HR heeft de onboarding van nieuwe medewerkers een aantal steeds terugkerende administratieve onderdelen: NAW- en betalingsgegevens van de nieuwe medewerker opvragen, het loonheffingsformulier laten ondertekenen, de arbeidsovereenkomst opstellen en laten ondertekenen, het HR handboek versturen, accounts bij IT aanvragen, een welkomstmail versturen etc. Het kost veel tijd en moeite om hier steeds zelf achteraan te moeten gaan! Daarnaast kan het een onoverzichtelijk drama worden als je niet goed hebt bijgehouden wat er allemaal al gedaan is.
Door gebruik te maken van de verschillende applicaties binnen Microsoft 365 kun je dit hele onboardingsproces automatiseren. Zo hou je meer tijd over voor andere zaken, en weet je zeker dat je niks vergeet. Gebruik Microsoft Forms om informatie uit te vragen, beheer informatie in SharePoint lijsten, en laat de workflows uit Power Automate informatie uitwisselen en op het juiste moment e-mails versturen. En misschien wel het belangrijkst: de status en acties worden bijgehouden in een duidelijk overzicht zodat je in één oogopslag ziet of het nog allemaal goed gaat.
Wat zijn de key points uit het onboardingsproces?
– Persoonlijke gegevens opvragen bij de nieuwe medewerker;
– Documenten/formulieren verzenden en laten ondertekenen;
– De arbeidsovereenkomst opstellen en laten ondertekenen;
– Een overzicht waarmee je snel kunt zien waar de nieuwe medewerker in het proces zit;
– Een plaats om alle gegevens en documenten van de nieuwe medewerker op te slaan;
– Automatische mails / acties naar andere afdelingen.
Start van de onboarding
Zodra de nieuwe medewerker een aanbod accepteert om bij jullie te komen werken, kan het onboardingsproces beginnen! Dit doen we door een startsein – vanuit Microsoft Teams bijvoorbeeld – te sturen naar het programma ‘Power Automate’. Vanaf het startsein loopt het systeem jouw workflow (automatisch) stap voor stap door. Power Automate is een fantastisch programma omdat het integreert met ontelbare applicaties, waardoor er weinig werk van jouw kant nodig is. Je vindt het programma via Office.com.
Informatie opvragen bij de nieuwe medewerker
Op het moment dat de nieuwe medewerker het aanbod om bij jullie te komen werken accepteert, heb je alleen basisgegevens van de nieuwe medewerker, en overeenstemming over de arbeidsvoorwaarden. Aanvullende informatie kun je eenvoudig met Microsoft Forms uitvragen via een geautomatiseerde email. Denk aan de officiële NAW-gegevens, contactgegevens en het bankrekeningnummer.
De informatie uit het formulier wordt verwerkt in een overzicht zodat je dit makkelijk bijeen hebt:
Documenten verzenden en laten tekenen
Tijdens de onboardingsperiode stuurt HR een hoop informatie en formulieren aan de nieuwe medewerker: een loonheffingsformulier, het HR handboek (of een link naar de Onboarding sectie van het HR intranet) en bijvoorbeeld een verklaring dat de huisregels zijn gezien. Dit hoef je niet zelf te doen. Power Automate kan deze documenten koppelen aan software om elektronische handtekeningen te zetten zoals DocuSign of AdobeSign. Microsoft verstuurt dus zelf het document naar de medewerker, en slaat de getekende pdf vervolgens op in het personeelsdossier.
Arbeidsovereenkomst opstellen
De arbeidsovereenkomst: ook al werken de meeste HR teams met templates voor de arbeidsovereenkomst, het is toch altijd een nauwkeurig werkje om deze (secuur) op te stellen. En hoe vaak heb je de template al per ongeluk overschreven met de gegevens van de nieuwe medewerker?
Daarom automatiseren we ook het opstellen, versturen en ondertekenen van de arbeidsovereenkomst. Aan de hand van de gegevens die je aan de start van het proces invult over de nieuwe medewerker, maakt Power Automate een concept arbeidsovereenkomst voor je op – die je uiteraard ook weer elektronisch laat ondertekenen door je nieuwe medewerker. Je kan in dit proces instellen dat er verschillende templates worden gebruikt voor verschillende type medewerkers.
Onboarding checklist
Fijn dat al het bovenstaande automatisch gedaan wordt, maar je wil natuurlijk ook snel kunnen zien wat de medewerker al heeft ontvangen, en of we nog ergens op wachten. Daarom richten we een ‘onboarding checklist’ in waarin het systeem continue bijhoudt wat er gedaan is. Je ziet welke documenten zijn verstuurd, en wanneer we een handtekening hebben ontvangen. Zo weet je zeker dat alles gedaan is.
Automatische mails / acties naar andere afdelingen
Zodra het officiële gedeelte van het onboardingsproces is afgerond, is het tijd om andere afdelingen te informeren en/of overige acties in gang te zetten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het aanmaken van een IT account, het aanvragen van laptops of telefoons, het aanmaken van een toegangskaart voor kantoor en het aanmelden van de medewerker bij de planningsafdeling. Dit kan allemaal met automatische mails of acties worden ingericht met Power Automate.
Hoe gaan wij meestal te werk?
Het kan best uitdagend zijn om een proces te automatiseren. Wij volgen daarom onderstaande stappenplan in al onze automatiseringsprojecten. Door middel van kleine stapjes en een goede structuur kunnen we een proces optimaal inrichten in een relatief korte tijd.
- Eerst brengen we het onboarding proces samen in kaart – hiervoor maken we een flowchart
- Dan bekijken we hoe we dat proces kunnen optimaliseren en verbeteren
- Wij raden vaak extra stappen aan waarvan wij denken dat ze kunnen bijdragen aan een betere onboarding (of we adviseren stappen te verwijderen)
- Daarna gaan we aan de slag met het definiëren van actiepunten (juiste contact personen verzamelen, mails schrijven, contract templates opstellen etc.)
- Uiteindelijk zetten we al deze stappen om in een vloeiend proces in Power Automate (een applicatie binnen Microsoft365)
- Als laatste gaan we testen en reviseren en zorgen we dat alles helemaal klaarstaat voor de eerstvolgende nieuwe medewerker!
Soms doen we ook sessies met HR teams, medewerkers en/of andere stakeholders als dat intern nog niet gebeurd is. Op die manier komen we erachter wat de grootste behoefte is en hoe we het mooiste proces samen kunnen inrichten!
Lees hier het klantverhaal van Aqualab Zuid:
Aqualab Zuid zorgt voor een vlekkeloze onboarding van nieuwe medewerkers met Microsoft 365
Wil jij ook graag minder tijd besteden aan administratieve handelingen tijdens de onboarding? En ben je er klaar voor om het onboardingsproces te automatiseren? Neem dan contact met ons op om te sparren over de mogelijkheden!
