Hoeveel vragen krijgen jullie gemiddeld binnen in de HR mailbox? Hoeveel daarvan gaan er over verlof? En is er al iemand bezig met het maken van die arbeidsovereenkomst die een week geleden is aangevraagd? Heb je geen antwoord op deze vragen? Dan is het tijd om gebruik te gaan maken van een HR ticketing tool systeem in Microsoft 365. In deze blog leggen we uit wat het inhoudt en waarom implementatie voor zowel HR als de medewerkers een goed idee is.
Een HR ticketing systeem: wat is het?
Hoe fijn zou het zijn als je alle HR vragen gebundeld zou hebben op één vaste plek? Nooit meer zoeken op verschillende locaties en in verschillende mailboxen. Dat is nu precies wat een HR ticketing systeem doet. Het is namelijk een centraal platform waar medewerkers al hun vragen, problemen, verzoeken en feedback kunnen indienen. Dit zorgt evoor dat de communicatie op een efficiënte en gestructeerde wijze wordt vormgegeven. Heel anders dan in een HR mailbox, waarbij alles op één hoop gegooid wordt en je door de bomen het bos niet meer ziet. Door de vragen te bundelen is het gemakkelijk om de voortgang te volgen, taken toe te wijzen aan de juiste verantwoordelijke persoon én ze op te lossen.
Voordelen van een HR ticketing systeem in Microsoft 365
Er zijn verschillende aanbieders op de markt voor HR ticketing systemen, maar een ticketing systeem in Microsoft 365 gaat nog een stapje verder in gebruiksgemak. Er is namelijk geen extern programma of systeem nodig (zoals Raet of ServiceNow), waardoor je direct kan inloggen met je eigen inloggegegevens en alle data in-house hebt. En dat niet alleen, want het ticketing systeem kan je gemakkelijk integreren met SharePoint of Teams. Een ticketing systeem in Microsoft 365 brengt alles op één plek.
Het is niet alleen gebruiksgemak dat Microsoft biedt. In tegenstelling tot externe aanbieders is Microsoft namelijk ook enorm flexibel. Zo kan je het systeem bijvoorbeeld aanpassen naar jullie eigen unieke branding en kan je maatwerk functionaliteiten inbouwen. Hierdoor kan je als HR afdeling inspelen op jullie eigen organisatie behoeften en zit je niet vast aan vaste velden.
In de overweging wel of geen gebruik te maken van een bepaald systeem spelen verschillende factoren een rol en de prijs is vaak één van de belangrijkste. Uit nieuwsgierigheid hebben wij eens even gekeken wat een aanbieder zoals ServiceNow vraagt voor een dergelijk ticketing systeem, en kunnen je zeggen… we schrokken er nogal van. Met een startprijs van $30k per jaar is een ticketing systeem in Microsoft 365 zéker de overweging waard.
- Automatisch ingelogd
- Geintegreerd met Teams en SharePoint
- In-house data
- Geen hoge kosten
- Flexibel en aan te passen naar eigen wensen
Rapportage en analyses
Meten = weten! Zonder data vlieg je eigenlijk blind op ingevingen en gevoel. Maar je gevoel.. klopt dat wel? Het HR ticketing systeem verzamelt alle data met behulp van PowerBI. Hierdoor kan je data analyseren en rapporteren. Zo ontwikkel je inzage in het aantal ingediende verzoeken, de gemiddelde responstijd, de meest voorkomende vragen / problemen, enzovoort. Dit kan helpen bij het identificeren van trends en het verbeteren van processen. Nooit meer gokken of je wel de juiste aannames doet, want vanaf nu heb je concrete en juiste data. Aan de hand hiervan kunnen er aanpassingen gedaan worden die de medewerkerstevredenheid écht ten goede zullen komen.
Voordelen voor de medewerker
Zeg maar gedag tegen al het herhaalverkeer, want met dit ticketing systeem heeft een medewerker inzage in de status zijn ticket. Hierdoor is niet alleen duidelijk óf er iemand bezig is met de gestelde vraag, maar ook wíe ermee bezig is. Er hoeven dus geen onnodige vragen gesteld te worden (joehoeee HR, zijn jullie er al mee bezig?!”), hoe fijn is dat! En als er dan wel nog een extra vraag is, dan kan die gesteld worden in de chat functie.
- Duidelijkheid over status van de vraag
- Chatfunctie die belandt in hetzelfde ticket
- Communicatie in één overzicht
Voordelen voor de HR afdeling
Waar te beginnen… Er zitten zoveel voordelen aan het werken met een HR ticketing systeem! We hebben er al meerdere genoemd, maar de overkoepelende winnaar is: Tijdswinst. Alles kost zo ontzettend veel tijd wanneer er geen overzicht en structuur is. Door een HR ticketing systeem wordt alles op één plek gebundeld, kan je direct zien wie verantwoordelijk is voor welke ticket én heb je ook nog eens inzage in de historie. Zelfs als de vraagt stamt van 2 jaar terug. En dat… allemaal automatisch. Zeg maar dag tegen uuuuuuuren zoekwerk.
- Overzicht door alle vragen op één plek & categorisatie
- Reporting & analyses, sturen op juiste gegevens
- Tickets toewijzen aan de verantwoordelijke personen
- Historie inzage, zelfs van 2 jaar terug
- Notificaties bij wijzigingen in het ticket
- Versterkt de People Hub
Maak nu jullie HR future proof
Zoals je hebt gelezen zijn de voordelen eindeloos. Alle reden om een demo aan te vragen! We denken graag met jullie mee, zodat ook jullie klaar zijn voor de toekomst. Tot snel!
Team HR Futureproof
