Heb je ooit nagedacht over de kwaliteit van jouw drinkwater? Er gaat een heel proces vooraf voordat jij het water uit je kraan kan drinken en Aqualab Zuid (AQZ) speelt hier een belangrijke rol in. AQZ is namelijk een waterlaboratorium en analyseert de monsters die genomen worden in het drinkwaterproces, zowel bij het maken van drinkwater in de productie als de distributie. Aqualab Zuid is dé partner voor bedrijven en instellingen die de bewaking van hun waterkwaliteit goed geregeld willen hebben. Zo goed als het watertestproces is geregeld zo goed wilden ze ook de onboarding van nieuwe medewerkers vormgeven. En dus gingen we aan de slag met het automatiseren van het onboardingsproces in Microsoft 365.
Waar was onze hulp bij nodig?
Gerda de Leede (HR Manager) is inmiddels 12 jaar werkzaam bij AQZ op de HR afdeling. Tot september 2022 was zij in haar eentje verantwoordelijk voor de HR-zaken. Met 140 medewerkers een hele uitdaging. Gerda vertelt: “Ik was alleen dingen aan het doen die gedaan moesten worden, maar echt bouwen of ontwikkelen aan iets, dat ging niet”. Tijd voor verandering!
Ik ging op zoek naar iemand die zowel de HR- als IT taal sprak en zo kwam ik terecht bij HR Future Proof. Ik wilde graag HR-processen digitaliseren, informatie toegankelijker en levendiger maken én ook iets met onboarding.”
Door het belang van het werk dat wordt uitgevoerd heeft AQZ te maken met hoge kwaliteitseisen. Zo is er een Raad van Accreditatie die allerlei zaken toetst. Gerda vertelt: “Elk jaar opnieuw moeten er ontzettend veel formulieren ingevuld en bekeken worden. Het opzoeken hiervan en achterna zitten bij medewerkers kostte veel tijd. Dit wilde ik echt anders.” Daarnaast nodigde de informatievoorziening niet echt uit om te lezen. Gerda vertelt: “Er was een HR pagina, maar die was snel in elkaar geknutseld en verder nooit meer echt naar gekeken. Het bestond uit allemaal verschillende pdf-bestanden waar je bijna niet doorheen kwam. Dat moest in beter begrijpbare taal. Voor medewerkers is het heel fijn als alles van HR gewoon bij elkaar staat en overzichtelijk is.”
Het gewenste onboardingsproces van nieuwe medewerkers in kaart brengen
Om daadwerkelijk aan de slag te kunnen gaan is eerst het huidige proces goed in kaart gebracht. Gerda vertelt: “Ik had al een opzet voor het proces gemaakt, maar we hebben dit duidelijker gemaakt met behulp van Anneloes en Esmee. Doordat ze een HR achtergrond hebben begrijpen ze hoe het loopt en stellen ze de juiste vragen. Het proces is op basis van onze wens gemaakt, maar met hun ervaring. Ik had redelijk helder hoe ik het zou willen en zij hadden dan helder wat wel/niet zou kunnen.
Een nieuwe onboarding strategie gebaseerd op 3 pijlers
Door deze inventarisatie bleek dat het huidige proces op veel verschillende vlakken verbeterd kon worden. Naast dat onboarding van nieuwe medewerkers een tijdrovend proces is met veel handmatige acties voor HR, moet het ook goed gebeuren, want die eerste indruk… die maak je maar één keer. Bovendien checkt de Raad van Accreditatie of alle stappen juist zijn uitgevoerd én de formulieren in het dossier zitten. Extra belangrijk dus dat alles klopt. De verantwoordelijkheid hiervan lag volledig bij Gerda.
Gerda vertelt: “Na het sollicitatiegesprek kreeg ik een mail vanuit de leidinggevende waarin stond wie er was aangenomen. Op basis hiervan schreef ik een aanbod en nam contact op met de medewerker. Wanneer de persoon akkoord ging was het tijd voor een arbeidsovereenkomst die getekend moest worden door zowel de directeur en de medewerker. Een hoop mailverkeer. Vervolgens waren er nog allerlei papieren die getekend moesten worden, maar daar wachtten we vaak mee tot de medewerker was begonnen. Uiteindelijk was dan altijd de vraag: ‘is dit gedaan?’. We maakten gebruik van een inwerkplan en ook dit formulier moest ondertekend worden. Als de Raad van Accreditatie kwam moest ik er echt achteraan of het formulier ook netjes in het dossier zat. Een heel gedoe.”
En gedoe, daar houdt Gerda niet van. Om dit proces te stroomlijnen hebben we samen een onboarding strategie opgesteld met de volgende drie onderwerpen als belangrijkste pijlers:
- Welkom voelen
- Snel opstarten
- AQZ leren kennen
Minder handmatige en tijdrovende handelingen door een geautomatiseerd onboardingsproces
Binnen elke pijler zaten veel handmatige acties. In de gaten houden of alle documenten op tijd binnen zijn kost bijvoorbeeld onnodig veel tijd en energie. Automatisering is dan de oplossing. Gerda vertelt: “Er zit nu een automatische bewaking op dat alles wat gedaan moet worden ook daadwerkelijk gedaan wordt. En met name in een volgorde. De ondertekening van de arbeidsovereenkomst gaat via SignRequest en als het ondertekend terug is dan wordt het volgende document verstuurd. De medewerker krijgt een linkje naar de loonbelastingenverklaring en de gegevens komen direct in het personeelsdossier. Voor elke medewerker die wij aanmelden wordt automatisch een mapje bij de juiste afdeling gemaakt. Ik heb hier nu helemaal geen omkijken meer naar.”
Dit zorgt niet alleen voor een warm welkom, maar ook dat medewerkers snel kunnen opstarten. Gerda vertelt hierover het volgende: “Door de automatisering krijgen de juiste medewerkers op tijd de contactgegevens van de nieuwe medeweker. Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat er van tevoren een bloemetje en kaartje wordt gestuurd én een toegangspasje wordt aangemaakt. Voorheen als een medewerker bij ons begon dan kwam de receptioniste vragen: ‘Ik begrijp dat die en die begonnen is?’ En soms ging dat goed, maar soms ook niet en dat kostte onnodig veel tijd.”
Digitale BINGO kaart als vervanging van een papieren onboarding checklist
Een leuke en laagdrempelige manier voor nieuwe medewerkers om de organisatie te leren kennen, is door middel van onze online BINGO kaart. Gerda vertelt: “De BINGO kaart is een variatie op het verplichte stappenplan dat nieuwe medewerkers moesten uitvoeren. Ik krijg er hele leuke reacties op terug van medewerkers. Het fijne is dat ik er niet te veel achteraan hoef te gaan, want mensen krijgen automatisch een reminder als de taak niet is uitgevoerd binnen een week. En het is opgeleukt met foto’s. Een heel verschil met dat stappenplan, ik ben blij dat we daarvan af zijn.”
Meer lezen over deze unieke BINGO kaart voor de onboarding van nieuwe medewerkers? Lees onze blog: Verwelkom nieuwe medewerkers met een onboarding BINGO in Microsoft 365
AQZ als organisatie leren kennen
Om de organisatie te leren kennen hebben we een HR Plaza ontwikkeld, een HR intranet binnen de Teams omgeving. De lange pdf-bestanden hebben we herschreven in leesbare taal. Niet alleen de huidige medewerkers hebben hier baat bij, maar ook de nieuwe medewerkers. Gerda vertelt: “Wanneer we de arbeidsovereenkomst hebben verstuurd geven we toegang tot de HR Plaza met hun privé account. Hierdoor heeft iemand direct inzage in de cao en bedrijfsregelingen. Het is makkelijk leesbaar en als ze de formele regeling willen lezen dan kan dat, want we hebben de pdf’s erbij gezet als bijlage. Voor medewerkers is het uitnodigend om op de site te kijken, het ziet er echt heel uitnodigend uit nu.”
Grootste uitdaging bij het omzetten van het onboardingsproces in Microsoft 365?
Het automatiseren van het hele onboardingsproces in Microsoft 365 is een project met een grote hoeveelheid stappen en testwerk. Naast het huidige takenpakket kan het testen van automatische flows veel tijd in beslag nemen en duurt het even tot het proces helemaal compleet is. Gerda vertelt: “Het testen heeft al met al best veel tijd gekost en we zijn nog niet volledig klaar. Soms lag het aan de mogelijkheden binnen het geautomatiseerde proces. Soms werkte het ook niet zoals het hoorde te werken en dan kunnen wij het zelf met onze IT afdeling helaas niet altijd oplossen. Dit is nog wel een aandachtspunt. Ik vind het heel fijn dat HR Future Proof goed bereikbaar is. Als er iets is dan krijgen we snel reactie.”
Hierdoor hebben we regelmatig bijgestuurd en de planning aangepast. Gaandeweg kwamen er ook nieuwe acties of wensen bij. Gerda vertelt hierover het volgende: “Soms hadden we afgesproken iets in een bepaalde volgorde te doen, maar dan gaandeweg besloten het aan te passen. De flexibiliteit hierin vind ik heel prettig. Ik kreeg echt de ruimte om aan te geven wat ik van iets vind. Dingen waar ik blij van word maar ook dingen waar ik bijvoorbeeld iets minder blij van word. Ik vind de omgang heel prettig.
Tijdswinst en een kwaliteitsslag door automatisering van de onboarding van nieuwe medewerkers met Microsoft 365
Met 140 medewerkers en een groeiend aantal nieuwe medewerkers, was Gerda eigenlijk altijd aan het werk. Het heeft een enorme tijdswinst en werkvermindering opgeleverd: “Ik had echt veel dingen aan mijn hoofd en nu is er veel uit. Ik kan nu de focus leggen op andere belangrijke zaken.”
Dat niet alleen, want het heeft er ook voor gezorgd dat alles klopt. Gerda: “Ik doe bijvoorbeeld samen met iemand van Finance de salarisadministratie en als zij alvast wil beginnen met het invoeren van nieuwe medewerkers dan zijn die papieren er gewoon. Ook een PR slag, want de onboarding voor nieuwe medewerkers ziet er echt een stuk professioneler uit. Ik weet niet of mensen merkten dat het eerder wat knullig verliep, maar in feite was het wel zo.”
En… hoe nu verder?
We zijn de onboarding voor nieuwe medewerkers verder aan het fine-tunen en begonnen aan het offboarding proces. Want zoals je bij aanvang een goede indruk wil maken, wil je ook op een prettige manier afscheid nemen. Dat kan niet alleen digitaal, maar technologie kan hier wel bij ondersteunen. “Het zou fijn zijn als de administratieve werkzaamheden rondom de offboarding van medewerkers ook in een flow wordt ondergebracht. Tijdsbesparing is een belangrijke reden, maar het is natuurlijk ook gewoon professioneel dat het goed verloopt. De tevredenheid van de medewerkers over zowel de onboarding als offboarding is heel erg belangrijk.”
En dan het allerbelangrijkste… Voldoet het onboardingsproces aan de verwachtingen? “Het is meer dan wat ik ervan had verwacht. Ik had niet verwacht dat het er zo uit zou komen zien.”, aldus Gerda
Jullie onboardingsproces ook Future Proof?
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor een onboardingsproces in Microsoft 365 binnen jouw organisatie? Neem dan nu contact met ons op! Wij kijken er naar uit samen met jou het onboardingsproces zo effectief en efficiënt mogelijk te laten verlopen.
