Zou het niet fijn zijn als de medewerkers vol lof over de HR afdeling praten? Jullie zetten je elke dag in voor hen, maar toch lijkt het dweilen met de kraan open. Er komen elke dag zoveel vragen, dat is gewoon niet bij te houden! Jullie willen graag nadenken over hoe het anders kan, maar de tijd wordt in beslag genomen door de dagelijkse HR taken. Voordat je het weet is er weer een week voorbij! Om je op weg te helpen hebben we de 5 belangrijkste frustraties van medewerkers over HR voor je op een rij gezet. En we dragen ook gelijk een oplossing aan. Zodat jullie je direct kunnen richten op het implementeren van oplossingen.
- Onduidelijke en verouderde informatiebronnen
- Teveel verschillende tools en systemen
- Onduidelijk geschreven HR informatie
- Lange doorlooptijden / slechte communicatie
- Te weinig initiatieven
1. Onduidelijke en verouderde informatiebronnen
“Deze regeling is aangepast. Daar hebben we eind 2022 een mail over gestuurd.” Dit is niet het antwoord dat een medewerker wil krijgen. Voor een medewerker is het belangrijk direct antwoord te vinden op zijn vraag. En dat hij er vanuit kan gaan dat het de meest actuele informatie is. Bij HR heb je regelmatig te maken met (wets)wijzigingen. Hoe communiceer je die aan de medewerkers? Via een apare mail? Grote kans dat die ergens in de enorme stapel terecht komt en de vergetelheid in schiet. Hierdoor is de medewerker blij met een dode mus, want die fijne regeling waar hij denkt aanspraak op te kunnen maken? Die blijkt niet meer te bestaan.
“Voordat je bij onze fietsregeling uitkwam, moest je soms wel 5 à 6 keer klikken. In deze tijd kan dat gewoon niet meer: je moet informatie snel kunnen vinden” Johanneke van Garderen, HR Support Officer bij Oikocredit
2. Teveel verschillende systemen en tools
Waar kon ik mijn verlof aanvragen? Waar kan ik vinden welke trainingen er worden aangeboden? De moed zakt je in de schoenen elke keer dat je een vraag zoals deze binnen ziet komen in de HR inbox. Maar zeg nou eens eerlijk… kan jij het allemaal onthouden? In de praktijk zien wij dat er vol enthousiasme nieuwe systemen en tools worden aangekocht. In de hoop dat het proces makkelijker gaat verlopen. Uiteindelijk heb je 20 verschillende systemen en wachtwoorden die je moet onthouden.
“Voor mensen die nieuw binnenkwamen is het echt een jungle aan systemen en platformen.” – Celine Verheij, HR Business Partner bij Xebia
3. Onduidelijk geschreven
Je ontkomt bij HR niet aan regels en procedures. Dat is onvermijdelijk. De manier waarop je die communiceert met de medewerkers kan je echter wél kiezen. Wat belangrijk is om te onthouden, is dat een medewerker weinig af weet van de regelingen en wetgeving. Vaak interesseert het ze ook niet. Het laatste wat zij willen is ontcijferen wat je eigenlijk bedoelt met die superlange tekst vol HR termen en verwijzingen naar een wetsboek. Medewerkers willen snel een antwoord op hun vraag. Concreet en duidelijk.
Dit leidt niet alleen tot frustraties van medewerkers over HR, maar medewerkers hebben ook het gevoel dat zij hun tijd verdoen met administratieve taken. Ze hebben wel iets belangrijkers te doen dan uitzoeken hoe die regeling precies in elkaar steekt. En dit zorgt ervoor dat ze liever mailen naar de HR afdeling in plaats van het HR handboek door te spitten.. Ping! “Hi, HR, hoeveel verlofdagen mag ik opnemen nadat mijn vrouw is bevallen?”
“Onze compensation & benefits guide maakte het niet aantrekkelijk voor medewerkers om zelf op zoek te gaan naar informatie. Het was heel formeel geschreven en niet iedereen wist waar ze de guide konden vinden. Daarnaast was het voor ons als HR team heel omslachtig om de informatie aan te passen”. – Marieke Haring, HR Business Partner Ampelmann
4. Lange doorlooptijden / slechte communicatie
“Ik heb twee weken geleden hierover gemaild en vorige week nog een reminder. Ik dacht, nu kom ik maar langs.” Medewerkers willen antwoorden op hun vraag en liever nog vandaag dan morgen. Daarnaast voelt het dat zij niet serieus worden genomen. De frustratie ontstaat doordat zij niet op tijd een heldere terugkoppeling ontvangen. Medewerkers komen bij jullie voor support en verwachten die dan ook te ontvangen.
Medewerkers weten niet hoeveel vragen jullie krijgen. Wij wel. Dat is soms echt niet bij te houden. Je doet wat je kan, maar uiteindelijk is er sprake van veel herhaalverkeer. Zou het niet fijn zijn als medewerkers meer zelf zouden op zoeken? Of je gemakkelijk kan doorverwijzen naar de juiste informatie?
5. Te weinig initiatieven
Veel medewerkers hebben een verouderd beeld van HR. Het is allang niet meer het stoffige P&O van een aantal jaren geleden, maar zo wordt er wel over het vak gedacht. Jammer. Helaas doen we dit zelf. Wij zien dat veel HR afdelingen niet met de tijd zijn meebewogen en achter de feiten aan lopen. Want zeg nou zelf… alles op papier vastleggen en communiceren kan toch heel anders in dit digitale tijdperk?
En waarschijnlijk houden jullie ook wel van een leerzame workshop of een interessante inspiratie sessie. Weten de medewerkers dit ook? Hebben jullie wel eens een workshop of training georganiseerd voor de medewerkers? Grote kans dat lang niet iedereen op kwam dagen. Waren de medewerkers wel (op tijd) op de hoogte dat er iets werd georganiseerd? Anno 2023 is het tijd voor verandering. Maak de HR afdeling zichtbaar en neem een prominente rol in binnen de organisatie. Niet alleen goed voor HR, maar vooral ook fijn voor de medewerkers.
Tijd voor een oplossing!
Nu dat jullie helder hebben welke frustraties van medewerkers over HR vaak voorkomen is het belangrijk die te adresseren. Hoe?
- Communiceer helder en regelmatig met medewerkers.
- Wees consistent met de toepassing van regels en policies.
- Zorg dat medewerkers gemakkelijk zelf actuele informatie kunnen vinden.
- Vergemakkelijk en verduidelijk de HR processen.
- Werk aan het vertrouwen door meer transparatie in te regelen.
Waarschijnlijk is dit niet veel nieuws, maar wat je misschien nog niet weet is dat een People Hub in al deze zaken kan ondersteunen. Lees meer over een HR intranet / People Hub hier.
Een People Hub zeg je?
Ja. Een People Hub. Een one-stop-shop voor alles rondom HR. Niets spannends, wel efficiënt. Gewoon gemaakt in jullie eigen Microsoft 365 omgeving en geïntegreerd in Teams.
- Is dat niet meer iets voor de IT afdeling? – Het ligt op de grens, maar no worries, wij hebben naast HR ook IT ervaring. Hierdoor praten we dezelfde taal en kunnen we direct met hen schakelen.
- Duurt dat niet heel lang? – Gemiddeld zo’n 3 tot 5 maanden.
- Kost het niet veel tijd? – Wij nemen heel veel uit handen zodat jij er max 4 uur per week mee bezig hoeft te zijn
- Weer een nieuw systeem? – Nee hoor, geïmplementeerd in SharePoint en Teams in jullie eigen Microsoft 365 omgeving.
Klinkt te mooi om waar te zijn? Is het niet. Wij staan klaar om jullie te helpen en HR efficiënter te maken. Tijd voor rust in de tent. Boek nu een demo voor meer informatie.
“Ik heb echt van jullie expertise kunnen putten. We waren hier nog wel 2 jaar mee bezig geweest als we het zelf hadden moeten uitzoeken. Als ik ergens tegenaan liep kon ik gemakkelijk een bericht sturen en jullie gaven snel antwoord. Dit project lag al 7 jaar lang op de planken lag en is nu in een paar maanden neergezet. Mede dankzij jullie dat we dit zo snel konden doen” – Celine Verheij, HR Business Partner bij Xebia
