De zomer staat voor de deur. Veel collega’s zijn (bijna) met vakantie, projecten lopen op halve kracht en het lijkt alsof alles even op pauze mag. Maar dat geldt niet voor je intranet. Sterker nog: júist nu is het dé plek om verbinding te houden, informatie te stroomlijnen én je digitale omgeving op te frissen.
We geven je praktische tips om je intranet ook in de zomer slim en waardevol te houden.
1. Plan je content vooruit
Heb jij een mooie zomerserie aan nieuwsberichten in gedachten? Maak het jezelf gemakkelijk en plan deze berichten alvast in.
- SharePoint nieuwsberichten: deze plan je vooruit onder ‘Pagina details’. Kun je hier niet instellen dat je het bericht op een bepaald tijdstip live kan zetten? Zorg er dan eerst voor dat nieuws planning is ingeschakeld op jouw site.
- Viva Engage: ook hier zijn posts vooruit te plannen, maar let op: dit is alleen mogelijk met een premiumlicentie (Microsoft Viva Suite of Employee Communications and Communities licentie).
💡 Tip: Plan een zomerse contentreeks in, zoals “Zomerboekentips van collega’s” of “Zomerse weekmenu voor thuisblijvers”.
2. Betrek collega’s met een zomerse contentactie
Een klant van ons organiseerde ooit een simpele maar leuke actie: een fotowedstrijd met de bedrijfsrugzak. Medewerkers maakten een vakantiefoto met hun rugzak op een mooie plek, deelden die op het intranet, en de mooiste foto won een prijs. Heb je een Company All Viva Engage community als prikbord geïntegreerd op jouw People Hub? Dan is dit daar de aangewezen plek voor!
Zo’n actie vraagt nauwelijks voorbereiding: start een bericht en vraag collega’s te reageren. Het zorgt voor luchtigheid, meer betrokkenheid én voor persoonlijke content. Win-win.
3. Geef je intranet een summer clean-up
De zomer is het perfecte moment voor een digitale schoonmaak. Wij adviseren dit minstens twee keer per jaar te doen, in de zomer en rond kerst. Denk aan:
- Werken alle links nog?
- Is het navigatiemenu nog logisch of is er wildgroei ontstaan?
- Kloppen de permissies nog? Wie kan bewerken, en zou dat nog moeten?
- Zijn er pagina’s met verouderde info die nog wél in de zoekresultaten opduiken? Tijd om op te ruimen!
4. Zet de beschikbaarheidskalender in het zonnetje
In de zomer is het fijn om in één oogopslag te zien wie wanneer afwezig is. Of dat nou is vanwege een vakantie, festival of weekendje weg.
Wij integreren bij veel klanten een Group Calendar direct op de homepagina. Zo weten collega’s precies wie beschikbaar is en wie niet, zonder te hoeven zoeken of individuele agenda’s te raadplegen. Dit werkt vooral goed voor wat kleinere teams.
Is jouw HR team ook op halve bezetting? En maken jullie gebruik van Microsoft Bookings om afspraken in te plannen? Zorg er dan voor dat jullie beschikbaarheid in Bookings up-to-date is.
5. Check je onboarding informatie – is het zomerproof?
Nieuwe collega’s starten óók in de zomer. Zorg dus dat je onboardingpagina staat als een (vakantie)huis. Denk aan:
- Actuele contactpersonen (en vervangers)
- Een overzicht van praktische info die ook tijdens de vakantieperiode klopt
- Een luchtige onboarding BINGO voor de introductieperiode
Zo geef je new hires ook in de zomer een warme landing.
Tot slot
De zomer is misschien rustiger, maar biedt ook ruimte. Voor creatieve content, voor opschoning, en voor nét dat beetje meer verbinding. Met deze tips blijft je intranet ook in de zomer een levendige, relevante plek. Heb je hulp nodig bij het implementeren van deze ideeën op jullie People Hub? We denken graag met je mee!
