Verbeter de employee experience: maak een digital HR roadmap in 5 stappen (met templates)

Vind je het lastig om te bepalen welke initiatieven en projecten in 2023 op de digital HR roadmap moeten staan? Dat begrijpen wij. Er zijn namelijk zo ongelooflijk veel dingen te doen en te verbeteren. Het is vaak niet geheel duidelijk welke initiatieven de meeste impact leveren of het belangrijkst zijn. Daarnaast is het moeilijk in te schatten wat de investering is voor die projecten (zowel in tijd als geld). Vandaar dat wij je in deze blog een eindje op weg zullen helpen!

Volg onderstaande stappen (en download de door ons ontwikkelde templates🤩) om de employee experience in kaart te brengen. Met als gevolg: een digital HR roadmap voor 2023!

1. Verschillende medewerkersgroepen definiëren
2. Employee journey in kaart brengen
3. In gesprek gaan met medewerkers
4. Verbeterinitiatieven beoordelen
5. Digital roadmap voor 2023 bepalen

Stap 1. Verschillende medewerkersgroepen definiëren

Binnen elke organisatie zijn er verschillende medewerkersgroepen, met verschillende behoeften en een verschillende employee experience.

Vooral bij HR tech projecten worden groepen gebruikers over het hoofd gezien. Dan sluit een oplossing bijvoorbeeld niet altijd aan bij de behoeften van medewerkers die in een bepaalde tak van de organisatie werken (klantenservice, operatie, logistiek etc.), maar dat gaan we met de HR roadmap voor 2023 anders doen!

Benieuwd hoe je die behoeften goed in kaart kan brengen? 💡

Gebruik onderstaand overzicht voor elke medewerkersgroep. Beschrijf de groep, hun werkplek, waar zij tegenaan lopen, wat hun behoeften zijn en wat de kansen zijn voor verbetering.

Stap 2. Employee journey in kaart brengen

Nu je de medewerkersgroepen in kaart hebt bepaal alle ‘touchpoints’ (de momenten waarop de medewerker in contact komt met een HR proces) in de employee journey, zodat je een goed beeld krijgt van de employee experience. Geef bij elk van de touchpoints aan welke stappen de medewerker moet uitvoeren. Breng hierbij ook systemen en tools in kaart. Op deze manier krijg je een beeld van de complexiteit van het (digitale) HR landschap.

Projecteer de behoeften en ervaringen van de medewerkers op jouw employee journey (zie hieronder een voorbeeld). Je kan aangeven met groene, gele of rode stippen of de medewerker een positieve, neutrale of slechte ervaring heeft met dat HR proces.

Tip: Als je al een vrij uitgebreide employee journey hebt, kan je ‘deeljourneys’ gebruiken. Maak bijvoorbeeld een aparte journey voor recruitment, onboarding, ontwikkeling etc.

Stap 3. In gesprek gaan met medewerkers

Kloppen jouw aannames? Het is belangrijk jouw ideeën te toetsen dus identificeer waar de medewerkers in de organisatie behoefte aan hebben. Dit kan je op twee manieren doen:

1. Korte gesprekken inplannen met medewerkers uit verschillende plekken in jouw organisatie. Vraag ze eens wat hun ervaring met HR is en waar zij tegenaan lopen. Zijn er processen die niet goed lopen? Zijn er verbeterpunten die zij zien?
2. Een survey uitsturen. Wat vinden medewerkers het belangrijkst als ze aan HR denken? Hoe beoordelen ze huidige processen? En hoe beoordelen ze de ‘service’ vanuit HR?

Blijf bijschaven totdat je een goed beeld hebt!

Stap 4. Verbeterinitiatieven beoordelen voor de HR roadmap van 2023

Visueel gezien kan je nu door middel van de employee journeys identificeren waar de belangrijke kansen liggen om de employee experience te verbeteren.

De vervolgstap is ze te plotten op een impact vs effort grafiek. Plot voor alle rode (en eventueel gele) stippen in de employee journey een verbeteriniatief op de grafiek.

Struikelen veel medewerkers bijvoorbeeld over de vindbaarheid van HR informatie en updates? Dan zou een HR intranet een zeer impactvolle oplossing kunnen zijn! Lees onze blog: Van HR handboek naar HR intranet.

• Bepaal enerzijds hoeveel impact de verbetering zal maken
• Bepaal anderzijds hoeveel effort (tijd, expertise en geld) er nodig is

Stap 5. Digital HR roadmap voor 2023 bepalen

In de twee rechter vlakken van je matrix zie je nu twee type projecten:

• Linksboven: quick wins
• Rechtsboven: impactvolle lange termijn projecten

Door het oplossen van ‘quick wins’ creëer je meer ruimte voor lange termijn projecten.

Bespreek samen met het team wie welke projecten zou willen oppakken en geef elkaar ownership over die projecten. Stel samen doelen op om de voortgang te kunnen bewaken en bespreken.

Maak vervolgens een visuele roadmap en bewaar die op een toegankelijke plek – bijvoorbeeld aan de muur op kantoor!

Hulp nodig?

Wij faciliteren sessies met HR teams waarbij we de digitale employee experience samen in kaart brengen. Op basis daarvan kijken we samen naar de mogelijke verbeterinitiatieven en maken we een roadmap om jullie op weg te helpen! Stuur een mailtje naar anneloes@hrfutureproof.nl of bel 020 21 01 880 voor meer informatie.