Leidinggeven is een vak apart – zeker als je zonder ervaring in die rol belandt. Bij Budget Thuis, een jong en snelgroeiend bedrijf, zorgde dit voor uitdagingen. Veel leidinggevenden waren doorgegroeid vanuit specialistische functies. Daarom vond Budget Thuis het belangrijk om alle nieuwe leidinggevenden snel en overzichtelijk op de hoogte te brengen van het HR-beleid. Zo kunnen zij beter de vragen van hun medewerkers beantwoorden én neemt de extra drukte op de HR-afdeling af. Hier komen wij in beeld: met een gebruiksvriendelijk intranet én een op maat gemaakte HR-toolkit voor managers. Het resultaat was zelfverzekerde leidinggevenden, efficiënte HR-processen en enthousiaste medewerkers.
De uitdaging: HR-processen helder en eenvoudig uitleggen aan managers én medewerkers
Budget Thuis stond voor twee belangrijke uitdagingen:
1. Ondersteuning van leidinggevenden
Na het doorgroeien vanuit specialistische functies is het belangrijk dat alle nieuwe leidinggevenden zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht over het HR-beleid van Budget Thuis. Doorgroeien is een mooie ontwikkeling die ook nieuwe vragen oproept over HR-processen. We merkten dat er behoefte was aan duidelijke en toegankelijke ondersteuning, zodat iedereen zich zeker voelt in zijn of haar rol als aanspreekpunt.
“Alle belangrijke informatie stond verspreid over verschillende documenten en e-mails. Dit maakte het vaak zo onoverzichtelijk dat ik er vaak maar voor koos om direct naar HR te lopen met mijn vraag in plaats van zelf te zoeken,”
zegt Bram ter Laak, Manager Commercial Contactcenter.
2. Toegankelijkheid van HR-informatie voor medewerkers
Medewerkers hadden behoefte aan eenvoudige toegang tot informatie over verlofregelingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en HR beleid. Ook HR was op zoek naar één centrale en aantrekkelijke plek voor alle HR regelingen (in plaats van in documenten). Het doel was helder: toegankelijkheid vergroten en medewerkers het vertrouwen geven dat alles goed geregeld is. Want aan mooie arbeidsvoorwaarden geen gebrek bij Budget Thuis!
De oplossing: alle informatie op één platform
Budget Thuis wilde een nieuwe centrale plek creëren waar medewerkers en leidinggevenden alle benodigde informatie kunnen vinden. Voor de implementatie hiervan gebruikten we onze 7-stappenaanpak: praktisch, overzichtelijk en gericht op resultaat. Hiermee wisten we precies wat Budget Thuis nodig had en konden we een SharePoint HR site inrichten voor managers én medewerkers. En zo ontstond BudgetNet:
Voor managers: een centrale HR-toolkit op maat ‘Voor leidinggevenden’ werd een speciale sectie ingericht op het intranet. Hier vinden zij alle informatie die specifiek op hun rol is gericht. Denk aan handleidingen en tips voor bijvoorbeeld recruitment, onboarding, contractverlengingen, focusgesprekken en verzuimbegeleiding. Alle informatie is overzichtelijk gestructureerd en altijd up-to-date.
“Na de implementatie van BudgetNet staat alles overzichtelijk op één centrale plek. Vooral het speciale tabblad voor leidinggevenden vind ik ontzettend handig. Het aantal vragen dat ik bij HR neerleg, is daardoor flink afgenomen. Dat geldt niet alleen voor mij, maar ook voor collega’s die met HR-gerelateerde vragen naar mij toekomen. Tegenwoordig verwijs ik ze eenvoudig door naar BudgetNet.”
licht Bram toe.
Voor medewerkers: eenvoudig toegang tot HR-informatie en regelingen
Alle HR-regelingen, van verlofbeleid tot secundaire arbeidsvoorwaarden, werden omgezet naar overzichtelijke, makkelijk doorzoekbare pagina’s. Dit gaf medewerkers niet alleen toegang tot informatie, maar ook inzicht in wat de organisatie te bieden heeft.
Integratie met Microsoft Teams
Door het intranet te integreren in Teams, hebben medewerkers en leidinggevenden altijd toegang tot de informatie, zonder te hoeven zoeken in oude e-mails of documenten. Het intranet is nu een vast onderdeel van hun digitale werkplek.
Het resultaat: tevreden medewerkers en een efficiënter HR-team
Het nieuwe platform heeft op drie fronten impact gemaakt:
Leidinggevenden
Leidinggevenden hebben de tools en kennis om hun HR-verantwoordelijkheden met vertrouwen aan te pakken. “Het geeft me meer vertrouwen in mijn rol,” zegt Bram. “Ik weet nu dat ik altijd op de juiste informatie kan rekenen, en dat maakt mijn werk een stuk makkelijker.”
HR-afdeling
HR hoeft minder vragen te beantwoorden en kan zich meer richten op strategische taken. Dat betekent meer tijd voor persoonlijke gesprekken en aandacht voor zowel medewerkers als leidinggevenden.
Medewerkers
Medewerkers hebben nu eenvoudig toegang tot een duidelijk en toegankelijk platform met alle informatie die ze nodig hebben. Dit vergroot hun vertrouwen in de organisatie en hun arbeidsvoorwaarden.
Benieuwd hoe HR-tools voor teamleiders jouw organisatie kunnen versterken?
Met een SharePoint HR site voor jouw managers én medewerkers zorgen wij voor efficiënte processen, krachtig leiderschap en tevreden medewerkers. Plan een persoonlijke demo en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen ondersteunen!
